高速公路數字檔案管理工作探討

文/福建泉廈高速公路管理有限公司 石麗樺

一、數字檔案概念

（一）數字檔案。2015年8月國家檔案局實施的《數字檔案COM和COLD技術規范》將數字檔案定義為：以數字形式存在的檔案信息資源，包括傳統載體檔案數字化產生的相關信息、電子檔案等。

（二）電子文件和電子檔案。按2017年3月施行《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894-2016）定義：1.電子文件指國家機構、社會組織或個人在履行法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲數字格式信息記錄，由內容、結構、背景組成；2.電子檔案指具有憑證、查考、保存價值歸檔保存的電子文件。電子文件與傳統紙質文件都具有特定要素和同等作用、效力；特殊性在于必須依賴計算機等電子數字設備進行傳輸、存儲、閱讀；3.二者關系。電子檔案必然是電子文件，而只有歸檔保存電子文件才是電子檔案。電子文件內涵和外延要大于電子檔案；4.電子文件特征。非人工識讀性（與傳統紙質形成根本區別）、生成環境依賴性（依靠計算機軟、硬件工具）、信息與載體可分離性、信息內容、載體和環境易變性、多種媒體集成性和信息存儲高密度性。

（三）檔案、數字檔案、電子檔案以及電子文件區別。趙豪邁、鐘萬梅等對電子文件、電子和數字檔案概念進行研究，并提出不同觀點。綜合《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《數字檔案COM和COLD技術規范》定義，檔案、數字、電子檔案及電子文件邏輯關系表述為：1.電子檔案?數字檔案?檔案；2.電子檔案?電子文件；3.數字檔案?電子檔案U傳統載體的數字化檔案。

二、高速公路公司檔案歸檔內容

（一）管理業務工作內容。按業務類型，包括：通行費征收（土建、機電）、道路養護、路產路權維護、經營開發（含服務區、廣告）等。

（二）管理檔案歸檔內容。按《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》結合業務范圍，主要包括：1.收費業務。交通量、通行記錄、收費數據、ETC業務數據、各類報表等，來源于收費業務系統電子文件，由收費部門負責收集、整理和歸檔；2.養護業務。土建、機電養護工程前期文件、施工文件及交竣工文件等，內部管理系統產生的電子文件、施工編制紙質文件和音像文件，由養護部門負責收集、整理和歸檔；3.會計業務。主要來自集團ERP系統電子文件，外部接收電子會計資料、紙質資料，由財務負責收集、整理和歸檔；4.人事勞資。組織機構設置、人力資源管理等。來自集團OA系統和ERP系統電子文件，及來自政府部門、相關單位紙質文件，由人事部門負責收集、整理和歸檔；5.文書。上級單位、內外部來往文件等，主要來自集團OA系統電子文件，由行政部門負責收集、整理和歸檔；6.其他。黨工團、資產、經營開發、法律事務、安全、內控（審計）等來自集團OA、合同系統電子文件，外部紙質文件，由相應部門負責收集、整理和歸檔；7.影像。

目前，歸檔內容主要為文書檔案、養護檔案、會計檔案和人事檔案。

三、高速公路檔案管理工作現狀

（一）檔案管理現狀。1.管理職責劃分。辦公室牽頭負責檔案管理工作，各部門負責本部門的收集、整理和歸檔工作；2.歸檔形式。目前仍以紙質檔案為主，而電子文件歸檔仍需轉換成紙質文件存檔，影像檔案以光盤形式存檔；3.檔案利用。人工查詢為主，查詢效率低，使用不便。

（二）數字檔案建設存在的主要問題。1.對數字檔案建設重要性認識不足，檔案管理仍停留在應對審計和廉政風險防控上，企業檔案管理僅作為辦公室一項附屬的次要工作，沒有專職機構、人員，數字檔案建設缺乏資金保障；2.檔案管理人員觀念和技術能力無法適應數字檔案管理需求，缺乏對信息、數據庫技術等專業技術基礎和認識，數字化管理停滯不前。

