淺析獨立學院的檔案考評工作
——以西北大學現代學院為例

文/西北大學現代學院 馬迎彌

檔案工作是獨立學院建設發展的重要組成部分。2008年教育部頒布了《高校檔案管理辦法》，其中明確規定，“高等學校應當建立健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平”。依據此辦法及上級部門檢查驗收標準，西北大學現代學院開展了檔案考評工作，且成效顯著。但與此同時，考評工作在實施過程中也存在若干問題。

一、檔案考評的現實意義

在獨立學院的檔案工作中，建立健全檔案《考評制度》是開展檔案考評工作的重要方面，此項工作可提升檔案工作的重要性，提高全校教職工檔案意識，對全體檔案工作者起到了一定的激勵和鼓舞作用，同時將組織領導、人員管理等內容納入考評指標體系，可提高檔案工作隊伍的穩定性，以保障檔案工作體系的完整性。另外，檔案考評可為學校檔案主管部門和歸檔單位之間搭建橋梁，雙方通過頻繁的磨合交流，才能發現科學合理的歸檔范圍，從而不斷完善其制度建設。考評獎罰制度的建立將為兼職檔案員提供評優機會，為檔案工作落后部門提供自查途徑，進而調動全校檔案交流學習的熱情，提升兼職檔案員的工作積極性，提高整體檔案工作隊伍業務水平。

二、獨立學院檔案管理現狀

由于獨立學院起步較晚，內部機構變動及人員流動性大，檔案工作者更換頻繁，導致很難建立健全檔案管理網絡體系。大部分獨立學院檔案管理在建立系統的規章制度上存在一定缺陷，制定的歸檔范圍存在局限性且常年未有拓展，導致歸檔工作在實踐操作中缺乏制度依據。另外，獨立學院在檔案隊伍的人才培養力度上相對較弱，檔案工作者缺少學習培訓機會，業務技能無法及時更新，難以緊跟新時代檔案工作的發展步伐。

三、檔案考評中存在的問題

（一）認識程度不足。目前多數獨立學院的工作重點是轉設迎評，大多以教學、科研、師資隊伍建設等方面為主，對高質量開展檔案工作重視程度不夠，普遍認為檔案工作就是簡單的收集、整理、裝訂，只需檔案工作者按部就班的歸檔即可，開展檔案考評徒增工作負擔，更是一項耗時費力、可有可無的工作。這導致檔案工作邊緣化嚴重。

（二）制度建設落后。獨立學院檔案考評制度的發展一般較為滯后，在建立考評辦法制定考評指標時可參照的規范原則較少，制定的辦法、標準往往在實施中存在內容模糊，檢查范圍局限，缺乏操作性，導致各個環節容易出現脫節，出現考核內容不全面，效率低下等問題。

（三）組織機構不完善。獨立學院檔案主管單位一般設為綜合檔案室，隸屬院務辦公室，并非獨立的一級部門，僅依靠綜合檔案室來組織開展全校性檔案考評工作。一方面，由于缺乏權威性而使得工作推動力度疲弱；另一方面，由于考評組織人員結構單一，其公平公正性無法得到保證，考評結果較難服眾。

（四）實施程序不嚴謹。多數獨立學院在制定考評方案時不能以積極促進工作為初衷，實施程序不夠嚴謹，形式化嚴重，不注重細節考究，各個環節不能有效銜接，甚至出現有檢查無指導、有總結無整改，有考核無表彰的情況，考評過程往往走馬觀花，效果大打折扣。

四、改善檔案考評的實施措施

（一）提高思想認識。全校各級領導、職能部門及檔案業務部門應從上至下統一思想，轉變觀念，提高認識，拓寬思路，通過宣傳引導，以點帶面，充分調動教職工參與檔案考評的積極性，借以形成對檔案考評的濃厚氛圍。實踐證明，科學規范的檔案管理，是建設全校信息交流中心的有效途徑，可對全校各項信息數據進行歸類整合，為學校建設發展，各項評估提供數據支撐。

（二）健全考評制度。制定考評方案要多方調研、深入分析，加強橫向與縱向交流。一方面參照其他高校先進的實施方案，另一方面要在校內進行意見征求，進行有效整理、分析、比較后，擬定出符合本校實際且操作性強的考評方案，確保實施方案各個環節客觀合理、科學規范。在制定考核標準時切記要符合本校工作實際，緊緊圍繞需提升的重點工作和薄弱環節，先明確幾個大項，如：組織領導、立卷歸檔、平時預立卷、安全保密等，再對大項指標進行逐一細化，明確條款內容，要求簡明扼要，可操作性強。考評條款既要注重檔案工作的系統性、整體性、延續性、協同性，又要勇于探索、大膽創新，用新的理念、新的方法、新的思路，將檔案考評延伸至檔案管理的每個環節。另外，標準不可一成不變，要適時調整、及時更新，以不斷推動檔案工作積極發展為前提。

