基于大數據思維的高校人事檔案體系建設

文/江蘇第二師范學院綜合檔案館 陳婧曙

一、高校人事檔案現狀分析

不少高校普遍缺乏科學合理的人事檔案體系和管理機制，對材料形成的節點不明確，對歸檔責任的劃分不明晰，對部門協作的管控不清楚，加上信息資源共享系統缺乏，導致人事檔案在高校各項工作中邊緣化。

（一）流程管控及業務操作不夠精細。很多高校疏于對人事檔案工作流程及業務操作的管控，以筆者接觸過的某高校為例，該高校人事檔案室館藏約2000卷，設有兩名專職管理人員，卻整天忙得不可開交。經過深入調研后發現，管理人員感到繁重的不僅包括檔案業務，還包括對歷史遺留問題的糾錯和彌補，比如某正高職稱干部的檔案缺少副高職稱評審表，因時隔多年，負責職稱評審及文件管理的崗位幾經調整，現任管理者對前人工作概不負責，導致多方查找無果，此類檔案經歷斷層現象屢見不鮮，耗費了人事檔案管理人員大量時間和精力。筆者認為造成這種現象的原因有二：一是集中化管理起步較晚，信息更新不同步，材料歸檔不及時；二是過程管控粗放，缺乏明確的問責制度和審核標準，交接手續不明確，部門之間互相推諉，以致材料不合規不合法乃至缺失。

（二）資源開發有限，重“藏”輕用。由于高校組織人事部門在干部選拔、人事決策、量化考核等工作中不斷產生人事檔案，同時這些工作又需要人事檔案持續地提供原始數據支撐，從文件生命周期理論看，人事檔案從形成到利用應是一個循環往復的閉環。然而，不少高校往往實行單線管理，重“收”不重“用”。首先，檔案信息來源單一，缺乏針對性，數據關聯性不高，質與量均不過關，無法反映教職工全貌；其次，檔案系統“孤島化”，檔案信息涵蓋范圍狹窄，缺乏前瞻性，例如人事檔案專項審核過后，變更信息只存在審檔部門系統中，若未與其他部門進行溝通和反饋，則下一輪人事變動后形成的材料仍然是認定前的信息，致使人事檔案成為一紙空文，無法為高校人力資源發展提供有力支撐。

（三）傳統人事檔案管理模式弊端凸顯。雖然我國推進人事檔案數據化的建議提倡已久，但能付諸實踐的指導性意見并未完全落實，加上我國政策規定人事檔案不能與本人見面，當下高校人事檔案管理仍以封閉式的實體管理為主，雖說這種管理模式有利于組織人事部門通過既定數據掌握教職工基本信息，維護組織人事工作的權威性，但從長遠來看，問題不少：首先，以紙質檔案為主導的工作模式無法滿足新時期信息資源管理需求，大量重復性的勞動不可避免，增加了人事檔案管理成本和難度；其次，人事檔案知情權缺位勢必導致信息不對等，若無行之有效的檔案實體監管措施，則會無形中增加了人為操控的風險，在材料形成和數據采集層面就存在很多漏洞，也談不上檔案資源的高效優質開發；再次，不少高校“管人部門不管檔，管檔部門不管人”，組織人事與檔案職權分裂，系統對接不力，資源共享體系缺乏，數據深度挖掘不夠，決策層對人事檔案信息不夠重視，管理人員服務和共享意識淡薄，致使人事檔案在各項工作中覆蓋程度低下，甚至長期處于休眠狀態。

二、構建高校人事檔案體系的實踐意義

構建人事檔案體系的核心在于將組織人事和檔案工作整合成為有機聯系的系統。2015年10月，黨的十八屆五中全會提出：“實施國家大數據戰略，推進數據資源開放共享”，將大數據戰略上升到國家層面。運用大數據技術建設高校人事檔案體系，能夠平衡組織人事與檔案信息工作的運行，鞏固人事檔案在組織人事中的核心支撐地位，使組織、人事、檔案三者形成相互促進和補充的有機整體。

（一）有助于提高人事檔案流程管控精細化程度。通過搭建人事檔案全過程管理工作平臺，進一步明確人事檔案管理過程中的各項職責，能夠有效解決組織、人事、檔案部門各自為政的問題，利用大數據技術的精準分析功能，使人事檔案每一個工作環節都具備明確的流程關聯和審核機制，當干部信息發生變動時，體系內的各部門與之相關的信息都會配套進行更新，避免因信息不對等造成的數據偏差，當后續檔案審核發現問題時，能夠通過系統留痕迅速定位問題材料經辦人，從根本上杜絕推諉現象，有助于轉變以往粗放的人事檔案管理模式，提升人事檔案流程管控的精細化程度。

