信息化環境下人社檔案管理探討

文/山東省鄆城縣人力資源和社會保障局 陳佳男

人社部組建的目的是加強勞動力市場整合，建立統一的人力資源市場，有利于統籌行政事業單位人員管理，更好地建設人力資源強國。為推動民生檔案工作深入開展，建立服務人民的檔案利用體系，國家檔案局印發 《關于加強民生檔案工作的意見》，要求檔案部門貫徹實施。人社部承擔服務民生的重要職責，做好人社檔案管理工作意義重大。

一、人社檔案管理信息化概述

人社檔案是人社部門組織人事管理中形成，反映個人經歷，以個人單位立卷歸檔保存的檔案。人社檔案記錄個人人生軌跡，本質是反映個人工作學習等方面內容材料匯總。隨著市場經濟體制的改革發展，人員社會流動頻繁，人社檔案成為記錄流動人員人生軌跡的關鍵憑證。當前高科技信息技術得到廣泛應用，信息化手段應用于人社檔案管理中，隨著信息技術在人社檔案管理中的充分運用，其具有的方便高效等作用逐步體現。

（一）人社檔案管理特點。人社檔案是記錄反映社會人員綜合情況的人事檔案，是隨著人事制度深化發展的人事檔案類型。人社檔案具有全面性、動態性等特點。隨著我國經濟體制改革的深化，人員流動頻繁。流動人員人事檔案由戶籍所在地公共就業服務機構管理，人員工作地發生變化，人社檔案流轉，流動人員人事檔案流轉速度更加頻繁。檔案管理機構應為單位提供借閱檔案等服務，人員流動頻繁需要流轉人事檔案審核，部分事項辦理需要依據人事檔案證明，導致人社檔案使用頻率高。流動人員人社檔案實行集中管理體制，但集中管理體制完善前因多頭管理，人員流動頻繁導致檔案材料補充不及時，加大檔案管理難度。流動人員人社檔案工作中產生許多新問題，人社檔案管理規范化逐漸受到社會關注。

（二）人社檔案管理模式。為加強人社檔案管理，完善人才流動社會化服務體系，人社部印發《流動人員人事檔案管理暫行規定》，是我國流動人員人社檔案管理規范性文件。為健全流動人員人社檔案公共服務體系，人社部、發改委等部門印發《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》，對流動人員人社檔案管理內容進行完善。流動人員人社檔案管理部門規定遵循歸口管理原則，接受同級黨委部門的監督指導，規定流動人員人社檔案管理機構為黨委組織部門，跨地區流動人員人社檔案由人才流動服務機構管理。流動人員人社檔案包括辭退企事業單位專業技術人員檔案、待業大中專畢業生人事檔案、外國企業常駐代表機構中方雇員人事檔案等。

（三）人社檔案信息化管理的意義。人社檔案信息化是組織人事部門規劃下，在人社檔案管理中運用現代信息技術對檔案信息資源組織管理，做好人才信息基礎的保障工作。人社檔案信息化是使檔案管理模式向以檔案信息為中心轉變。人社檔案管理信息化是采用先進微縮技術存儲檔案信息，可方便檢索統計利用。人社檔案管理信息化是將高科技技術作為重要手段，讓信息化管理成為人社檔案管理的發展趨勢。當前人社檔案管理信息化受到社會的關注，運用信息化技術進行人社檔案管理具有重要意義，有利于提高管理效率，節約管理成本，規避管理風險等。相關部門可以隨時查詢相關人員信息，在人社檔案利用中減少紙質檔案流轉等，避免制造檔案利用的風險。

二、人社檔案信息化管理現狀

檔案信息化建設起步于80年代末，成熟于21世紀初。21世紀以來，檔案信息化管理取得豐碩成果，體現為制定了檔案信息化業務規范標準，制定了檔案信息化管理辦法，開展了檔案信息化重點課題研究等，檔案管理信息化建設發展，影響人社檔案管理信息化進程。

人社檔案管理信息化內容分為保管流轉與利用信息化，目前仍存在不少問題，主要表現為技術覆蓋不全面，影像內容質量欠缺，檔案管理信息不共享等。信息技術的運用促進人社檔案管理人員工作效率的提高，但現實中庫房無法尋找檔案現象時有發生，人社檔案管理信息化中注重系統建設，更多通過系統查詢明確檔案所在地，對人社檔案保管庫房未使用信息化技術，導致提取人社檔案的差錯無法通過技術手段規避。