（三）建立考評組織體系。為確保檔案考評工作的有效開展，必須建立權威性強且科學完善的考評組織體系，而搭建合理的歸檔模式是建立考評組織體系的基礎。根據獨立學院機構設立特點，要建立至少四級管理制的檔案歸檔模式，才能保證各項工作順利開展。以西北大學現代學院為例，即：檔案工作領導小組→院務辦公室→綜合檔案室→各歸檔部門。檔案工作領導小組一般由主管檔案工作的副院長及各歸檔部門負責人組成，負責學校檔案考評重大事項的評議。院務辦公室可作為權威部門確保各項工作順利推進；綜合檔案室則是檔案工作的主管部門，對每個歸檔部門進行業務指導、培訓及監督；而歸檔部門負責本部門檔案的收集、整理、歸檔等具體的業務工作。后兩者為檔案工作主體，雙方是相互依存、雙向互動的關系，而檔案考評正是兩者之間的溝通橋梁。以此為基礎建立檔案考評組織體系，首先要從檔案工作領導小組中選派相關領導組成“檔案考評領導小組”，負責考評辦法審議、督導，制定總體方針政策；再由綜合檔案室牽頭成立檔案考評辦公室，負責具體實施、檢查、反饋等工作，為保證檔案考評的公平公正及執行力度，在選擇考評辦公室成員時要兼容并包有全盤意識，從院務辦公室及人事部門等權威性較強的部門中各抽調相關同志作為檔案考評辦公室成員，切忌成員全由綜合檔案室人員組成。

（四）規范考評程序。檔案考評的實施過程要科學嚴謹、環環相扣，做到部門自查扎實到位、實地檢查細致認真、總結整改深入全面、評優表彰合理公正。以西北大學現代學院為例，其檔案考評實施程序分五個環節，部門自查→實地檢查→領導評議→總結整改→評優表彰，各個環節缺一不可。1.各部門自查。在考評實地檢查之前，各部門需根據考評指標結合各自工作實際，進行自我評價，自查要客觀全面，同時可將工作中的問題難點及對檔案工作的意見和建議在自查報告中體現出來，以便考評小組在實地檢查時心中有數，做到有的放矢，避免考評流于形式。2.檢查小組現場考評。檔案工作考評小組成員深入各部門，要根據考評標準逐條對照采取聽匯報、看材料、提問題、實地指導等方式進行檢查，對發現的問題及時進行指導。同時聽取對方意見，了解各部門在實地工作中的難點及困惑，雙方在了解實際工作的前提下，共同協商，及時找出解決方案。3.考評領導小組開會評議。實地檢查結束后，考評小組要結合各部門自查報告及實地檢查情況，形成各部門考評意見。組織領導小組對本年度整體檔案工作的特點、取得的成績、存在的問題進行研究審議。綜合各部門最終成績及整體情況進行評優選先。4.總結整改。領導小組開會審議后要及時將審議結果進行整理匯總，最終形成全校考評總結報告，在深入總結的基礎上提出整改措施，并定期抽查整改結果，將考評落到實處。5.表彰先進、樹立典型。舉辦大型表彰活動是考評的重點環節，有考核無表彰會大大削減大家工作積極性，可將表彰活動分為兩個方面：一方面對獲評者從榮譽表彰、物質獎勵、職務晉升等方面進行嘉獎；另一方面在表彰的基礎上開展“學先進”交流活動，組織獲評者將各自先進的工作方法及經驗進行分享交流，并通過在官網上建立學習交流專題欄目，大力宣傳推廣其好的經驗和方法；加強學習、鼓勵創新，提高工作效率和全校教職工檔案意識。

五、結語

在獨立學院開展檔案考評是推動全校檔案工作的動力，可以極大地推動各部門檔案工作健康發展。同時須注意方式方法，若生搬硬套、走馬觀花，將適得其反，不僅不能取得顯著效果，相反考評帶來的壓力會成為各部門的工作負擔。因此，唯有腳踏實地、不斷創新、實事求是開展考評工作，才能切實發揮考評對檔案管理的作用。