二級教學單位辦公室在增強學院凝聚力方面的作用

文/三江學院建筑學院辦公室 王娟

隨著國家對高等教育的投入和專注度越來越高，管理重心逐漸下放，二級教學單位辦公室作為學校的職能管理機構，怎樣更好地在教學、科研、師資隊伍建設、創新人才培養等方面把握好方向，發揮著承上啟下、內外協調聯系的樞紐作用，所處地位日益凸顯。提升二級教學單位的和諧氛圍，增加學院凝聚力是辦公室文化氛圍建設的重要組成部分，它可以激發老師們對學校的歸屬感，凝聚老師們的奮斗精神。對改進和創新教學方法，提升課堂的教學質量，有著非常重要的意義。文章結合三江學院建筑學院的管理實踐經驗，通過加強學院特色文化建設探索出一條優化二級教學單位辦公室管理模式的新思路。

一、高校二級教學單位辦公室工作現狀分析

協調學院各系部、平行學院和各職能部門關系、促進信息的交換、加強學院內部凝聚力、營造良好的工作氛圍、促進學院發展是二級教學單位辦公室的主要職能。但從實際情況來看，一部分高校對于二級教學單位辦公室重視程度不夠，導致辦公室整體工作水平不高，只是例行日常單一而繁重的工作而已。主要存在以下方面的問題:

（一）人員和資源配置不合理。二級教學單位的辦公室麻雀雖小，但五臟俱全。一個蘿卜一個坑，甚至一個蘿卜幾個坑，學生數少的二級教學單位辦公室人員標配就少。如何保證全校整體工作以及二級學院的正常運行對辦公室人員提出了更高的要求。

（二）管理制度有待完善。好的管理制度，不但可以保持公正公平，還可以提高工作效率。二級教學單位的辦公室事務工作紛繁復雜，頭緒眾多。如果不制定健全合理的管理制度，辦公室將無法實現規范化和制度化。而有些二級教學單位只是根據校級的管理制度來約束，沒有結合各個學院自身的實際情況量體裁衣，出臺有關工作管理制度。

（三）辦公室綜合管理意識有待提高。學院辦公室繁雜的事務型工作容易讓人缺少不斷學習的意識、凝心聚氣的意識、大局意識和超前意識，在具體的工作過程中所采取的措施不夠科學，會影響服務決策水平，進而無法推進二級教學單位整體工作的進步。

二、提升高校二級教學單位凝聚力的對策

（一）完善管理制度，推進文化建設。完善制度，規范管理，是辦公室文化建設的首要條件，也是二級教學單位辦公室各項工作高效運行的重要保障。良好的辦公室文化能彰顯高校的辦學特色和活力。各二級教學單位在完善制度建設方面主要有如下具體工作：1.明確辦公室人員的職責范圍，做到權責分明、程序合理，確保各項工作按照制度和標準，高效有序運轉。2.完善制度。在相關制度相對穩定成熟的基本上，注意制度創新，根據形勢的變化不斷優化補充和完善。讓辦公室人員在各級各類交流平臺中取長補短，不斷進步。3.規范二級教學單位各項工作相關的工作標準和流程。梳理辦公流程并制作成圖表，一目了然、清晰美觀，讓全體師生清楚各項工作的流程，方便業務的辦理，從而大大提高工作效率。在具體工作中，注重集結成冊、匯編存檔，為全院教師不斷學習總結提供支撐材料。

（二）不忘初心，不斷學習，加強知識儲備。當今我們正處在科技不斷進步、理念不斷更新，知識不斷提升的歷史階段，自動化辦公是辦公效率大大提升的落腳點。各種新知識、新理念不斷融入辦公室工作。科技的飛速發展，知識更新的周期變短。稍有倦怠，就有被時代拋下的危險。我們要有知識不足的緊迫感，自覺增強學習意識。學習，是加強二級教學單位辦公室工作質量的首要條件，是關系到整個學院教學工作、學生工作順利進行的基本保證。

（三）開拓視野，打開局面，創造性地開展工作。全國上下都在響應“大眾創業、萬眾創新”的號召，那么在高校育人管理服務過程中，當然也少不了創新驅動。在高校二級教學單位的辦公室文化氛圍建設中，辦公室要圍繞學校中心工作，積極搭建助力學校事業發展的服務平臺，建立豐富的活動載體，盡可能吸引學院的教師參與其中，推動辦公室文化建設和教師專業發展的良性互動。1.具有創新意識，改進工作思路和方法，建立二級教學單位的信息化管理系統，健全教師的信息，建立翔實的系統，從而提高工作效率。比如，三江學院建筑學院就有自己的專職教師庫，信息源大而全，易于提取。篩選、比對、請假功能的完善以及熟練使用，可以大大提高工作效率。2.教工研討沙龍——交流互助。我院辦公室堅持開展每兩周一次的研討沙龍，以此作為征集教師對我院行政發展的問題、意見和建議的交流平臺。學院領導始終堅持“兼聽則明，偏信則暗”，發揚三江“孺子牛”精神，開門聽意見，做到聽得到、聽得進、聽得懂，才能聽到真心話、找到真問題，只有切實為老師和同學們解決了問題，才能凝聚起干事創業的強大力量。3.“溫情暖冬，你我同行”為主題的一院一品專業作品義賣善款捐贈。三江建筑學院將學院專業特色與愛心奉獻結合到一起，連續多年舉辦“一院一品”專業作品愛心義賣義工系列活動。將義賣的錢款購買生活學習用品全部捐贈給婷婷聾啞幼兒園。讓我們集體的善舉，讓這些孩子們感受這個世界的善意，擁抱到這份溫暖！以此類活動不斷激勵我們初心不變，熱忱不減，繼續發揮自己的專業特色，用團隊的凝聚力更好地展現學生的風采和學院品牌文化，將愛心傳遞下去。4.年歡晚會等集體類活動。我們每年堅持積極組織、精心籌備參與各類文化娛樂活動，特別是集體性活動，讓大家在團結協作中共同體驗快樂，享受集體榮譽。特別是一年一度的年歡晚會，是展示各個教學單位整體精神面貌、團隊凝聚力的時刻。辦公室要在全局層面創新體裁，積極組織。通過簡約又有內涵的創意活動充分增加團隊的情感融合，提升教職工對學院的歸屬感，也可以從活動中體驗到團隊的溝通、協作以及執行力。

總之，辦公室工作是繁雜的，事無巨細，我們要通過建章立制，不斷學習，創新思維的方式，開展立足專業特色的文化活動，增強學院的凝聚力。推進學院辦公室文化氛圍建設文化是潛移默化、無所不在的，其承載著學校的根本宗旨、服務價值觀等諸多內容，需要我們從多方面著手，管理更加規范，決策更加科學，服務更加周到，為高校各項事業的全面發展做出積極的貢獻。