事業單位檔案編研工作的問題與對策探析

文/天津市經濟發展研究院 韓亞洲

米歇爾·迪香曾說：“從古代埃及、蘇美爾、中國和印度這樣一些遙遠的文明地域開始保管書寫品起，直到現代人類對檔案的科學保管，其原因就在于檔案的有用性和可利用性。”事業單位檔案編研工作直接服務于單位的各項工作，就是在發揮檔案的這種有用性和可利用性。

一、事業單位檔案編研工作的含義與特點

（一）事業單位檔案編研工作的含義。“編研”是一個組合詞，具有“編纂”和“研究”的雙重含義，“研”是“編”的基礎，并貫穿于“編”的全過程；“編”是“研”的目的，是“研”的成果的系統化，兩者構成一個有機聯系的整體。事業單位檔案編研工作就是根據相關法律法規的規定，為滿足領導決策、單位業務開展的需要，對檔案資源進行分析、研究，通過編研的方式將檔案的“隱性價值”轉化為“顯性價值”，實現檔案利用的成果化。

事業單位檔案編研工作的優勢包括兩個方面：一方面，可以增強檔案材料的系統性，有效開發檔案資源，把檔案的潛在價值轉化為現時價值，變被動利用為主動服務，更好地滿足事業單位各項工作的需要；另一方面，事業單位檔案編研成果是單位歷史文化的積淀，高質量的編研成果能夠增強員工對單位的認同感，增強單位的凝聚力，促進單位歷史文化的傳承。

（二）事業單位檔案編研工作的特點。1.事業單位檔案編研工作知識密度高。事業單位主要從事教育、科技、文化、衛生等方面的研究和公共服務，工作人員主要是高學歷的專業技術人才，承擔著重要的科研任務，從事以腦力勞動為主的科學研究工作，技術和智力要素依賴大大超過其他單位，科研支出占有較高比例。對事業單位檔案進行編研必然具有很高的知識密集度。這種高知識密集度要求我們要加強部門合作，與檔案形成部門的專業技術人員共同編研，否則檔案編研工作很容易淺嘗輒止，編纂有余，研究不足，造成編多研少，深度不夠。2.事業單位檔案編研工作專業性強。事業單位檔案在開展科教文衛研究和公共服務等工作過程中形成，具有較強的專業性，比如科研院所的科研檔案、醫療機構的病歷檔案等。事業單位檔案較強的專業性決定了事業單位檔案編研工作的較強專業性，這要求相關工作必須有相關專業技術人員的參與才能完成。這要求檔案人員要與專業技術人員共同編研，彰顯專業技術人員的專業優勢。3.事業單位檔案編研工作質量要求高。事業單位相關研究項目經常具有較強的關聯性，以往科研檔案對于以后的研究具有很強的參考作用。只有對相關數據、相關文字進行精準編研才能提供精準服務，因此在編研過程中要嚴把質量關、提高編研質量。

二、事業單位檔案編研工作面臨的主要問題

（一）編研缺乏主動性。檔案工作在事業單位各項工作中是一項比較邊緣化的工作，普遍存在重視程度不夠的現象。在實際工作中，完整齊全的收集檔案已經存在不少的困難，工作人員常常把“收的齊、管得好”作為工作目標，沒有時間去思考檔案信息的深層次開發，不能更好地為單位各項工作提供服務。這使得檔案編研工作在邊緣化的檔案工作中再次被邊緣化，檔案人員缺乏編研的主動性，在檔案檢查或移交進館的時候進行緊急編研，應對檢查、評比等達標之用。

（二）編研深度不夠。檔案編研是“編”與“研”的結合，既有“編”也有“研”，只有當編研工作者深入挖掘相關檔案材料之間的聯系、揭示檔案背后故事的時候，“研”才能成為檔案編研工作的主要方面，編研成果才有深度，才能更好地滿足領導決策、單位業務開展的需要。在傳統事業單位檔案編研模式中，檔案部門是編研的主要力量或全部力量。由于專業技術水平的局限，檔案工作人員難以對知識密集度高、專業性強的檔案進行深層次研究，只能進行簡單的材料匯編。這反映到編研的實際工作中就是剪刀和糨糊、復制與粘貼，與其說是編研，不如說是檔案的拼湊，最終造成檔案編研深度不夠，編多研少。