（二）有助于提升人事檔案管理水平。人事檔案客觀反映著每個人的“人生軌跡”，正是這種原始記錄性，使人事檔案成為組織人事工作中的可靠憑證。且人事檔案不僅是某個崗位的職責，也是高校組織人事工作水平的直觀反映，人事檔案體系既與組織人事工作系統存在信息、數據和資源方面的聯系，又有因其原始依據作用保持著相對的獨立性。通過構建人事檔案體系，使高校決策層認識到人事檔案工作的重要性，使組織人事部門創新管理理念，從整體性的角度開展工作，使人事檔案工作者從被動的管理模式中解脫出來，強化責任意識和服務意識，從全過程性和全員性的角度提升人事檔案管理水平。

（三）有助于提升高校人力資源配置水平。“高校開展人事檔案管理工作是為了優化配置資源，主要目標是服務于高校的發展，為高校制定決策提供可參考的數據資源，充分發揮人事檔案信息價值。”通過建立組織、人事、檔案工作的系統化工作平臺，將人事檔案信息與教職工基本信息進行融合，能夠使失真材料得以糾正，使信息更新得以同步，這樣既可以從源頭避免因單一的人工操作而導致數據錯誤，又可以充分利用大數據技術對師資隊伍進行統計、分析和預測，使人事檔案資源在高校組織人事工作中的依據作用得以發揮，為優化高校人才隊伍建設作出貢獻。

三、構建高校人事檔案體系的舉措

通過搭建大數據平臺，運用大數據技術對組織、人事、檔案系統平臺和數據庫進行關聯、統計、提取和分析，讓數據提供決策信息，發揮大數據分析和預測的核心價值，形成直觀和多維度的“個人畫像”，使人事檔案信息得到精準采集、規范管理和針對應用，最終實現人事檔案的全過程管控。

（一）轉變管理模式。1.通過統籌組織人事與檔案工作，梳理組織人事數據信息運行的節點流程，轉變人事檔案管理人員的職能定位，適度開放組織人事工作權限，提升人事檔案在組織人事工作中的參與度，使人事檔案與組織人事各項業務緊密相連。比如推行干部檔案任前審核制度，讓檔案工作者參與到干部選拔工作中，使人事檔案成為組織考察干部的基本依據，這樣既能杜絕干部“帶病提拔”，維護干部工作的權威性，又能從源頭上保障后續歸檔文件質量。2.重視部門協作，將人事檔案工作同時納入組織、人事、檔案部門的業績考核體系。建立人事檔案信息追溯和問責機制，規范人事檔案形成部門對信息和數據的組織和管理，確保人事檔案信息各個流程節點有據可查，責任到人，避免出現相互推諉現象。

（二）構建大數據系統管控平臺。1.完成存量數字化，建立人事檔案數據庫，將紙質檔案數字化轉存；完善人事檔案系統建設，根據檔案內容提取基本信息錄入檔案管理系統；搭建信息資源共享平臺，將人事檔案數據庫與組織和人事信息數據庫融合，根據檔案信息核驗教職工基本信息，重點審查姓名、籍貫、“三齡兩歷”、職稱等，形成客觀、完整的教職工信息數據庫，即保護原始數據信息不被篡改，又使人事檔案內容的呈現形式不再受困于手動翻閱，提高工作效率。2.推行增量電子化，“及時把電子文件歸檔接收并納入檔案部門管理、納入檔案信息資源體系”，在辦公局域網內選擇性地開放人事檔案信息采集端口，整合分散在組織、人事等部門的人事檔案，實行紙質文件與電子文件雙套歸檔，利用網絡傳輸等手段，建立數據集約化交換機制與渠道，聯通各相關數據系統采集和接收終端，實現數據信息批量采集和集中處理。

（三）建立持續改進的質量保障體系。1.建立健全人事檔案管理體制。結合本校人力資源配置趨勢，以國家相關規范和標準為導向，建立符合各高校實際的人事檔案業務標準和操作規范，將其列入學校整體制度建設的模塊中，并根據新時期人事檔案工作體制改革作出相應調整。2.加強人事檔案數字技術標準化建設。首先，搭建數據共享平臺，統一各操作系統數據傳輸接口，簡化數據采集和移交的操作界面，確保檔案數據在各系統功能模塊間運轉的流暢性；其次，明確人事檔案數字化加工標準和技術規范，如信息目錄、數據格式、采集范圍等，為后續大數據分析技術能夠順利地嵌入運行提供保障。3.加強人事檔案信息安全保障建設。規范各操作系統和數據平臺的管理，一方面，高校在啟用數字化外包服務時，應審查外包公司保密資質，并全程參與數字化外包監控，確保檔案實體和信息安全；另一方面，建立系統風險防控體系和信息安全評估機制，制定系統網絡故障應急預案，依托密鑰加密、身份識別、訪問監控等技術，對存在的安全隱患應及時整改落實，確保人事檔案信息采集、存儲、交接等運轉環節的網絡環境受控。

四、結語

“大數據”是數據存儲和技術應用的有機結合，為順應大數據時代發展需求，高校應轉變以往將人事檔案定性為“一家之事”的狹隘觀念，創新管理理念，提高管理水平，提升服務效用，讓人事檔案走出“深閨”，發揮大數據的技術優勢，構建人事檔案工作體系，充分利用人事檔案信息資源，實現組織人事和檔案工作的合作共贏。