地方高校二級學院教學檔案管理存在的問題及對策研究
——以湖州師范學院為例

文/湖州師范學院檔案館 趙麗彬

地方高校教學檔案管理分為校級教學檔案管理和院級教學檔案管理兩部分。學校檔案館主要收集學校教務處在工作中形成的教學檔案，如學生學籍、學生成績、學位授予、教學獎懲等全校層面的有重大意義的教學檔案。高校二級學院作為開展教學工作的一線主體，是教學檔案的直接產生者，同時也肩負著教學檔案管理的職責，主要負責收集學院在教學及教學管理過程中產生的教學檔案，主要包括課堂教學與教學實踐、教研教改、學科建設、專業建設、授課計劃、班級課表、試卷等方面的檔案。隨著我國高等教育的發展、辦學規模的擴大以及教改工作的深化、專業認證工作的推進，教學檔案的門類越來越豐富，新時期對二級學院教學檔案管理工作的規范化、數字化、信息化等方面提出了更高的要求，如何科學地管理二級學院的教學檔案，使院系教學檔案更好地為學校發展及師生服務，值得我們思考。

一、地方高校二級學院教學檔案工作現狀分析

（一）二級學院教學檔案收集情況分析。檔案收集不完整，門類不齊全，且缺乏專門的存放地點，收集不及時。二級學院教學檔案主要包括教學綜合類、學科建設、實驗室建設、授課計劃、專業教學檢查、試卷等，這些檔案的收集需要教師們積極配合，而在“重科研輕教學”的思想影響下，教師們對教學檔案并不重視，向教學辦上交教學檔案更是能拖則拖，導致教學檔案收集困難，收集質量不高。

（二）二級學院教學檔案管理員隊伍情況分析。目前二級學院檔案管理人員基本上都是由教學秘書兼任，沒有專任教學檔案管理人員崗位，缺乏專業人員，檔案管理素養不高且不穩定。由于日常的教學管理任務繁忙，教學秘書很難抽出精力和時間來學習檔案管理的相關知識。缺乏相應的檔案歸檔保管制度，教學檔案的管理效率欠佳，很多時候是應付了事。兼職教學檔案管理隊伍欠穩定，二級學院的教學秘書經常更換，檔案管理人員也隨之變更。兼職教學檔案管理人員缺乏相應的激勵機制，導致管理人員工作積極性不高。

（三）二級學院教學檔案管理方式分析。隨著現代信息技術的發展，檔案信息化是檔案事業發展的必然趨勢。當前，二級學院對教學檔案的重視程度不夠，教學檔案的數字化建設意識薄弱，在資金投入和專業人員配備等方面都存在不足。目前二級學院教學檔案還是以紙質歸檔材料為主，紙質檔案雖然安全穩定，但是存儲密度低、占用空間大、檢索困難、共享性差，而檔案信息化能提高檔案管理和利用的效率。隨著二級學院教學規模的擴大、學生人數的增加、教學模式改革的推進，教學檔案的內容和復雜度都急劇增加，傳統的檔案管理已經不能適應當前全球經濟社會的數字化發展趨勢，也不能滿足信息化時代對檔案管理的要求，這是一個需要高度重視的現實問題。

二、地方高校二級學院教學檔案管理存在的問題

（一）檔案意識和管理隊伍薄弱。教學檔案產生于日常的教學和教學管理工作中，通常只有教學檢查和專業評估的時候才能體現出它的重要性，所以二級學院領導和兼職檔案員對于學院行政、黨群類的檔案比較重視，對教學檔案不夠重視，教學類檔案的收集、整理也得不到應有的重視。教學檔案管理隊伍薄弱，二級學院檔案管理人員基本上都是教學秘書兼任，沒有設立專任教學檔案管理人員崗位，由于日常教學運行任務繁重，教學秘書很難抽出時間專門研究教學檔案管理，應付思想較重，兼職檔案員工作職責不明確，檔案意識不強，歸檔意識淡薄。

（二）檔案管理手段陳舊，條件落后。隨著高等教育招生規模的擴大，二級學院教學檔案逐年增加，檔案門類愈加細化，使得檔案管理的工作量不斷增加。教育部普通高等學校本科教學工作水平評估的開展和專業認證工作的推進，對二級學院教學檔案管理工作的規范化、信息化、數字化等方面提出了更高的要求。傳統的紙質教學檔案管理模式和手工操作模式已經不能滿足信息時代發展的需求。在建設數字檔案館的大背景下，多數高校的綜合檔案館已逐步實現檔案的信息化管理，但二級學院的教學檔案管理仍采用傳統的手工立卷、保管、利用的方法，管理方式陳舊、落后，造成很多不便，致使檔案工作繁瑣、繁重。

