因地制宜做好歷史檔案數(shù)字化建設(shè)工作

文/濟(jì)寧市梁山縣檔案館 孫源

歷史檔案是對歷史事件和人物最真實(shí)、最直接的記載。歷史檔案數(shù)字化是對傳統(tǒng)檔案的治理模式和技術(shù)的創(chuàng)新，更能發(fā)揮其在歷史研究和文化傳承中不可比擬的優(yōu)勢。作為歷史檔案的儲存庫、展覽館和實(shí)踐地，梁山檔案館通過各類檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)對歷史檔案的鑒別、收集、修復(fù)、整合、儲存、統(tǒng)計、查閱等基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)的數(shù)字化管理，使歷史檔案完成入庫后在修圖、檢索和調(diào)閱等環(huán)節(jié)的無紙化操作。通過檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)，安全地實(shí)現(xiàn)歷史檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查閱，并與其他平臺和軟件相配合，極大豐富了館藏，提高了操作效率。

一、面向時代，發(fā)揮優(yōu)勢

（一）歷史檔案數(shù)字化概述。紙質(zhì)歷史檔案素材經(jīng)過掃描、修復(fù)以及審核等多個程序后，生成歷史檔案圖片并存入館內(nèi)系統(tǒng)，形成可以進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱的電子文件。通過歷史檔案數(shù)字化系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理和使用，能夠?qū)崿F(xiàn)全盤檢索，即刻閱覽。不僅極大提高工作效率，而且有效避免了歷史檔案的損耗和遺失，極大減少了擅自復(fù)印、改動等現(xiàn)象，確保大部分信息能夠在恒定適宜的物理?xiàng)l件下得以精心保存。檔案管理者擺脫了以往逐本翻閱、逐條檢索的原始查找方式，分秒之內(nèi)就能精確定位結(jié)果，查閱者也能在權(quán)限范圍內(nèi)充分閱覽歷史資料，實(shí)現(xiàn)“一鍵生成，隨時打印”的高效操作流程，從各層面確保了歷史檔案及有關(guān)資料在借閱、引用、展覽中的充分利用。

（二）歷史檔案數(shù)字化優(yōu)勢。首先，歷史檔案數(shù)字化有效解決了設(shè)備和軟件更新?lián)Q代與檔案管理技術(shù)重視平穩(wěn)一致之間的矛盾。通過靈活、全面的硬件配備和軟件安裝，檔案館實(shí)現(xiàn)了定制化的數(shù)字檔案系統(tǒng)運(yùn)行，完成了與各管理部門工作平臺的兼容。即使出現(xiàn)技術(shù)更新和設(shè)備并入，也可在不必修改系統(tǒng)源代碼的基礎(chǔ)上滿足不同查閱者不同時期的需求。其次，歷史檔案數(shù)字化流程清晰、易于部署的特性保證了利用的低成本和高效率。系統(tǒng)能夠提供更加快捷的配置與集成服務(wù)，使得檔案管理人員從繁瑣低效的工作中解放出來，節(jié)省大量人力物力，更多地投入挖掘高價值資源、征集高質(zhì)量檔案的重點(diǎn)工作，形成“廣泛錄入—數(shù)字存儲—快速調(diào)用”的良性循環(huán)。再次，歷史檔案數(shù)字化的落腳點(diǎn)在于存憑、留史、資政、育人，而平臺應(yīng)用能夠最大限度地發(fā)揮“全民查詢、即時調(diào)閱”的技術(shù)優(yōu)勢。歷史檔案數(shù)字化形成的龐大數(shù)據(jù)庫能夠直接實(shí)現(xiàn)跨領(lǐng)域、跨行業(yè)服務(wù)，不同職業(yè)、不同年齡的人群可以免費(fèi)享受歷史教育資源，滿足史據(jù)查對、知識普及、學(xué)術(shù)研究等多種需求。最后，歷史檔案數(shù)字化成果超越了時代局限，數(shù)據(jù)資源能夠面向未來存在。檔案典籍因紙質(zhì)載體的特殊物理性質(zhì)，需避光、避濕、避蟲保存。在現(xiàn)有的儲存條件下，紙張脆化、墨跡褪色等問題也未能徹底解決，更無法滿足永久性、同質(zhì)性保存。硬盤載體能夠在不同環(huán)境中穩(wěn)定發(fā)揮寫入讀取功能，可以隨時按需安裝、運(yùn)轉(zhuǎn)、維修，是傳統(tǒng)歷史檔案的“時間保險”。

