人才引進中的人事檔案作用和應用

文/吉林省梨樹縣人才引進服務中心 李琳

我國經濟進入快速發展的時期，社會主義市場經濟體系不斷完善，人才流動的速度也因此加快。在這樣的背景之下，檔案管理工作顯得尤為重要，尤其對人事檔案管理產生了較大的影響。目前就業競爭變得越來越激烈，主要實行雙向選擇的機制開展人才引進工作，但是單位需要借助一定的中介或是載體來進行選擇。基于此，人事檔案是人才引進當中非常重要的一部分，并且人事檔案在其中起到了不可替代的重要作用。

一、人事檔案是單位引進并了解人才的重要途徑

目前大部分單位在引進、招聘人才的過程中，往往依據應聘者的學歷、簡歷、筆試以及面試等多方面的信息和資料對人才進行分析，但是這些資料和信息對人才綜合素質的考察并不全面。所以在這樣的條件之下，用人單位很難準確選擇出具有全面的、高素質型人才，并且對人才缺乏足夠的了解。所以對人才的學歷、簡歷、筆試以及面試成績進行分析并不全面，這些資料的準確度以及可信度是非常低的，未能幫助單位準確、真實地了解到人才的基本情況以及個人素質。在進行人才引進的過程中需要根據崗位的要求，匹配具有相同素質的人才，若想做到這一點，需要借助到人事檔案其中的資料和信息。人事檔案當中的材料，可以更加全面地反映出一個人的思想道德、知識能力、興趣愛好等多方面的素養，這些基本素質可以幫助用人單位更加準確地了解應聘者身上的特性，判斷其是否具有可培養的潛力。不僅如此，人事檔案具有較高的可信度，所以人事檔案當中的資料可以較為準確地反映出個人的素養，幫助用人單位更為準確地了解、引進人才。在開展引進人才工作之初，就需要非常重視人事檔案的審查工作，并通過人事檔案當中的資料掌握人才的全面素質，做到用人所長、避人所短。

二、人事檔案是了解人才的權威資料

人才引進工作具有階段性、表現性等特點，被招聘人員所提供的學歷、簡歷、筆試、面試等材料，可以針對性地對一些資料進行掩飾，這樣盡可能地避免讓招聘人員了解自己的缺點和弱點，并在招聘過程中充分發揮出自身的長處和才智。這樣雖然可能會得到招聘人員的欣賞，但是卻很容易誤導招聘人員，無法及時、全面的反映人才的綜合素養。但是，人才檔案當中的信息和資料可以更加全面地反映出人才的綜合素養，這是因為人事檔案當中的信息和資料，不僅可以了解到個人的學歷、簡歷等多方面的信息，還可以了解到其性格、興趣愛好以及業務水平等多方面的信息，所以人事檔案其中的信息是較為公正的，是了解人才的權威資料。

三、人事檔案是幫助招聘單位了解人才防干擾的工具

用人單位在開展人才引進工作的過程中，往往會受到各方面因素的干擾和影響，由于這些影響和干擾的作用，常常對人才引進造成誤判。常見的一些托關系、請客、送禮等行為，給用人單位人才引進工作產生了不良的影響，使得工作具有一定的片面性和局限性，不能將更好的人才引進到適合的崗位當中。但是人事檔案當中的資料可以全面地反映出人才的個人信息，其中詳細記載著個人的教育、培訓等多方面的歷史信息，可以更加全面地考察、了解并引進人才，是招聘工作非常重要的工具。用人單位可以根據人事檔案當中的信息對號入座，將最優秀的人才放在最合適的崗位，做到知人善用，讓人才在相應的崗位最大程度發揮出自身的作用，進一步促進事業的發展。所以人事檔案可以盡可能避免短時間接觸的片面性，以及依靠人際關系所帶來的不良影響。

四、人事檔案可以提高引進人才的全面素質

目前人事檔案在人才引進工作中未能引起足夠的重視，其所體現出來的作用以及重要性明顯減弱，其中表現在三個方面：首先，在建立人事檔案的時候，未能嚴肅對待人事檔案的管理工作；其次，人才本人未能注重自身檔案的管理，重視程度有所減弱；最后，用人單位未能對人事檔案給予一定的重視。綜上來看，其根本原因在于人事檔案的管理工作未能引起各方的注意和重視。

