淺析信息化大背景下的醫(yī)院檔案利用

文/濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 王愛麗

隨著信息化時(shí)代的日益發(fā)展，特別是云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等數(shù)字媒介的發(fā)展與普及，社會(huì)各行各業(yè)面臨著巨大的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。很多大型綜合醫(yī)院在信息化建設(shè)方面也進(jìn)行了大量的投入，建設(shè)了相對(duì)成熟完備的數(shù)字信息化檔案室，以期為檔案保存、職工利用和醫(yī)院發(fā)展提供更多的檔案服務(wù)。數(shù)字化檔案室的建設(shè)和數(shù)字化檔案的生成，不僅對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作帶來(lái)巨大影響，也意味著檔案利用的媒介和方式發(fā)生了重大轉(zhuǎn)變。因此，作為新時(shí)代的檔案管理工作者，必須盡快克服傳統(tǒng)檔案利用工作方式的不足，針對(duì)信息化時(shí)代檔案利用的新特點(diǎn)，做好檔案開發(fā)利用工作，更好地為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策和醫(yī)院發(fā)展建設(shè)發(fā)揮積極的推動(dòng)作用。

一、傳統(tǒng)檔案利用工作方式存在的不足

（一）檔案利用方式單一。傳統(tǒng)檔案室的工作方式往往就是蹲點(diǎn)工作，被動(dòng)等待使用者使用，檔案利用方式單一固化，而且提供給借閱者或者利用者的都是相對(duì)單一的檔案原件或者復(fù)印件，一般稱之為簡(jiǎn)單的實(shí)體檔案服務(wù)。

（二）檔案利用主體受限。受職能和職責(zé)所限，醫(yī)院檔案室一般不對(duì)外開放，檔案使用者也僅限醫(yī)院內(nèi)部各類工作人員。借閱者必須親自到檔案室，面對(duì)面借閱檔案或者接受檔案管理人員提供的各類問(wèn)題的解答。社會(huì)上的其他人員無(wú)法了解和借閱醫(yī)院對(duì)外公開和宣傳利用的檔案資料。

（三）檔案利用效率較低。傳統(tǒng)檔案室的實(shí)物借閱或者復(fù)印，不僅浪費(fèi)借閱人員的時(shí)間，也增加了檔案管理人員的工作量。傳統(tǒng)實(shí)物借閱或復(fù)印必須嚴(yán)格按照有關(guān)程序辦理借閱手續(xù)。另外，同一份檔案相同時(shí)間內(nèi)只能提供給一人使用，不能同時(shí)提供給兩個(gè)或更多的人使用。并且檔案部門不能針對(duì)利用者的不同工作特點(diǎn)，了解利用者的需求，就像生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)者不了解市場(chǎng)的需求就盲目擴(kuò)大生產(chǎn)一樣，往往導(dǎo)致檔案資源利用率低，甚至被束之高閣，缺乏使用。

（四）檔案利用過(guò)程中存在檔案損毀風(fēng)險(xiǎn)。檔案原件的借出，整個(gè)過(guò)程存在日常磨損、人為破壞、丟失損毀等風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)醫(yī)院來(lái)說(shuō)都是嚴(yán)重的損失。并且傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案維護(hù)成本高，一旦發(fā)生天災(zāi)人禍就會(huì)產(chǎn)生毀滅性的損失。

（五）檔案編研費(fèi)時(shí)費(fèi)力。傳統(tǒng)檔案編研需要掌握系統(tǒng)詳盡的檔案資料，并且對(duì)大量枯燥無(wú)味的實(shí)體檔案進(jìn)行閱讀、抄寫、分析和編排，這個(gè)過(guò)程往往需要成立專人專班，耗費(fèi)相當(dāng)大的人力、物力、財(cái)力才能確保檔案編研工作的順利完成。不僅如此，傳統(tǒng)檔案編研還經(jīng)常受到客觀條件所限，很難做到面面俱到、包羅萬(wàn)象。

二、信息化檔案室中檔案利用的新特點(diǎn)

（一）檔案利用方式多樣化。檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理之后，經(jīng)過(guò)檔案部門的審核，即可通過(guò)電子檔案系統(tǒng)、手機(jī)、醫(yī)院公眾號(hào)等信息媒介開展更為廣泛的利用，打破了傳統(tǒng)空間的壁壘，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案利用渠道的多元化和利用方式的多樣化。

