以信息一體化助力國企檔案管理

文/西部機場集團有限公司機場建設指揮部 符敏華

檔案記錄著國有企業運行和發展的原始依據，其包含著國有企業所需的材料、人力資源信息、運行情況、客戶信息等內容。國企管理人員通過利用信息一體化系統查詢所需的資料或內容，從而對工作進行有效的調整和改進。因此，對當前國企檔案管理進行優化尤為重要。信息一體化和檔案管理的相互結合使得國企檔案管理進入了全新的階段，實時共享、方便管理成為檔案管理的主要優勢，檔案信息一體化時代的到來，使得國企檔案管理擺脫了傳統檔案管理模式的束縛，有效提升管理的效率。

一、信息一體化助力國有企業檔案管理的表現和特征

（一）增強檔案管理的效能。即時共享和高效性成為信息一體化最為顯著的特征。互聯網時代到來后，各個行業的管理人員認識到了信息一體化的價值，紛紛在檔案管理時引進信息化系統和信息化技術，培養更多的信息化人才。例如：計算機中強大的儲存空間能夠儲存更多資料，進而在形成電子檔案后，逐步代替當前的紙質檔案，方便檔案管理人員查詢和收集，在一定程度上節約當前的管理成本。究其原因，傳統紙質檔案在管理時需要由多人協作完成，且對于保管的條件或者要求等都有很高的需求。而計算機管理檔案時不用消耗太多人力資源，檔案內容還能夠及時在線上被傳閱和查看，有效實現了檔案的共享和傳輸。由此可見，信息一體化檔案管理模式彌補了當前傳統檔案管理的不足，將成為未來檔案管理的發展趨勢。

（二）檔案管理的準確性和時效性得到明顯提升。

檔案信息一體化管理的重要價值取決于檔案管理者能夠在一定時間內將重要檔案信息傳輸到利用者的手中，因此，檔案管理對于信息傳輸的時效性有著更高的需求。針對一些已經過期檔案來講，其保存和利用的價值并不高，只能作為歷史證據進行收集和管理。如果檔案管理想要發揮出其最大的功能，檔案管理信息的完整性和準確性發揮著重要作用。尤其是圖像記錄、日期記錄或者數字記錄等過程中需要保障信息記載的合理性和合法性，信息一體化檔案管理時通過對原始記錄進行保存，避免產生篡改和變動，有效提升了檔案記錄和管理的準確性。

（三）滿足國企走向規范化和現代化的需求。站在系統論的角度進行分析，檔案或者情報等都屬于相對完整的信息化系統。國企只有實現一體化管理才能達到信息互補的目的，才能使信息化系統發揮出最大的價值和提升整體的效應。國企可以借助信息一體化系統開展各項決策和生產、運營等，提升各項決策的可靠性。

二、信息一體化助力國企檔案管理的重要途徑

（一）以硬件投入為信息一體化建設基礎保障。國企檔案開展信息化管理時過于重視計算機網上的數據采集、文字采集和表格采集等，疏忽了對計算機硬件、網絡線路、路由器等硬件的管理。甚至一些國有企業在開展信息化檔案管理時，并沒有對計算機軟件系統進行更新，導致其管理的效果差強人意，造成管理效能降低。因此，想要全面發揮出信息一體化的助力作用，需要加強對計算機、網絡線路的維護和管理，加大對計算機等設備的投入。國企在開展信息一體化管理時，應當選擇一些質量好的計算機或者相關設備，進而為開展之后的檔案信息一體化管理工作提供基礎保障。另外，國企在進行檔案信息化管理時，還可以按照不同部門的需求，投入與之相對應的管理系統，如：扶貧開發中所使用的系統、社保三核管理系統等，由于這些系統的功能不同，我們需要及時對這些系統進行升級和管理，在開發和創建出更多檔案管理系統后，能夠與時俱進，滿足國企檔案資料管理的需求。