單位領導以及人事部門在對個人進行管理的時候，人事檔案是非常重要的依據，人事檔案將一個人以往的表現都記錄其中。但是，現在很多人未能重視和關注到個人檔案，甚至不了解自己人事檔案當中有哪些內容，甚至很多人并不知道自己是否具有人事檔案，并抱有無所謂的態度。也因此，很多人未能及時約束到自身的道德品質、行為規范以及政治思想，甚至還出現人生理想觀念不正確的想法，這些問題都加大了開展人事管理工作的難度，使得很多人的綜合素質下降。基于此，應當及時加強并改進人事檔案管理工作，這也是解決這些問題最有效的方式。

五、人事檔案是維護職工自身利益的重要保障

養老保險金的籌集需要在國家、企業以及個人三者的基礎之上建立，并且在發放的時候需要根據個人統籌項目的退休費用總額來進行發放。人事檔案會對職工繳納養老保險金等進行記錄，并且人事檔案當中記錄的工齡、工種以及年齡等多個信息都會成為養老金發放的主要依據。有時候會受到一些因素的影響，造成企業發放的養老金和實際出現了一定的誤差，或者是參保人員發現自己年齡、工種等信息并不準確，需要找到相關部門對其進行更正。一旦遇到上述的這些情況，相關部門不會片面進行改動，首先就會對人事檔案進行查閱，并且需要人事檔案部門出具相應的證明之后才可以決定是否可以更改。人事檔案對維護職工切身的利益起到了非常重要的作用，對于員工來說，無論是職稱評審、福利待遇，還是財產繼承等事宜都是需要依據人事檔案作為主要的依據。

六、在人才引進工作當中需重視的人事檔案問題

（一）加強對人事檔案的認知。各級領導應當及時對人事檔案管理工作提高重視，并在自身單位進行廣泛的宣傳和教育，確保用人單位可以充分地了解到人事檔案對個人的重要性。需要讓更多的人認知到人事檔案可以反映出個人業績以及個人信用等多方面的信息，也因此具有了一定的約束，保障他們可以在學習、生活、工作當中嚴格要求自己，對自己的言行起到一定的束縛作用，并努力在自己的人事檔案當中增添一些有利于個人的內容和信息。

（二）做好收集工作，提高檔案質量。首先，在開展人事檔案管理工作的過程中，需要嚴格遵守實事求是的原則，對其中信息進行管理的時候避免教條主義這些毫無作用的程序化語言，并杜絕弄虛作假行為。只有這樣人事檔案的材料才真實可信，并從根本上提高個人對人事檔案管理的重視程度以及關注度，在日常的各個方面對自己起到約束，從而達到管理人才的最終效果。其次，人事檔案當中還可以盡可能地增加一些內容，最好可以體現出個人的特點，例如性格特征、專業能力以及性格愛好等，并對其中的內容進行疏通，這樣對提升人事檔案利用價值起到重要的作用。需要嚴格把關人事檔案的管理工作，只有這樣人事檔案當中的信息和資料，才可以更加真實地反映出一個人的綜合素養，幫助用人單位得到權威的人才資料。

（三）增強服務功能，提升管理人員素質。若想順利開展人事管理工作，人事檔案是其中非常重要的一項。基于此，應當切實增強人事檔案工作針對人才市場的服務功能，隨著現今社會經濟的快速發展，市場經濟競爭日益激烈，開拓檔案事業的發展是一條全新的道路。檔案工作者需要認知到人事檔案的重要性，并且在這個前提之下建立與市場經濟相融合的機制，這為市場上人才的合理流動創造了良好的條件，并為社會主義文明的建設提供了一定的幫助。人事檔案管理工作人員，需要嚴格管理人事檔案的建檔工作，并且不斷充實人事檔案當中內容，保障人事檔案其中內容的真實性。只有這樣，人事檔案中的內容才可以更加準確、全面地反映出人才的綜合素質。也只有這樣，人事檔案工作才發揮出其應有的作用。人事檔案管理工作可以保障其中資料的全面性、真實性，在現今市場經濟競爭激烈的背景下，為人才引進以及人力資源的開發奠定了堅實的基礎。

七、結語

綜上所述，人事檔案是檔案管理工作當中非常重要的一個部分，并且人事檔案管理對人才引進工作起到了非常重要的作用。基于此，應當嚴格對人事檔案進行管理，這樣不僅可以約束人才的行為，起到一定的規范作用，還可以保障人才引進工作的順利開展，并得到有效的執行，做到知人善用。