（二）檔案利用主體最大化。檔案管理人員可將數(shù)字化檔案資料設(shè)置公開的等級(jí)、時(shí)間、范圍和人群（醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、普通干部職工乃至病人或家屬），不必被動(dòng)地坐在辦公室接受查閱和查詢，可以主動(dòng)服務(wù)，利用網(wǎng)絡(luò)、微信、公眾號(hào)等網(wǎng)絡(luò)媒介主動(dòng)向一定范圍的人員推送和傳播醫(yī)院檔案信息。

（三）檔案利用服務(wù)高效率。信息化處理手段把原來(lái)傳統(tǒng)的提供原件或復(fù)印件的方式轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢约磿r(shí)閱讀的方式，有效避免了傳統(tǒng)檔案利用中由于實(shí)體檔案多次使用造成的時(shí)間和勞動(dòng)力的浪費(fèi)現(xiàn)象。另外，信息化手段克服了時(shí)間和空間的局限，實(shí)現(xiàn)了檔案資料快捷傳輸、便捷下載，最終保證了檔案信息的及時(shí)利用與共享，確保了檔案利用服務(wù)的靈活性和高效率。

（四）檔案原件得以妥善保存。將傳統(tǒng)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化，能夠有效保護(hù)檔案原件。實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)字化，可在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下查閱檔案資料，開展網(wǎng)上檢索和利用，檔案原件不再經(jīng)受經(jīng)常性的復(fù)印、借閱甚至損毀，對(duì)原始檔案資料是一種全方位的保護(hù)，更加有利于原始檔案的保存。

（五）檔案編研形式更加豐富。檔案編研是對(duì)檔案資料的處理、加工和升級(jí)，是具有創(chuàng)造性的工作。傳統(tǒng)的編研形式無(wú)非就是檔案匯編、文摘、年鑒、圖集、專題著述等；而數(shù)字化檔案卻可以輕松通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)自動(dòng)分類、自動(dòng)檢索、加工處理等方式實(shí)現(xiàn)查找、編輯和利用，使得檔案編研成果圖文并茂、形式多樣。檔案編研形式直接決定著檔案最終的受眾群體。基于數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的編研成果憑借其易于普及、形式多樣、新穎別致等優(yōu)勢(shì)，可以吸引到更廣大的關(guān)注。

三、信息化背景下做好檔案利用工作的舉措

（一）不斷完善室存檔案。室存檔案是做好信息化檔案室和開展檔案利用的重要基礎(chǔ)，沒(méi)有豐富的室存檔案，一切檔案工作無(wú)從談起。醫(yī)院必須進(jìn)一步提高對(duì)檔案歸檔工作的重視程度，嚴(yán)格按照國(guó)家和醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理辦法，每年對(duì)應(yīng)該存檔的資料進(jìn)行系統(tǒng)的收集、整理、歸檔，確保醫(yī)院各部門、各方面具有價(jià)值的教研資料得以妥善保存，為后期開展信息化處理和檔案利用工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（二）不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和能力。

信息化的大潮給各類工作人員都提出了新的工作要求，檔案管理人員也不例外。檔案管理人員除了要加強(qiáng)檔案相關(guān)專業(yè)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)和具備滿足檔案管理工作的專業(yè)素質(zhì)以外，還要進(jìn)一步提升信息化工作水平，提高運(yùn)用信息化、新媒介管理檔案、利用檔案的水平和能力。醫(yī)院可舉辦培訓(xùn)班或者邀請(qǐng)專家授課等方式，將信息化工作水平作為培訓(xùn)提升的重要內(nèi)容，將信息化手段（網(wǎng)站、微信、公眾號(hào)等）應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理工作中，發(fā)揮信息化技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的優(yōu)勢(shì)。

