信息化時代機關文書檔案管理

文/衡陽市軍隊離退休干部服務中心 李清

就目前來看，社會經濟發展水平逐步提高，在推進機關文書檔案信息化建設的進程中，相關部門沒有協調好傳統機關文書檔案管理工作與檔案信息化建設工作之間的內在聯系，沒有切實認識到信息化管理的重要性。時代發展需求和員工能力水平存在一定程度的矛盾，導致遺留下來的信息化管理問題眾多，增加了相關部門的工作難度。隨著發展矛盾的積累，機關文書檔案信息化建設工作更顯落后，既不利于事業單位機關文書檔案管理體系的運行，也不利于信息技術部門展開文書檔案信息化建設工作，導致新時代機關文書檔案管理工作陷入被動局面。想要利用計算機做好機關文書檔案信息化建設工作，信息技術要與日常檔案管理工作相結合，機關文書檔案信息化建設工作必須處理好新型機關文書檔案管理方法和傳統機關文書檔案管理方法的沖突。就現階段事業單位機關文書檔案管理實際情況看，需要打破傳統檔案管理存在的限制，發現機關文書檔案管理在發展中遇到的問題，及時解決在發展過程中遇到的問題，創新機關文書檔案管理工作機制，將計算機管理技術融入機關文書檔案管理工作中，運用計算機管理加速機關文書檔案信息化建設，奠定機關文書檔案管理工作的基礎。

一、機關文書檔案信息化建設存在的問題

（一）信息技術發展迅速，信息化建設工作不規范。我國檔案事業面臨著信息化技術未全面應用的局面，計算機管理方法在落實中遇到障礙，員工適應傳統的機關文書檔案管理模式，對計算機管理方法認識不足。機關文書檔案信息化管理工作要解決這些難題，首先要改變在傳統工作模式下遺留的舊思維，改變對計算機管理方式的認識，并在不斷實踐中對機關文書檔案信息化建設工作進行必要的更新和補充，并與傳統機關文書檔案管理工作進行對比，總結發展問題，為未來檔案管理提供數據基礎，分析當前檔案管理的數據，總結信息化建設經驗。

（二）計算機管理機制不夠完善。機關文書檔案信息化建設問題是阻礙檔案管理工作發展的一個重要因素，打破當前機關文書檔案管理工作存在的局限，需要建立完善的計算機管理機制，單純的登記備案工作已經無法適應新時代機關文書檔案管理工作的要求，不能夠徹底消除制約發展的不利因素。對此，應該建立一套完善的管理機制、科學的信息化機關文書檔案管理體系，保障機關文書檔案管理工作在時代背景下取得更高層面的發展。制定科學的計算機管理體系，做好事業單位信息化機關文書檔案管理工作，才能更加高效地完成機關文書檔案信息化建設任務。

（三）信息技術利用程度低。以往開展的機關文書檔案管理工作，大多數不能按照信息化建設規范化的要求，沒有形成完整的電子機關文書檔案，信息化機關文書電子檔案不完善，無法保障機關檔案發揮出最大的機制。信息利用程度低，源于沒有全面挖掘信息技術的利用價值。在將來的工作中，要進一步領悟信息技術的管理方法，提高信息化技術水平的利用程度，促進機關文書檔案管理工作發展。

二、以計算機管理加速檔案信息化建設的方法

（一）提高計算機管理的應用意識。機關文書檔案管理信息化建設要落實在每個應用環節，工作人員在文書檔案管理過程中，要注重信息手段的使用意識，把握工作時的意識形態，意識形態直接決定了機關文書檔案管理信息化建設的工作質量。對相應的管理人才，信息技術部門要加大培養力度，提高管理人員的責任意識，加強對計算機的利用能加速機關文書檔案管理的認知，確保相關人員保質保量地完成機關文書檔案管理工作。