二、因地制宜，發(fā)掘資源

（一）發(fā)掘歷史資源。自古以來，梁山見證了無數(shù)歷史事件，孕育了眾多歷史人物。梁山縣是抗日戰(zhàn)爭、解放戰(zhàn)爭時期晉冀魯豫革命根據(jù)地和魯西革命根據(jù)地的重要組成部分。早在1934年，這里就有了革命運(yùn)動。中共昆山縣委、昆山縣抗日政府于1941年1月18日在大路口鄉(xiāng)張博士集村成立。1949年8月25日，昆山縣易名為梁山縣。1953年7月13日，山東省人民政府將梁山縣列為革命老區(qū)縣。在長期革命過程中，梁山縣形成了獨(dú)特的文化積淀，承載了豐富的歷史資源。檔案館對深厚歷史的探索和整合，力求在最大程度上找尋遺失，彌補(bǔ)空白，用更加充實(shí)的數(shù)字館藏記載過往，傳承文明。

（二）收集歷史檔案。從形成時間及現(xiàn)實(shí)作用的角度，檔案可分為歷史檔案和現(xiàn)行檔案。歷史檔案形成時間較早，距離當(dāng)代久遠(yuǎn)，承載重大的文物價值和史學(xué)價值，發(fā)揮獨(dú)一無二的傳承價值和教育功能。與現(xiàn)行檔案相比，歷史檔案數(shù)量有限，面臨失散、損毀的危險。因此，收集歷史檔案更為緊迫，且甄別、整合、存錄和取用的標(biāo)準(zhǔn)更加嚴(yán)格。歷史檔案的收集不能粗獷盲目，不能空洞寬泛，而應(yīng)提前做好中長期計劃，分區(qū)域、分類別收集，盡可能確保歷史檔案的真實(shí)、完整。梁山縣檔案館從實(shí)地出發(fā)，通過三種渠道追溯歷史檔案，充實(shí)館藏。1.面向相關(guān)機(jī)構(gòu)和組織收集歷史檔案。在梁山檔案館成立前的歷史階段，缺乏記錄、保護(hù)、留存歷史資料的專職機(jī)構(gòu)。因此，早期黨組織和黨員在抗日戰(zhàn)爭、解放戰(zhàn)爭中涌現(xiàn)出的英雄人物和偉大事跡，部分未能得到官方綜合性、系統(tǒng)性的記錄和保存。另外，根據(jù)戰(zhàn)爭和革命需要，留存的史料或因?yàn)橐平恢练菍Ｂ殭C(jī)構(gòu)暫管而分散各處，或由于條件限制而徹底損毀、遺失。經(jīng)過至今幾十年的法律健全與制度完善，梁山檔案館實(shí)現(xiàn)了對這一時期大部分檔案的征集和回收工作，但收集工作仍要繼續(xù)，實(shí)現(xiàn)應(yīng)收盡收。2.面向民間收集歷史檔案。根據(jù)歷史檔案收集經(jīng)驗(yàn)，不少記載歷史文化信息的信件、筆記和照片因未盡早得到重視而散落民間，由革命老兵、基層管理者或其后人保管。此外，因年代久遠(yuǎn)，實(shí)物遭受損毀和遺失，最初親歷者和一手保管人已不在世，但通過口述歷史，口耳相傳，史實(shí)軌跡仍然有跡可循，此類歷史檔案亟待收集。考慮到情況復(fù)雜，條件有限，歷史檔案收集者應(yīng)利用科技設(shè)備和軟件進(jìn)行還原、掃描和錄音、錄像，以多種形式收集散落民間的歷史檔案。去年，梁山檔案館和組織部聯(lián)合完成了建國前老黨員的口述歷史錄播，并保存入館，這是對民間歷史檔案數(shù)字化收存的有益探索。3.面向革命老區(qū)、少數(shù)民族聚居區(qū)收集歷史檔案。梁山縣擁有獨(dú)山戰(zhàn)役紀(jì)念館、梁山殲滅戰(zhàn)遺址紀(jì)念園等紅色教育資源，還分布著少數(shù)民族聚居區(qū)，蘊(yùn)藏著寶貴而豐富的歷史檔案資源。因此，要盡可能對這部分檔案進(jìn)行研究或收集，對于全面記載并綜合反映歷史事件具有非常重要的意義。

三、歷史資源，數(shù)字傳承

檔案由紙質(zhì)向數(shù)字的跨越，要求檔案館在檔案治理中將現(xiàn)代信息技術(shù)融入檔案的保護(hù)、還原、儲存和查閱的全過程。由于載體的多樣性，數(shù)字化檔案的記載對象不僅包括文字、圖表，還應(yīng)包括錄音及錄像。