（三）檔案管理制度不完善，檔案收集不齊全。地方高校學校檔案館在檔案的收集、管理、利用方面都制訂了相對完善的管理制度，而二級學院在教學檔案管理制度建設上相對落后。例如，缺乏二級學院“歸檔制度”“兼職檔案員責任制度”等細化完善的制度建設，“歸什么，何時歸”職責不明確，教學檔案不能按時準確歸檔，歸檔的材料常常是零散和不完整的。有些教師為完成任務而草率交差，歸檔檔案中有的檔案缺簽名、缺日期、缺蓋章等，檔案材料不齊全，缺乏說服力和可靠性，造成檔案的質量受到嚴重影響。

三、地方高校二級學院教學檔案管理對策建議

（一）增強檔案意識，要從思想上重視二級學院教學檔案的建設。首先，學院領導層尤其是分管檔案工作的領導和全體教職員工要樹立正確的檔案價值觀。檔案是保存價值的歷史記錄，是一種具有參考和憑證等價值的重要信息資源。在專業申報、專業審核評估和專業認證中都要以檔案作為評估的憑證依據。其次，提高檔案的服務質量，可以提升學院的形象，增加學生對學院的感情。最后，要樹立檔案法制觀。檔案管理是有法可依的，國家近年來出臺了一系列檔案管理的重要法規，2020年6月《中華人民共和國檔案法》已由中華人民共和國第十三屆全國人民代表大會常務委員會修訂通過，并于2021年1月1日起施行，《中華人民共和國檔案法》規定：不按規定歸檔或者不按期移交檔案等行為均屬違法行為。

（二）制定并完善教學檔案管理制度，使檔案建設有規可循。首先，要制定完善的教學檔案管理制度，并將教學檔案管理工作作為一個環節納入教學管理制度和相關人員的崗位責任制之中。學院領導在布置、驗收各項工作任務的同時布置、驗收相關的檔案工作，人人樹立“檔案移交工作沒完成，工作就沒完成”的觀念。其次，明確檔案收集范圍、收集途徑和獎懲等方面的規章制度，完善學院教學檔案管理人員的崗位責任制，建立激勵機制。

（三）加快二級學院教學檔案數字化、信息化建設。第一步，實現二級學院教學檔案目錄信息化管理。可購置一套簡易檔案管理信息系統，利用計算機進行檔案的編目管理，實現自動檢索，提高查詢效率。第二步，實現檔案的數字化、信息化。把紙質檔案全文數字化存儲，并建立教學檔案數據庫，充分發揮網絡平臺的作用，打破各部門的信息孤島，實現檔案信息資源共享和協同利用。我校去年實行了全校各職能部門、各二級學院在線歸檔工作。全校14個二級學院共享學校檔案館“南大之星”檔案管理系統軟件，推行每個學院教學檔案適時在線歸檔，邁出了二級學院教學檔案管理數字化管理的第一步，有效打破了二級學院教學檔案管理各自為政的信息孤島，實現相關信息的互聯互通和有效共享，為檔案服務提供了最大的便利條件。

（四）加大投入，加強培訓，提升檔案人員專業素質，規范檔案管理。地方高校在二級學院教學檔案管理方面投入的經費相對較少。為規范教學檔案管理，提高二級學院教學檔案的質量和管理效率，充分發揮教學檔案的作用，學校要加大對二級學院教學檔案管理經費的投入，并通過制定教學檔案建設的相關激勵政策，增強教學檔案管理員的工作積極性。加強檔案管理人員的業務培訓，提高二級學院的檔案管理水平。檔案資源開發與檔案人員專業素質密切相關，為提高檔案管理人員的專業水平和服務意識，二級學院應注重教學檔案管理人員的素質提升。學校檔案館要定期舉辦檔案業務知識培訓，尤其要為新上崗的二級學院教學檔案管理人員舉辦業務知識培訓，也可派遣兼職檔案管理人員參加省市級的檔案業務培訓，提升檔案人員專業素質，使教學檔案能為學院的教學與管理提供更好的服務。

四、結語

二級學院的教學檔案是教學過程的真實記錄，是專業認證和專業檢查的重要憑證，對日常教學管理、教學改革和學校決策都具有重要的參考和借鑒作用。通過增強全員檔案意識、制定完善教學檔案管理制度、加大投入、加強培訓、提升檔案人員專業素質、加快教學檔案數字化和信息化建設等舉措，進一步提高二級學院教學檔案工作的質量，使二級學院的教學檔案更好地服務學校各項工作的發展，為學校的發展做出應有的貢獻。