高校學生檔案信息管理中的難點及解決方法

文/上海出版印刷高等專科學校 吳楨

高校學生檔案中真實記載著學生在校學習期間的所有學習成績，屬于人才培養工作實施的依據與參照，也是儲備人才相關信息的核心。當學生完成學習任務走向社會后，檔案信息將伴隨學生的一生。檔案是學生走向社會的“通行證”與“身份證”，是高校管理工作中的核心內容，也是學生學習歷史的證明，具備人才市場內其他檔案的所有屬性，可作為國家選拔人才或企業招聘人才的依據。因此，規范學生檔案管理工作，可以為高校樹立較高的威信，也是高校在教育市場可持續發展的必然性工作。良好且規范地管理學生檔案信息，是學校管理部門應盡的義務，因此高校應重視并關注與此方面相關的工作，制定切實可行的檔案管理工作計劃，梳理檔案管理的標準流程，避免學生檔案在校內出現丟失或損壞的問題。

一、高校學生檔案信息管理的難點

根據校方學生檔案信息管理中的實際情況，發現有以下三個方面的問題。

（一）核心管理人員檔案意識淡薄。高校為了保障其教育教學質量，吸引更多的人才到此就讀，通常將核心管理工作置于教學層面，一味對教育教學工作進行投資，卻在一定程度上忽視了檔案信息管理人員也屬于教學中的核心管理人員。校方高層并不重視學生檔案管理，當作是學校教學管理中的附屬項目，導致檔案管理不規范、檔案信息不夠準確。例如，書寫隨意、檔案記錄格式不規范、檔案錯別字隨意修改、檔案轉接工作的落實不到位等。管理意識的淡薄直接導致了管理工作執行的情況，從而影響了檔案管理的質量，由此出現的檔案信息不全面、檔案丟失等問題出現。

（二）管理手段與執行技術落后。在對高校的檔案管理工作調查后發現，目前市場內許多高校仍在延續使用傳統的人工記錄檔案的方式，對資料信息進行管理。但隨著高校擴招政策的不斷實施，校內學生人數逐年遞增，學生檔案信息隨之增多，以人工記錄的方式管理檔案極容易出現檔案錯亂的問題，因此檔案信息管理手段急需革新。傳統管理方式不僅無法滿足檔案信息的高效率管理要求，也極易出現對檔案信息管理的遺漏。近年來，信息化技術在學校內的普及，檔案逐步呈現一種無紙化趨勢，但與之對應的高校檔案管理室卻沒有配備相應的計算機管理設備。此種現象是高校檔案管理工作與市場發展呈現背離的現象之一。

（三）校內“死檔棄檔”問題突出。學生入學后，其個人檔案便被寄存在學校的檔案室中，無論是院系對應的輔導員，還是職業教師，都很少翻閱學生的個人檔案，也沒有通過檔案來了解學生的過往履歷。在學生完成學業參與社會工作后，高校需要將學生檔案轉接，即將學生的個人檔案郵寄到學生就職的工作單位。但在實際執行此方面工作時，校方因以往工作的疏漏，經常出現學生檔案丟失，或學生檔案查找困難等問題，都是由于沒有專人對學生個人檔案進行轉接處理。也有部分高校，為了減輕檔案管理壓力，將學生檔案返回學生手中，讓其自行保管，最終導致高校檔案室內學生個人檔案出現大量的“死檔棄檔”問題。此外，在對此種現象進行市場調查時，還發現此類現象屬于大部分高校檔案管理工作的共性問題，因此針對此類問題提出解決方法，執行規范化的檔案管理工作迫在眉睫。