（一）歷史檔案“保”和“存”。梁山檔案館于2020年8月通過了國家級數(shù)字檔案館的測試驗(yàn)收，完成了館內(nèi)現(xiàn)存檔案從紙質(zhì)卷籍到數(shù)字檔案的升級。然而，新收集來的歷史檔案存在紙張脆弱、字跡模糊、照片褪色等問題，對翻查、歸類、掃描和入庫等方面提出了更高的技術(shù)要求和操作要求。對于此類檔案，“保”和“存”同等重要，應(yīng)同時并舉。具體從以下方面著手：1.保護(hù)和修復(fù)在前，采集和入庫在后。根據(jù)檔案采集經(jīng)驗(yàn)，對于殘損不全的歷史檔案，應(yīng)在數(shù)字化采集之前完成保護(hù)和修復(fù)；數(shù)字化錄入后，再將修復(fù)完畢的檔案分類歸位，統(tǒng)一入庫。采集工作一次進(jìn)行，能夠避免歷史檔案遭受二次損壞。先修復(fù)再采集可以確保信息的清晰、完整、有序，更好展現(xiàn)其承載的歷史文化意義；也有利于集中調(diào)配技術(shù)人員，提高采集效率，確保工程進(jìn)度。2.明確環(huán)節(jié)職責(zé)，確保歷史檔案流轉(zhuǎn)安全。歷史檔案兼具史學(xué)價值與文物價值，歷史檔案安全涉及入庫前的收集和入庫后的利用等復(fù)雜環(huán)節(jié)。入庫前，檔案的清點(diǎn)、轉(zhuǎn)運(yùn)和交接需要所有參與方同時在場，簽字確認(rèn)；入庫后，檔案的提調(diào)、查閱、采集和歸還必須在數(shù)字監(jiān)控條件下進(jìn)行。為明確環(huán)節(jié)職責(zé)，可依照《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》設(shè)立簽名登記制、安全責(zé)任制、相互監(jiān)督制，安排安全管理員專職負(fù)責(zé)，責(zé)任到人。3.建立多樣化數(shù)據(jù)庫及備份，確保檔案數(shù)字化的信息安全。從性質(zhì)來看，某些歷史檔案涉密，解密時間和查閱范圍的設(shè)定更加嚴(yán)格細(xì)致；從載體來看，歷史檔案有時以錄音、錄像方式呈現(xiàn)。建立多個數(shù)據(jù)庫，做好硬件備份，能夠確保不同性質(zhì)、不同格式的歷史檔案分門別類地存儲和調(diào)用，各個數(shù)據(jù)庫間互不干擾，消除因不同的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)方案造成數(shù)據(jù)混亂或丟失的隱患。

（二）重視口述歷史檔案。為搶救社會記憶而對個人進(jìn)行有計劃性的采訪形成了口述歷史檔案，表現(xiàn)形式為錄像、錄音及文字記錄。口述歷史檔案具有平民性、敘述性和社會記憶性的本質(zhì)特征。通過收集普通民眾所敘述的個人記憶，發(fā)掘邊緣存在的、被長久忽略的口頭敘述，能夠探求有情感、有溫度的歷史線索，勾勒史詩事件發(fā)展和轉(zhuǎn)折的過程，對于構(gòu)建社會記憶，反映時代邏輯和價值觀念有獨(dú)特作用。梁山檔案館重視對口述歷史檔案的發(fā)掘和整理，形成以錄音、錄像帶、照片為載體的聲像檔案和記載口述歷史檔案采集過程等內(nèi)容的電子文件，充分發(fā)掘民間廣泛流傳但被長期忽略的歷史事跡，彌補(bǔ)檔案館在歷史檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)中的技術(shù)短板和素材空白。讓“有溫度的歷史”更好地發(fā)揮以檔說史、以史育人的作用。

四、結(jié)語

歷史檔案數(shù)字化是一項(xiàng)系統(tǒng)而復(fù)雜的工程。在開展黨史學(xué)習(xí)教育的時代背景下，歷史檔案數(shù)字化將作為梁山檔案館的重點(diǎn)工作長期推進(jìn)。檔案館將因地制宜發(fā)掘歷史資源，收集歷史檔案，保障檔案安全，向全社會歷史學(xué)習(xí)教育提供多載體、多維度的學(xué)習(xí)素材與研究資源。