淺談企業(yè)辦公室秘書輔助決策職能的發(fā)揮

文/廣西新電力投資集團(tuán)巴馬供電有限公司 黃瓅

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下，企業(yè)發(fā)展前景更加廣闊，同時(shí)競(jìng)爭(zhēng)壓力也更重，這就要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)立足企業(yè)發(fā)展需求及市場(chǎng)現(xiàn)狀制定出科學(xué)決策，帶領(lǐng)企業(yè)披荊斬棘向前發(fā)展。這一背景下，對(duì)辦公室秘書工作提出了更高的要求，作為辦公室秘書要及時(shí)收集好企業(yè)發(fā)展信息及市場(chǎng)變化信息，并提供給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策參考，進(jìn)而提高決策的科學(xué)性及適用性，加快企業(yè)的健康發(fā)展。

一、辦公室秘書輔助決策的含義

從狹義的角度來說，決策是指人們對(duì)未來的行動(dòng)進(jìn)行確定，并從多個(gè)預(yù)想方案中，確定一個(gè)最好的方案對(duì)其進(jìn)行分析以及判斷的過程；從廣義的角度來說，決策是指人們?yōu)榱送瓿梢粋€(gè)目標(biāo)，然后對(duì)行動(dòng)方案進(jìn)行確定并付出實(shí)際行動(dòng)的過程。文中所說的決策是指廣義上的決策，其既包含了決策的確定，又包含了決策的具體實(shí)施過程。在如今的管理體系中，決策是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的最基本的權(quán)利，也可以說，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者就是決策的主體。

在現(xiàn)如今的管理體系中，領(lǐng)導(dǎo)做決策離不開辦公室秘書的輔助及支持。在決策的過程中若是失去了辦公室秘書的輔助，將有很大可能導(dǎo)致整個(gè)管理體系中出現(xiàn)決策失誤、目標(biāo)失控等問題。

辦公室秘書輔助決策是指在領(lǐng)導(dǎo)決策的過程中，辦公室秘書從能力、知識(shí)以及經(jīng)驗(yàn)等多個(gè)方面給領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持及幫助，進(jìn)而有效提高領(lǐng)導(dǎo)決策的時(shí)效性以及科學(xué)性。辦公室秘書作為企業(yè)上傳下達(dá)的重要環(huán)節(jié)，在實(shí)際工作中，要不斷提高自身的知識(shí)水平及業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)輔助決策的意識(shí)，在做好基本工作的同時(shí)，給領(lǐng)導(dǎo)做決策搜集信息和提供其他幫助，輔助領(lǐng)導(dǎo)作出科學(xué)可行的戰(zhàn)略決策，推動(dòng)企業(yè)能夠保持長久穩(wěn)定的發(fā)展。

二、辦公室秘書輔助決策工作中應(yīng)遵循的原則

（一）定位原則。決策過程中，秘書應(yīng)該始終將自己置于輔助的位置上，一切從“謀”出發(fā)，必須做到謀而不斷。秘書人員作為決策的輔助力量，只能充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者的參謀，絕無決斷的權(quán)利。

（二）超前原則。決策指的是對(duì)未來行動(dòng)的抉擇，這是規(guī)劃未來、影響未來、推動(dòng)未來的行動(dòng)。因此，決策制定特別是決策執(zhí)行過程中會(huì)存在一些不可預(yù)測(cè)的風(fēng)險(xiǎn)。為了提高領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性以及可靠性，秘書人員應(yīng)該具有輔助決策的超前意識(shí)，利用預(yù)見性的眼光，對(duì)企業(yè)未來及市場(chǎng)未來進(jìn)行分析及預(yù)估，以便提前掌握企業(yè)未來發(fā)展中的風(fēng)險(xiǎn)，給領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，盡最大可能地減小企業(yè)未來發(fā)展中的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）系統(tǒng)原則。決策是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程。秘書人員在進(jìn)行輔助決策時(shí)，應(yīng)該具有大局觀和獨(dú)立思考問題的能力；要觀察及把握好決策的內(nèi)外部環(huán)境變化及各種關(guān)系的變化；要盡職盡責(zé)地做好決策過程中的各項(xiàng)協(xié)調(diào)工作。

（四）信息原則。信息是決策的基礎(chǔ)。決策是否正確，取決于相關(guān)信息能否及時(shí)準(zhǔn)確地搜集及整理到位。所以在決策的過程中，秘書人員要重視和做好信息收集及整理工作，利用所有的渠道資源將決策所需的信息收集并整理好，以便決策參考。