（二）以“一體化制度”實現管理的有序性。國企檔案管理想要實現標準化和制度化等管理目標，需要制定“一體化”制度，通過對人員、各項工作或者流程等進行管理，促進各項檔案管理工作實現一體化運行。首先，針對各部門的工作制定嚴格的分工制度和職責制度，保障各項工作責任落實到個人。其次，建立一體化工作流程或者規章制度，實現全過程的規范化和長效化管理。最后，針對相關人員，國企需要在人員培訓、人員考核和人員晉升等方面制定相關的制度，在激發起檔案管理人員的工作熱情后，能夠在內部形成良好的氛圍，加大信息技術的學習，促進信息一體化工作的順利開展。

（三）以信息技術為管理的重要載體。國企檔案信息一體化管理工作主要以計算機為依托開展信息化管理，國企想要實現信息一體化需要有先進的技術作為支撐，就要通過在各個信息部門構建相應的技術平臺后，開展對國企檔案的一體化管理。檔案信息一體化管理的技術性較強，是一項技術集成型的系統工程，國有企業通過搭建信息技術平臺，實現企業需求和信息資源的相互結合，進而將各項有用的資源或者信息等進行開發、利用、生成信息管理系統，從而為企業管理人員在開展決策工作時提供可利用的依據。國企信息一體化管理工作需要以下相關技術的支持：1.數據處理技術。國企在開展檔案信息一體化時，需要對雜亂無序的信息去偽存真、取其精華。通過借助數據處理相關技術將企業重要信息進行數字化的管理，再根據國企運行需求和發展需求等提供更多有價值的信息或者資源。2.數據儲存技術和組織技術。國企運行過程中會產生更多的信息或者有價值的數據。因此，企業在對這些信息開展儲存和管理時，需要借助這些技術將其儲存到信息系統中，使內部之間建立良好聯系后開展信息化管理，從而使儲存在系統中的信息發揮出應用的價值或者功能。這些技術中包括數據庫技術、數據組織技術、數據轉換技術或者數據儲存技術。3.分類技術和索引技術。國企內部信息資源或者外部信息資源等整合過程需要相應分類技術或者索引索技術等進行規范，開展統一的分類、管理，為國企開展管理工作提供更多有用數據和信息，與之相關的技術包括：多媒體技術、集成檢索技術、網絡信息檢索技術等。4.集成技術。國企部門相對較多，這些部門中的信息都會儲存在信息部門中，但是從國企信息儲存的情況來看，其與規范標準還有一定的差距，國企檔案信息一體化管理中可以借助中間技術或者基于協議的整合技術等，將這些異構的資源整合到一起。5.安全技術。信息一體化背景下，國企開展檔案信息一體化管理需要以信息安全技術為支撐。究其原因，信息資源在進行共享的過程中會產生安全問題，直接威脅到國企的發展。因此，國企在實現信息一體化的功能時，可以使用訪問控制技術、防火墻技術、數字簽名技術、認證技術或者加密技術、身份識別技術等保障信息的安全性。

由此可見，這些技術的應用，能夠有效將傳統文獻記錄轉化為數字化信息，搭建起國企檔案信息一體化所需的文獻數據庫。

（四）以推廣“一體化”信息服務促進一體化建設進程。國企檔案信息一體化建設過程中需要建設圖書、信息和檔案三位一體的信息化管理體系，為了滿足國企發展的進程，需要結合自身發展情況對信息一體化系統開展調節和管控，在加大對企業檔案信息的一體化宣傳和管理時，能夠不斷調整自己的不足，提升一體化建設的服務質量。如：借助一體化信息技術將一些廣告投放在相關領域中；借助信息一體化技術挖掘出客戶的價值或者借助大數據技術了解客戶需求，為國企的可持續發展提供保障。另外，信息一體化管理模式在應用時，檔案管理人員要通過不斷提升自身信息化技術水平，在開展信息一體化服務的同時，做好預防管控工作，使檔案服務管理質量更有保障。

三、結語

由此可見，國企檔案管理中適時地應用信息一體化技術，能夠有效提升檔案管理的效率和質量，國有企業檔案管理過程中，應該從多方面考慮和分析，采取有效的管理方法，通過在硬件的投入上、技術的支撐上和服務質量上、制度上進行全方位的調整和管控，從而有效提升國企信息的準確性和可靠性，發揮出信息資源的功能和價值，對國企的發展起到促進作用。