（三）編研質量不高。檔案編研在檔案工作中處于較高的層次，是檔案工作深化發展的重要標志。一方面，事業單位檔案工作面臨著人少事多的情況，一般只能完成基礎工作量，沒有余力進行編研；另一方面，在面對知識密集度高、專業性強的科研檔案時，檔案工作人員往往受專業水平的限制，不能進行高質量的編研，造成事業單位的檔案編研工作很少考慮實際需要，重數量輕質量，更多的是解決“有與無”的問題，滿足于完成了多少種成果、編輯了多少萬字。成果一般僅僅是《組織機構沿革》《全宗介紹》《大事記》等必需的編研任務或《制度匯編》《會議記錄匯編》等簡單的檔案材料堆積。最終的編研成果經常是檔案工作的自娛自樂，普遍存在成果同質化嚴重、質量不高等問題。

（四）編研作用發揮不明顯。檔案編研的目的是利用，是為領導決策服務、為單位的業務發展服務。但是在實際工作中卻經常是為了完成編研任務、應對檢查評比，不重視檔案編研作用的有效發揮。具體表現為兩個方面：一方面，編研前缺乏深入調研，未考慮編研成果的實際利用價值，在工作中產生隨意性、盲目性，造成編研成果缺乏針對性；另一方面，編研完成后缺乏宣傳，一般是收入庫房、以備檢查，不能真正發揮編研成果的價值。

三、事業單位檔案編研工作的對策

（一）建立協調機制。有效的組織領導是工作有序推進的重要保障。事業單位檔案編研工作需要通過強化組織領導，建立協調機制，變被動為主動，保證編研工作的有序推進。1.建立科學的編研工作評估體系，使相關人員充分認識到檔案編研的重要價值，進而重視檔案編研工作，樂于主動參與。2.成立由單位領導任組長、相關中層領導為成員的檔案編研工作領導小組，對檔案編研工作進行有效的協調，并在部門分工基礎上，成立相關部門成員組成的編寫組，明確各方職責。3.制定正確的編寫計劃，明確檔案編研的基本方法、編研體例，保證檔案編研工作的順利進行。4.加強人員保障，在編研過程中充分發揮檔案管理人員查找資料、編輯方面的優勢，發揮相關部門工作人員檔案研究方面的優勢，共同編研出高質量的成果。

（二）凸顯研究特色。檔案編研既有“編”也有“研”，事業單位檔案知識密集度高、專業性強，具有一定的專業基礎才能進行研究。檔案部門在此過程中具有編的優勢，而研只有借助專業力量才能完成，這個時候與相關部門展開合作編研就顯得尤為重要了。在檔案編研過程中，檔案部門應當與其他部門及時展開交流，共同編研，發揮專業技術人員的研究特長，一則可以減輕檔案部門壓力，緩解人手不足的問題；二則進一步擴大檔案資料收集利用范圍，把分散在各部門的資料利用起來，讓檔案編研材料更具廣泛性。

（三）提升編研質量。在檔案編研過程中，一定要注意對編研成果嚴格把關，提高編研質量。1.建立編研過程中的互動機制，定期交流研究成果和工作計劃，把握正確的研究方向和工作進度。2.加強內部評審，把研究成果匯總后，注意互相交流，對研究結果進行評審，正確把握研究成果與檔案記載相符，并保證全書觀點、風格一致。3.注重發揮老領導、老同志的作用，多向當事人去請教，相關編研成果由他們根據當時的情況進行質量把關。

（四）注重實用價值。事業單位檔案工作主要服務于本單位，很少對社會提供利用，這決定了事業單位檔案編研成果不同于檔案館的編研成果。事業單位一般圍繞本單位的實際需要開展編研，注重為單位的領導決策、業務開展服務。1.從選題的角度來說，注重選題的實用性。選題是檔案編研工作的出發點，要注意加強調研，結合單位發展需要，綜合考慮單位各方面工作，深入分析檔案借閱頻率，把握單位的檔案信息需求，立足室藏條件，全面分析，多方征求意見，保證選題的實際價值。2.從選材的角度來說，要注意材料的實用價值。一方面根據利用效果反饋來選擇利用效果比較好的材料，另一方面注重材料的新穎性和獨特性，選擇既有價值又新穎的材料，避免重復使用。

四、結語

事業單位檔案編研工作是發揮檔案作用的重要方式，要建立協調機制、強化檔案研究、提高編研質量、注重實用價值，使檔案編研成果更好地服務于單位的領導決策和業務開展，最大限度地提高檔案的利用價值，促進單位歷史文化的有效傳承與深度積淀。