數據庫等技術手段運用目的是提高工作效率，當前人社檔案管理機構檔案信息不能共享，人社檔案在勞動系統進行流轉，工作人員可以通過系統查明所在地，但轉至人才系統后對具體所在地等無法獲知，人社檔案信息不能共享，無法發揮信息技術優勢。流動人員人社檔案信息化工作中，檔案管理服務起到積極作用，但某些方面欠缺周密考慮，信息化成果存在欠缺。因勞動系統關于流動人員人社檔案內容信息化局限于勞動經歷內容，類似于入黨等材料在工作中不進行影像留存，人事檔案非數字化全本掃描，達不到推行信息化的應有效果。勞動或人才系統開展內容信息化工作需要依托外來單位開發軟件，受委托單位不了解相關工作流程，造成步驟不規范等問題。

近年來，基層人社部門堅持以人為本，圍繞經濟社會發展大局，人社局檔案包括人事檔案、財務檔案等，各部分內容分散管理，部分內容存在Excel表格半手工管理方式，紙質檔案缺乏集中庫房分散。隨著社保經辦業務快速增加，人事檔案不斷增多，社保業務覆蓋范圍擴大，傳統紙質檔案無法解決參保者要求簡化手續的訴求，迫切需要建立檔案數字化管理系統。

三、人社檔案信息化管理對策

2014年，中央組織部、人社部等部門聯合下發通知，提出人社檔案管理信息化，要求提高流動人員人事檔案管理信息化工作水平。當前人社檔案管理信息化取得很大成效，但仍存在管理體制欠缺、基礎建設薄弱、管理隊伍能力不強等問題，制約人社檔案管理信息化發展。人社檔案管理信息化建設要通過改革管理體制，加強基礎建設，強化管理隊伍等措施，提升人社檔案管理信息化水平。

（一）改革管理體制。通知要求人社檔案管理實行集中統一管理體制，對人社檔案管理部門進行調整，歸納人社檔案管理部門為人社部，明確人社檔案由縣級以上公共就業服務機構及人社部授權單位管理，由于流動人員人社檔案管理體制存在欠缺，體制外無資質機構管理認識檔案，操作標準缺失，導致后續信息化工作難以開展。要打破體制束縛，制定適合新形勢的規程，明確可行的衡量標準，保障人社檔案管理信息化有效推進。流動人員人社檔案管理工作分數不同行政部門，人才服務中心負責高端技能人才人事檔案，分開管理具有科學性，近年來勞動局與人事局合并，流動人員群體勞動性質不再涇渭分明。行政主管部門管理體制打破，在推進運用信息化技術開展人社檔案管理中，要通過交流工作經驗做到取長補短。

（二）加強基礎建設。人社檔案管理信息化推行多年，取得很大成效，但基礎建設并未與時俱進，阻礙人社檔案管理信息化發展，加強基礎建設尤為重要。要求統一使用設備，規范操作系統，加強安全建設，促進人社檔案管理工作有效開展。由于使用年代久遠等原因，導致人社檔案管理信息化使用設備出現故障等狀況，有些管理機構出現無工作設備的問題，根本原因是由于工作經費不到位所導致，急需重新為管理機構配備統一的工作設備。建議將工作所需使用設備納入市縣財政工作經費預算，服務器等工作設備統一購買，其他設備由使用人社檔案管理機構自行購置。統一購買設備后發放至人社檔案管理機構使用，確定所需使用工作設備型號等制作目錄下發，要求人社檔案管理機構按照規模配備。

（三）強化管理隊伍建設。檔案管理人員綜合能力是完善人社檔案管理信息化的關鍵，檔案管理人員要具備較高的職業素質，掌握全面檔案業務知識。加強檔案管理隊伍建設至關重要，要求重視素質教育，落實專門培訓，培養復合型人才。人社檔案管理信息化開展中，工作人員短板難以迅速全部改善，提升在崗人員素質非常必要，通過定期開展教育培訓，使工作人員具備較好的職業素質，是人社檔案管理信息化工作開展的要求。通過教育培訓能使其具備較強的穩定性，自覺研究解決人社檔案管理信息化工作中的問題。人社檔案管理工作崗位配備中存在兼職多等特點，讓工作人員適應當前崗位需求是當務之急。要注重加強技能運用的培訓，定期開展從業資格年度教育的檔案管理教育，普及信息化知識，學習檔案管理軟件應用知識，使檔案管理人員適應崗位要求。

四、結語

人社檔案是記錄個人成長發展軌跡的關鍵憑證，具有不可替代的重大意義。對人社檔案進行規范管理非常重要。近年來，信息技術發展促使對人社檔案進行快速高效的管理成為現實，但人社檔案管理信息化建設中存在不少問題。本文以人社檔案管理信息化為研究對象，闡述人社檔案管理信息化建設現狀，對存在的問題進行分析總結，提出改革管理體制，加強隊伍建設等措施，促進人社檔案管理信息化建設。