（五）諍諫原則。決策是一個(gè)動(dòng)態(tài)過程，其中影響決策的因素很多，稍有不慎就可能出現(xiàn)決策失誤。鑒于此，辦公室秘書人員在發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)決策中存在風(fēng)險(xiǎn)的時(shí)候，應(yīng)基于企業(yè)實(shí)際及市場(chǎng)環(huán)境情況，實(shí)事求是地向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言，提出自己的看法。不能因?yàn)閭€(gè)人的利益而患得患失，不敢進(jìn)言，最終導(dǎo)致決策落空，這是一種不稱職的表現(xiàn)。

三、辦公室秘書有效發(fā)揮輔助決策職能的辦法及措施

（一）對(duì)信息調(diào)研工作進(jìn)行加強(qiáng)。信息是領(lǐng)導(dǎo)者用于了解工作情況以及指導(dǎo)工作的重要方式，也是領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行決策的主要依據(jù)。因而辦公室秘書人員在進(jìn)行信息調(diào)研的時(shí)候，應(yīng)該從領(lǐng)導(dǎo)工作重心的角度出發(fā)，立足于企業(yè)員工的利益，設(shè)立全方位的信息搜集渠道，在調(diào)查研究過程中對(duì)信息進(jìn)行深度挖掘，從基層工作信息中發(fā)掘出經(jīng)驗(yàn)信息，從企業(yè)相關(guān)媒體上搜集實(shí)時(shí)熱點(diǎn)信息，進(jìn)而增強(qiáng)搜集信息的準(zhǔn)確性以及時(shí)效性。1.緊抓影響企業(yè)的熱點(diǎn)難點(diǎn)問題。對(duì)企業(yè)的所有工作信息進(jìn)行全方位的了解，進(jìn)一步增強(qiáng)調(diào)研的力度，在調(diào)研期間注重信息的時(shí)效性，緊抓公司各類會(huì)議以及領(lǐng)導(dǎo)部門布置的各項(xiàng)檢查工作、落實(shí)工作，以企業(yè)的發(fā)展重心為日常的工作重點(diǎn)，充分把握其中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)以及突出重點(diǎn)，隨時(shí)準(zhǔn)備好領(lǐng)導(dǎo)需要的信息，進(jìn)而做到將“謀”放到公司的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上，“參”放到重要點(diǎn)子上。2.提高調(diào)研報(bào)告質(zhì)量。秘書人員應(yīng)該堅(jiān)持以提升領(lǐng)導(dǎo)者的滿意度、基層的認(rèn)可度以及實(shí)際工作的指導(dǎo)性為主要基本原則來起草調(diào)研報(bào)告，才能夠準(zhǔn)確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，將領(lǐng)導(dǎo)意圖正確地體現(xiàn)出來，并真實(shí)反映基層情況。同時(shí)，日常要養(yǎng)成積累素材的良好習(xí)慣，對(duì)相關(guān)信息都能夠認(rèn)真搜集、分析，并且將搜集的材料數(shù)據(jù)、思想觀點(diǎn)等進(jìn)行積累，爭(zhēng)取可以做到用簡(jiǎn)短的語言表達(dá)豐富的內(nèi)容，將深刻的道理用最準(zhǔn)確的語言表達(dá)出來，要做到言簡(jiǎn)意賅、精益求精，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要的依據(jù)。

（二）緊抓協(xié)調(diào)落實(shí)工作。秘書輔助決策從擬定到被領(lǐng)導(dǎo)選用，然后形成決策的整個(gè)過程中，都不能脫離協(xié)調(diào)的支持，若不抓好協(xié)調(diào)工作，將很難把輔助決策落到實(shí)處。在整個(gè)企業(yè)中，辦公室秘書是一個(gè)比較特殊的崗位，起著承上啟下、協(xié)調(diào)內(nèi)外的重要作用。因此，辦公室秘書應(yīng)緊抓及落實(shí)協(xié)調(diào)工作，將所有部門的積極性都調(diào)動(dòng)起來，進(jìn)而保證所有工作都落到實(shí)處。1.立足協(xié)調(diào)的高度。古人講究在協(xié)調(diào)時(shí)要做到“長袖善舞”，所以秘書人員在進(jìn)行協(xié)調(diào)工作的過程中，要時(shí)刻做好企業(yè)各分管部門員工的協(xié)調(diào)工作，在協(xié)調(diào)期間，應(yīng)該做到查缺補(bǔ)漏，避免部門與部門之間出現(xiàn)隔閡。秘書人員要堅(jiān)持以“加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系、所在部門要增強(qiáng)管理工作、對(duì)外要做好協(xié)調(diào)工作、對(duì)下要做好服務(wù)工作”為基本原則，從而有效增加企業(yè)的整體實(shí)力。2.強(qiáng)調(diào)協(xié)調(diào)的辦法。辦公室秘書人員應(yīng)該協(xié)調(diào)好各部門之間的聯(lián)絡(luò)工作，通過積極溝通、聯(lián)系的手段，將各個(gè)部門之間的關(guān)系協(xié)調(diào)好。在進(jìn)行協(xié)調(diào)期間既要緊抓工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，凸顯出工作的目標(biāo)，又要重視問題的細(xì)節(jié)，進(jìn)而使各個(gè)部門之間的工作意識(shí)達(dá)成一致，在各個(gè)部門之間發(fā)揮出最大的輔助作用，進(jìn)一步推進(jìn)企業(yè)各方面工作順利進(jìn)行。