（三）不斷提升檔案管理的信息化水平。醫(yī)院檔案室的信息化建設(shè)是深度開發(fā)和利用檔案資源的重要途徑，所以，醫(yī)院應(yīng)重視數(shù)字化檔案室的投入和建設(shè)，及時(shí)更新升級(jí)檔案信息系統(tǒng)的軟硬件和設(shè)備。根據(jù)工作需要，充分利用信息化手段對(duì)醫(yī)院檔案文本、圖像、視頻等檔案資源進(jìn)行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，明確需要公開利用的等級(jí)和范圍，積極做好技術(shù)保障和隱私保密。做好檔案信息化的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，圍繞檔案資源的開發(fā)與利用，建設(shè)一套完整的檔案信息共享交流服務(wù)平臺(tái)，逐步實(shí)現(xiàn)院內(nèi)外的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等全方位信息的共享共用和互聯(lián)互通。

（四）不斷提升醫(yī)院檔案編研水平。對(duì)原本枯燥無(wú)味的檔案資料進(jìn)行檔案編研，是提高檔案利用率的必要手段，也是室存檔案有效開發(fā)和利用的重要方式，檔案編研的水平和質(zhì)量直接決定著檔案的利用效率。結(jié)合大多數(shù)醫(yī)院的實(shí)際情況，醫(yī)院的檔案編研工作水平在以下兩方面需加以提高：一方面，提高重視程度，增強(qiáng)編研力量。檔案部門在醫(yī)院內(nèi)部并非業(yè)務(wù)部門，容易被忽視，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和工作人員配備等都落后于醫(yī)院臨床科室。因此，醫(yī)院需要從機(jī)構(gòu)設(shè)置著手，加強(qiáng)人員和職能配備，完善檔案專業(yè)人才隊(duì)伍，為編研工作的順利開展創(chuàng)造有利條件；另一方面，提高編研質(zhì)量，發(fā)揮檔案價(jià)值。編研人員在工作中需要遵循實(shí)用性原則，在原有基礎(chǔ)上提高成果質(zhì)量，根據(jù)檔案資料的不同特點(diǎn)，或編研成冊(cè)，集中利用；或復(fù)刻成影像資料，繪聲繪色；或建設(shè)檔案網(wǎng)站，廣而告之等。通過(guò)多種多樣的編研工作，面向醫(yī)護(hù)、面向病患、面向社會(huì)提供檔案服務(wù)，將檔案室的社會(huì)功能全面激發(fā)出來(lái)。

（五）不斷強(qiáng)化檔案安全管理。確保檔案信息安全和保密，是開展一切檔案管理工作的前提。之前，如果要轉(zhuǎn)移安保設(shè)施完備、專人看管的上千件實(shí)物檔案幾乎是不可能實(shí)現(xiàn)的事情。而現(xiàn)在，利用技術(shù)手段去轉(zhuǎn)移、竊取網(wǎng)絡(luò)介質(zhì)存儲(chǔ)的信息化檔案數(shù)據(jù)卻并不費(fèi)勁，甚至不需要接觸實(shí)物檔案。所以，一旦發(fā)生檔案泄密事件，后果不堪設(shè)想。盡管數(shù)字化檔案的開發(fā)和利用，提高了工作效率，豐富了檔案利用形式，但是也大大增加了檔案開發(fā)、利用和編研過(guò)程的安全風(fēng)險(xiǎn)。因此要高度重視數(shù)字化檔案室的安全管理工作，建立檔案信息安全容災(zāi)備份機(jī)制，檔案數(shù)據(jù)實(shí)行斷網(wǎng)保存，并進(jìn)行異介質(zhì)的備份。通過(guò)不斷提高管理措施，嚴(yán)防檔案信息化數(shù)據(jù)丟失、損毀和泄密事件發(fā)生，有條件的單位，鼓勵(lì)開展異地容災(zāi)備份。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案資源信息化是不可避免的歷史趨勢(shì)。面對(duì)新的時(shí)代要求，醫(yī)院檔案管理者必須順應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)，在信息化的大背景下做好檔案室建設(shè)和檔案利用工作，規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理工作的不足，充分運(yùn)用信息化手段，在確保安全和保密的基礎(chǔ)上積極開展檔案開發(fā)和利用，將豐富的醫(yī)院檔案原始資料完整地提供給醫(yī)院管理者和廣大醫(yī)護(hù)人員，乃至各類社會(huì)服務(wù)對(duì)象。在做好檔案開發(fā)和利用的過(guò)程中，更加全面、新穎、生動(dòng)地展現(xiàn)醫(yī)院檔案資源的價(jià)值。