新時代高校干部人事檔案信息化建設探究

文/山西農業大學組織人事部 賈愛蓮

《習近平新時代中國特色社會主義思想學習綱要》中指出，要推進國家治理體系和治理能力的現代化。高校干部人事檔案管理工作作為服務組織人事工作的重要活動，人事檔案是在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的歷史記錄材料，是選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，是維護干部人才合法權益的重要依據。在總體上適應新時代發展要求，但相比于我國經濟社會發展要求，相比教職工的期待，在檔案管理體系建設和管理能力方面還存在不足，檔案管理的信息化、現代化建設勢在必行。

一、高校干部人事檔案管理現狀

（一）認識不足。高校對干部人事檔案信息化建設的認識不足，在管理中仍然沿用傳統的工作辦法，檔案管理效率不高、安全性不足、信息檢索較為困難。

（二）關注不夠。高校對檔案信息化建設關注不夠，思想上不夠重視，對檔案信息化建設硬件投入不足，只有充足的信息化軟硬件設備才能為信息化建設提供支撐。

（三）高校干部人事檔案管理制度不健全，不完善。高校干部人事檔案管理體量增幅巨大，而檔案信息收集工作方式單一，需要很多部門的協調和配合才能更好地完成工作。傳統管理模式難以滿足新時代高校的檔案規模和教職工的利用需求。另外，我國信息化建設已進入快速發展階段，檔案利用方式和范圍不斷擴展，各方面的發展客觀上要求轉變觀念，改變檔案管理方式，加快館藏檔案數字化進程。因此，檔案管理信息化建設亟待加強。

二、高校干部人事檔案信息化建設策略

干部人事檔案信息化是按照國家相關技術標準，利用掃描等技術手段將紙質檔案轉化形成數字圖像和數字文本。高校干部人事檔案通過檔案信息化平臺自主查閱，克服了時空限制，極大提升了干部人事檔案歸檔查詢效率，提高了服務質量和管理效率，把檔案管理人員從繁瑣的、重復的、耗時的體力勞動中解放出來；有利于原始檔案的保存，避免因反復人工查詢而導致檔案破損。針對檔案管理現狀，檔案管理信息化建設可從以下幾個方面加強：

（一）做好檔案宣傳，提高檔案意識。在新時代，高校要按照黨中央的相關要求，解放思想，開拓創新，大力宣傳，全員普及。要從嚴格管理干部人事檔案，對形成材料的相關部門人員進行全員培訓，對各單位干部人事檔案管理人員進行業務培訓，對檔案管理部門人員進行崗前培訓，這樣分層次、分階梯的多重方式的學習培訓讓高校全體教職工意識到檔案的重要性，在干部人事檔案材料的收集工作中積極配合，檔案的使用要合法合規，才能使高校人事檔案的工作效率和質量得到提升。

（二）加強組織領導，做好組織保障。信息時代已然來臨，這就要求高校管理者以及從事檔案管理工作的人員要樹立大數據意識，明確組織架構的職責，做好頂層設計，用以指導和推動全校檔案信息化建設和管理。首先，建立檔案信息化領導小組，組長由副校級領導牽頭，加大軟硬件設備的投入力度，站在全校的高度對人力物力進行調配和利用，為推動檔案信息化工作順利實施奠定基礎。其次，要明確各方責任。采取各有關部門分工負責、協同推進的模式，檔案管理部門承擔高校檔案信息化的直接責任，各部門各自承擔檔案信息化的主體責任。

（三）重視人才培養，加強隊伍建設。人才是干部人事檔案信息化建設的根本，在干部檔案信息化建設中，應重視檔案管理人員安全素質的提升，對檔案管理人員做好職業道德素養培訓，增強檔案意識，構建高水平的檔案安全管理團隊，做好檔案安全保護工作，為檔案的安全性和可靠性提供人力保障。同時，應重視專業化、信息化技能培訓。提高檔案管理人員信息化操作能力，熟悉專業技能，使其成為政治素質好、專業能力強、作風正派的干部人事檔案管理人員，滿足干部檔案信息化建設的需求。

（四）完善規章制度，做好規范保障。干部人事檔案信息化建設是一個復雜的過程，必然需要一個完善的制度來保障落實。建立和健全高校干部人事檔案管理制度和機制，關系到高校自身的發展，要將高校干部人事檔案信息化建設納入學校管理工作體系中，形成有效的制度保障。在干部人事檔案的收集、保管、利用、借閱、保密、鑒定等等各個工作環節，建立相應的規章制度。一方面，要求檔案管理部門做好在檔案收集、整理等環節的相關規定的宣傳，使全校各部門了解檔案的價值及歸檔的要求和重要性；另一方面，由高校干部本人和材料形成部門按照相關規定和時限要求，如實規范移交檔案資料至檔案室。使各環節工作有章可循，不斷提升檔案管理的規范化、科學化水平，提升管理效率，為檔案利用、編研、查詢提供便利。

（五）樹立保密意識，確保檔案安全。干部人事檔案信息化建設，對檔案安全問題提出了更高的要求。檔案管理人員應當以身份認證、授權管理、安全備份等保障措施落實檔案信息化安全。檔案信息化平臺的安全，可通過防火墻技術等信息化技術防止不法人員的惡意破壞和攻擊。檔案內容本身的安全問題，可對信息化的檔案資料進行加密、加固，確保信息的安全性和保密性。而對信息系統的操作劃定不同操作權限，分級負責，確保檔案的安全管理。電子檔案安全性的提升是一個常態化的過程，檔案管理人員需時刻警惕做好這項工作。

（六）按照國標規范，做好平臺建設。根據自身實際情況，高校可以自主開發或購買干部人事檔案信息化建設系統，為信息化建設提供平臺。在數據采集時，檔案基礎信息應當根據國家出臺的有關標準規范采集，有利于數字檔案的共享、數字化工作的正常開展。

三、結語

通過著力完善管理體制機制，健全工作制度，細化工作標準，創新工作方式，全面提升干部人事檔案工作質量，推進科學化、制度化、規范化，推進高校干部人事檔案管理體系和管理能力現代化，更好地服務于廣大教職工，服務于新時代高校自身的發展。