四、高速公路數字檔案管理必要性和條件

（一）高速公路數字檔案管理的必要性。長期以來，檔案管理以傳統模式的紙質歸檔、存檔、人工管理為主。檔案整理、歸檔、查詢利用人工為主，效率低、成本高，而且還存在檔案丟失、泄密等風險，在提升管理水平和改善效益方面難顯現價值。而數字檔案管理方式的出現，將從根本上改變目前效能低下的現狀，亟須推進數字檔案管理工作，其優勢主要表現在：1.自動整理歸檔，提效率，降成本，實現節能減排。通過數字系統接口和數字簽字技術，可實現與企業ERP系統、OA系統、養護、合同和收費管理系統等信息化無縫銜接，實現電子自動歸檔，降低人工處理工作量及操作錯漏，提速度，保質量。音像和紙質化文件通過數字化處理，實現檔案無紙化存儲，降低管理成本；2.數字檔案并不依賴特定的物理載體，擺脫了傳統檔案存放時對環境的要求，可通過磁盤、光盤、縮微膠片、云存貯等方式進行存儲、備份，可定期進行轉錄，無須擔心丟失、受潮造成無法轉逆損害，存儲更加穩定、時間更長，并減少過程維護工作量；3.實現檔案高效安全利用。檔案最終價值在于利用，傳統只能通過人工進行查找、復制，費時費力，效率低，且紙質檔案查閱容易造成損壞，造成檔案資源利用率低。數字檔案通過網絡、數據庫、大數據技術，實現快速查找、遠程查閱、下載，提高效率，頻繁查閱也不會存在檔案損壞，使利用價值充分發揮。通過身份認證、防火墻、訪問控制、密碼及檔案信息備份恢復系統等安全技術，有效保障安全。

（二）實現高速公路數字檔案管理的有利條件。數字檔案系統建設和檔案數字化，需管理工作系統化、信息化、電子化，要有數字檔案管理信息專業技術人才及信息化管理基礎。而高速公路運營公司已具備紙質檔案、音像檔案數字化軟、硬件條件和使用經驗，為數字化工作全面實現創造了成熟條件。1.因高速公路監控和收費系統管理需要，均配備有軟件、硬件、通信、電力等工程技術專業人員，完全具備數字檔案系統日常管理、維護技術能力，部分運營公司甚至具備數字檔案管理系統軟件開發技術能力；2.經過多年發展，企業ERP系統、OA系統、養護、合同、收費管理等信息化系統在運營管理中得到廣泛應用，具備檔案數字化良好基礎條件。

五、高速公路數字檔案管理系統建設方案

（一）系統功能目標。實現高速公路檔案數字化，自動集中分類存儲、網絡遠程數據檢索、用戶分級管理和檔案備份恢復。

（二）系統功能模塊。主要有：用戶管理、權限管理、編輯、綜合查詢、查詢結果輸出、數據備份與恢復。1.用戶管理。用戶賬戶及密碼添加、修改、刪除；2.權限管理。系統管理員（最高權限）、維護員（添加、修改、刪除）、用戶（不同內容檔案查閱、下載）；3.編輯。不同來源電子文件或數字化檔案導入、修改、刪除，保密等級設置；4.查詢。綜合查詢、統計分析、查詢結果下載、打印。對具有保密要求的檔案，應設置權限認證或利用審批手續。5.數據備份與恢復。光盤（磁帶、硬盤）離線備份、遠程備份、本地備份，數據災害恢復。

（三）系統建設要求。1.成立數字檔案建設機構，配備檔案和信息管理專業技術人員，為數字檔案系統建設提供人員、技術和資金保障；2.按數字檔案管理系統建設要求，全面梳理現有信息化系統，實現運營管理信息化系統生成歸檔電子文件導入；3.系統能夠對導入的電子文件和查詢操作進行“四性”檢測，保證檔案真實、可靠、完整和可用；4.數字檔案文件格式要求。文本采用PDF/OFD版式文件或WPS/RTF/DOC或TIF/JPG/PNG格式；數據采用XLS/XML/DBF格式，或轉換為PDF/OFD等格式；圖形采用SVG/SWF/DXF/WMF/EMF/STP/EPS等格式；圖像分辨率不低于200dpi，宜300dpi以上，高精度仿真復制時不小于600dpi，采用JPG/TIF格式；影像像素宜200萬以上，采用MP4/MPG/AVI/ FLV/MXF格式；音頻采用MP3/WAV格式；電子郵件采用EML格式；網頁、社交媒體類采用HTML格式；其他業務系統生成文件，原則轉換成通用格式。5.建立操作日志，通過密碼、分級審批、入侵檢測等技術、管理方法確保數字檔案使用安全，防止信息丟失、篡改、失泄密、系統破壞。6.數字檔案宜按《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》中《企業管理類檔案保管期限表》分類。

（四）系統維護要求。1.建立數字檔案備份制度，定期進行全量、增量或差異備份；2.在計算機軟、硬件系統數據格式淘汰前，應將數字檔案遷移到新系統或格式轉換，保證其真實、完整和在新環境中完全兼容。保存在脫機載體中的數字檔案應每4年遷移一次；3.每年對數字檔案讀取、處理設備更新情況進行一次檢查登記，確認庫存載體與設備兼容性，不兼容及時進行歸檔數字檔案載體進行轉換；4.業務信息系統升級改造時，應同步對檔案管理系統進行升級。

六、結語

綜上所述，伴隨新興信息管理技術迅猛發展和節能減排社會建設的需要，數字檔案成為企業檔案管理、利用的必然趨勢。高速公路公司應以發展眼光加大資金、技術、人員保障，推進數字檔案建設，提高管理效率，充分發揮檔案在提升企業管理水平和效率方面的價值。