（二）健全科學的計算機管理體系。機關單位要分析傳統檔案管理中的漏洞和限制發展的因素，結合當前的工作現狀進行整理和歸納，制定符合企業發展的計算機管理體系，將在工作中已經完善的地方補充到下一階段信息化檔案建設工作體系中，通過不斷的工作實踐，健全計算機機關文書檔案管理體系，制定出符合單位實際情況的管理制度，完善科學管理機制，進一步規范機關文書檔案信息化建設工作。

（三）豐富機關文書檔案管理手段。隨著信息技術發展水平日益提高，越來越多的高科技信息技術應用到各行各業，在機關文書檔案管理領域，進一步提高信息化檔案建設進程，要有意識地在日常的工作中應用多樣化的信息管理技術，最大限度地提高工作質量和工作強度，簡化繁瑣的工作流程，進行檔案資源的整合；通過互聯網信息技術，進一步擴大檔案信息的重要價值，產生更多的應用效力。

（四）加強文書檔案信息資源建設。現階段的檔案管理信息化建設并不完全，依舊沿襲傳統紙質檔案的形式，改變檔案管理的現狀前提是整合檔案信息資源，加強對檔案信息的資源建設，實現文書檔案信息化管理。同時要注重各部門協調配合集中力量，通過廣泛的交流，互相學習現代化的信息技術手段，在檔案建設過程中提出新的工作方法，總結工作經驗，為日后機關文書檔案信息化管理工作奠定堅實基礎。

三、信息化時代機關文書檔案管理工作實踐

在機關文書檔案管理工作創新的基礎上，要勇于進行一些管理工作方面的實踐，通過創新產生的新方法、新制度及時運用于當前機關文書檔案管理工作中；通過實踐來更好地挖掘機關文書檔案中的價值，建立符合單位實際情景的科學管理體系。

（一）完善大數據機關文書檔案管理制度。新時代的機關文書檔案管理工作，要健全對機關文書檔案管理工作的相關制度和相關體系。相關部門在機關文書檔案管理工作中，要規范機關文書檔案登記工作，對檔案保管期限進行嚴格要求。除了對當前階段管理工作建立統一的標準制度外，應及時制定下一階段的工作預案，對在管理過程中出現的漏洞及時反饋，協調好單位各部門，共同解決出現的困難。

（二）推動機關文書檔案管理部門的信息化建設。信息化手段利用水平的高低決定了信息化建設程度的高低。要通過信息化技術來進一步培養機關文書檔案管理工作人員的職業技能，相關管理人員要具備使用信息技術的能力，確保利用信息技術來整理、歸類、補充、核查機關文書檔案，通過信息技術分類、梳理的功能，做好機關文書檔案的編研，更加高效地做好機關文書檔案管理工作。

（三）機關文書檔案管理工作要規范。機關文書在管理的過程中要充分發揮傳統的大信息管理效力。隨著信息化手段的進一步加強，在信息技術推行的同時，檔案管理相關人員要注重傳統紙質檔案與電子檔案的管理，針對檔案的每一次修改在電子檔案中不留痕的現象，需要完善檔案的備案，做好新時代檔案管理，嚴謹規范要求每一位相關的工作人員在日常工作中，嚴格執行機關文書檔案管理工作規范，不能過度依賴電子信息技術，確保文書檔案管理工作在信息技術手段的幫助下更加規范化、完善化。

四、結語

在當前的發展背景下，信息化機關文書檔案建設工作勢在必行，而計算機管理方法和價值利用是機關文書檔案信息化建設工作的先行軍，信息技術部門應加大對機關文書檔案管理體制的研究，制定更加高效的工作模式，實現機關文書檔案的高效管理和最大限度地開發利用。在將來的工作規劃中，要確保相關管理體制的落實，為構建全面信息化機關文書檔案工作打下堅實的基礎。在新的發展時期，機關文書檔案管理部門要盡快融入信息化建設的偉大事業中，推陳出新，解決傳統機關文書檔案管理工作的短板，運用計算機管理等信息技術手段，做好機關文書檔案信息化建設工作，運用計算機管理加速機關文書檔案信息化建設，搭建機關文書檔案信息化平臺，奠定堅實的檔案管理基礎。