二、解決辦法

（一）強化核心管理人員檔案意識。針對當前高校學生檔案信息管理當中存在的問題，為實現高校學生檔案信息的精細化管理，首先，需要從強化核心管理人員檔案意識方面入手。高質量的高校學生檔案管理工作能夠實現對高校全局工作質量的優化，并為社會提供更高質量的優秀人才，還涉及高校小學生未來畢業、就業問題。因此，高校檔案管理人員應當將管理工作與其他行政工作共同作為其工作過程中的重要任務。高校領導也應當增加對學生檔案信息管理的重視程度，與其他教育工作進行同時部署、同時檢查和同時考核。還應當從檔案管理工作、管理人員以及檔案管理的現代化發展角度出發，在高校當中形成更加良好的檔案管理體系。其次，應當實現對檔案管理人員檔案意識的強化，將其作為處理學生檔案管理工作的重要內容，管理人員應當深入各項與檔案管理相關的指導工作當中，督促各個相關單位及時完成對檔案信息的采集、上交和歸檔等工作。最后，還應當強化對檔案形成者的檔案收集意識。學生在檔案管理中以直接形成者的身份存在，因此應當要求高校學生充分認識到檔案信息管理的重要性。通過教師或檔案管理人員對學生進行有關檔案信息管理方面的教育，以此提高學生對填寫各類檔案信息的規范性和自覺性，從而提高檔案信息在形成階段的質量，為后續檔案信息管理中各項工作的開展提供條件。

（二）提出信息化管理學生檔案措施。除了強化核心管理人員檔案意識之外，還應當從檔案信息管理的實施方法方面進行優化，結合高校自身發展水平和實際需要，實現對管理方法的不斷更新，也可通過引入信息化技術的方式，實現對檔案信息的可視化、信息化管理。當前大部分高校已經實現了網絡化學生招生形式的普及，因此使得檔案信息管理除了需要對以往紙質材料進行保存和管理以外，還需要對電子檔案信息進行存儲和管理。由于學生進入學校之后，更多的檔案信息仍然是以紙質形式為主，因此與推動高校實現信息化檔案管理發展目標之間產生了一定的距離。現有管理措施并不符合當前國家社會經濟發展的要求。因此，必須在對檔案信息管理的過程中，融入現代化的信息技術，利用云平臺技術、大數據技術等，實現對學生檔案管理措施的改變。除此之外，高校也可借鑒國外高校已有的信息化檔案管理經驗和技術，并結合自身實際情況，著力應用在對學生檔案的信息化系統管理中，從而在檔案錄入、修改、統計的過程中，實現信息一體化建設，從而為學生提供更加優質的檔案管理服務。

（三）健全檔案管理約束條例。檔案管理約束條例是做好高校檔案管理的重要基礎，因此，除了強化核心管理人員檔案意識和提出信息化管理學生檔案措施以外，高校領導應當針對這一方面提高重視度，采取更加系統化的措施，實現對檔案管理約束條例的健全，并完善與檔案管理工作相關的各項規章制度。對于學生檔案而言，其形成是具有連續性和周期性的，因此基于這一特點，在健全檔案管理約束條例的過程中，應做到如下幾點：首先，應當將保證檔案信息的系統性和完整性作為約束條件。其次，根據學生檔案信息管理工作的各個環節，制定一系列監督制度，對學生檔案的傳遞進行嚴格的監督，防止學生檔案信息丟失，避免學生個人利益受到威脅。對于已經畢業但未就業的學生，應當將其相應的檔案暫時存放在學校或將其轉至學生所在地組織人事部門，嚴格監督學生檔案轉遞工作，并對學生檔案轉遞方式進一步規范，為學生提供更加全面且優質的檔案管理服務，實現高校學生檔案管理的制度化和規范化，杜絕校內“死檔”“棄檔”問題產生。

三、結語

學生檔案是證明學生身份的文件，也是伴隨著學生入職、走向社會的核心證明，高校作為學生個人檔案信息的核心管理者，應充分發揮單位的管理作用，為學生的個人檔案信息安全性與完整性提供保障。為此，本文以某高校為例，結合其校內現有的檔案規范化管理方案內容，對其開展信息管理難點的分析，并提出了高校核心管理人員檔案意識淡薄、高校檔案管理手段與執行技術落后、校內“死檔”“棄檔”顯著等問題，針對提出的問題，高校應對其予以足夠的重視。因此，提出強化核心管理人員檔案意識、實現學生個人檔案的信息化管理、健全檔案管理約束條例等解決方法，希望通過此次的研究，真正解決學生檔案丟失的問題。