（三）增強(qiáng)辦公室秘書的綜合服務(wù)能力。對(duì)于辦公室秘書工作而言，其歸根到底是一個(gè)服務(wù)崗位，因此要重視提升自身的綜合服務(wù)能力。從工作的本質(zhì)來看，做好服務(wù)工作與輔助決策工作有著密切的聯(lián)系，做好了服務(wù)工作，也就等于是間接地對(duì)領(lǐng)導(dǎo)決策提供了輔助。隨著辦公室秘書人員綜合素質(zhì)的不斷提高，其會(huì)在個(gè)別技術(shù)領(lǐng)域或調(diào)研層面比企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)更有發(fā)言權(quán)。鑒于此，作為辦公室秘書應(yīng)在日常工作中基于“專業(yè)、超前、嚴(yán)謹(jǐn)、效率”等原則，從促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)穩(wěn)健快速發(fā)展的角度給領(lǐng)導(dǎo)決策獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。同時(shí)，針對(duì)企業(yè)發(fā)展過程中的重點(diǎn)工作及潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行前瞻性的分析，并及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)溝通，征求其意見，對(duì)做出的決策進(jìn)行合理的修正及補(bǔ)充。此外，辦公室秘書要始終立足于企業(yè)一盤棋的整體工作原則上，深入企業(yè)基層開展常態(tài)化的跨部門、跨專業(yè)調(diào)研，以便第一時(shí)間掌握企業(yè)的運(yùn)行狀況，從而在遇到突發(fā)性問題時(shí)，可以及時(shí)做出反應(yīng)，對(duì)決策進(jìn)行合理高效的調(diào)整及優(yōu)化。

（四）企業(yè)信息管理整合。企業(yè)信息管理是辦公室秘書的核心工作之一。因此，辦公室秘書應(yīng)基于對(duì)外宣傳企業(yè)及企業(yè)形象塑造的服務(wù)職能，從上、下、外三個(gè)層面對(duì)企業(yè)發(fā)展中產(chǎn)生的各種信息進(jìn)行整合及分析，以便在領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)給其提供參考。“上”是指企業(yè)在發(fā)展過程中由新聞媒體報(bào)道的一些重要信息，辦公室秘書將這些重要信息整理成文摘或剪報(bào)的形式上交給領(lǐng)導(dǎo)；“下”是指利用各種渠道資源獲得的企業(yè)自身發(fā)展運(yùn)行情況的第一手資料，并將這些資料分類整理后，通過簡(jiǎn)報(bào)的形式報(bào)呈給領(lǐng)導(dǎo)審閱；“外”是指辦公室秘書應(yīng)實(shí)時(shí)了解和掌握市場(chǎng)及行業(yè)發(fā)展的最新動(dòng)態(tài)，對(duì)標(biāo)先進(jìn)企業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)及做法，從中梳理出適合企業(yè)改革發(fā)展的措施和途徑，為企業(yè)的深入改革提供案例性的參考。

四、結(jié)語

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，對(duì)于辦公室秘書的要求也在不斷提高。在企業(yè)中，為了促使辦公室秘書更好地發(fā)揮其輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的職能，需要辦公室秘書深刻認(rèn)識(shí)到時(shí)代發(fā)展的要求，并且根據(jù)企業(yè)需要不斷提高個(gè)人的綜合素質(zhì)，提高自身的輔助決策能力，時(shí)刻做好秘書的角色，進(jìn)一步完善及推動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)決策的落實(shí)，為企業(yè)穩(wěn)健快速發(fā)展助力。