試論縣級圖書館檔案管理信息化建設中存在的問題及完善對策

文/浙江省常山縣圖書館 徐裕斐

縣級圖書館主要面向本縣人民群眾提供服務，為進一步優化服務質量，需落實檔案精細化管理工作，滿足讀者資料查詢、線上閱讀等需求。同時，還能提高圖書館管理效率，加快圖書資料流通速度，實現資源共享。目前，縣級圖書館在檔案信息化管理方面的經驗不足，常出現人工管理與電子管理交叉現象，導致經營管理成本增加。基于此，筆者立足檔案管理現狀，探究檔案信息化管理建設路徑，希望所得到的研究結論能為檔案管理實踐提供指導。

一、圖書館檔案管理的內容

第一，整理與排序。圍繞檔案的時間、性質以及類別進行條理性管理，使其按照一定順序擺放。第二，歸檔和存儲。同樣圍繞不同種類的檔案做好柜臺工作，管理人員需每天檢查，針對檔案資源更新情況及時存儲、專門保管，避免檔案資料丟失。第三，檔案運用。檔案資料不僅是信息傳遞的載體，而且還記錄了圖書館的運營實況和發展情況，它以文化傳遞者、歷史見證者的雙重身份存在。檔案管理的最終目的，即充分利用檔案，從而迎合讀者多元化需求，確保檔案管理價值的最大化彰顯。

二、圖書館檔案管理信息化建設的重要性

（一）有利于檔案的便捷存儲。現今，運用信息技術完成紙質信息的錄入，并電子化存儲、歸檔，這既能縮短存儲時間，又能減少管理環節的人力資源投入，使管理成本大幅降低。檔案管理信息化模式推廣后，能夠彌補紙質管理方法的不足，還能加快縣級圖書館信息化進程。

（二）有利于提高工作效率。縣級圖書館的文書檔案資料更新速度相對緩慢，隨著圖書館運營時間的延長，檔案整理難度相應加大，不同程度上影響檔案的運用。現今，文書檔案、業務檔案、用戶檔案、人事檔案等管理方法陳舊，這無疑會影響圖書館管理決策的制定與實施，導致圖書館事業發展舉步維艱。當信息化技術用于各類檔案管理，能夠在網絡平臺上快速查找檔案資料，從而了解圖書館業務進展、用戶群規模及細分情況、人事管理狀態等，使檔案資料高效利用，最終做出科學、合理的管理決策，使圖書館管理效率大幅提高。

（三）有利于圖書資料共享。以往紙質檔案受存儲空間、閱讀時間限制，意味著這類檔案的流通作業率偏低，難以更好地滿足讀者便捷閱讀需求。當信息技術用于檔案管理，能夠突破檔案資料運用的時空局限性，使檔案資料隨時、隨地共享，真正加快圖書資料流通速度，隨著圖書館資源利用率的提高，圖書館服務作用得以發揮。不僅如此，縣級圖書館與省級圖書館聯網，通過資源共享來吸引讀者關注度，真正調動讀者閱讀欲望。長此以往，能夠幫助讀者養成良好的閱讀習慣，并循序式提高讀者文化素質，最終為縣級圖書館發展提供推動力。

三、當前圖書館檔案管理信息化建設的常見問題

（一）信息化管理意識淡薄。部分縣級圖書館踐行檔案信息化管理理念的效果不盡如人意，是因為大多數館員的信息化管理理念缺乏新意，所以管理模式的改動完善較小，導致信息技術流于形式，短時間內難以提高檔案管理效率。一些縣級圖書館長此以往，不抓住信息化機遇尋求改變，信息化管理意識淡薄。

（二）信息化管理制度陳舊。多數縣級圖書館檔案管理制度缺乏統一性和實用性，部分檔案管理人員依據主觀意愿進行檔案收集、檔案管理，這無疑會擾亂檔案管理工作的有序性，導致信息化資源低效利用。長此以往，不利于圖書館長久、健康發展，并且檔案管理效率和質量會大幅降低，因此，健全和完善信息化管理制度顯得十分緊迫。

（三）數據庫及基礎設施不夠完善。一些縣級圖書資料不支持信息系統錄入，并且數據庫容量較小、基礎設施不夠優化，導致城鄉居民閱讀體驗大打折扣。如果錯過檔案管理信息化建設時機，那么圖書館事業發展步伐將日趨緩慢，不利于深化圖書館事業改革，最終導致精神文明社會建設效果與預期要求存在差距。

（四）檔案信息化管理員數量不足。當前縣級圖書館檔案管理人員的專業性不強，一些館員以兼職身份從事檔案管理工作，一旦新技術進入，或者信息軟件更新，這類館員需要花費較長時間適應檔案管理環節的變化，這不僅會降低信息技術利用率，還會弱化檔案信息化管理質量。此外，一些圖書館為館員提供的教育培訓較少，導致館員在檔案信息化管理中遇到重重阻力，長此以往，會降低工作熱情，不利于圖書館的穩健發展。

四、完善圖書館檔案管理信息化建設的有效對策

（一）強化信息化管理意識。檔案信息化管理效果受管理人員的思想認知、工作理念影響較大，信息化時代到來后，圖書館領導者應面向檔案管理員傳遞信息化管理的相關內容，使其盡快適應信息化管理模式，并在正確理念的引導下參與圖書館信息化建設，從而加快圖書館轉型，為讀者多元化閱讀提供最佳服務。當管理人員摒棄傳統管理思維，將檔案信息化管理思想內化于心時，就會高度重視信息技術的運用，并嚴格遵守信息化管理的相關規定，確保檔案信息化管理優勢全面發揮，從而真正優化圖書館信息化建設效果。大數據背景下，管理人員要樹立大數據思想，借助大數據系統整理檔案信息、利用圖書資料，必將取得檔案現代化管理成效。

（二）完善信息化管理制度。沒有規矩不成方圓，這在縣級圖書館信息化管理建設中也是如此。引入信息技術、多媒體設備后，傳統管理制度的實用性遇到挑戰，這為新制度運用提供了契機。需注意的是，為了確保新舊制度順利銜接，應立足縣級圖書館檔案信息化管理實際，根據管理需要制定可行性制度，以便為信息化管理提供制度指導與保障，確保檔案信息化管理活動有序開展。除此之外，結合縣級圖書館職能，適當調整管理制度，并向優秀示范縣借鑒制度改進經驗，使縣級圖書館檔案信息化管理制度統一化、標準化，這對后續圖書資料共享、檔案便捷存儲有著重要意義和影響。此外，圖書館館員能夠盡快適應信息化管理制度，掌握所在地區縣圖書館檔案管理要求，進而為檔案規范化管理提供所需服務，亦是題中之意。

（三）建設數據庫及基礎設施。互聯網時代，圖書館獲得了良好的發展機遇，尤其是數據庫的構建，為檔案管理提供網絡平臺，實現了線上編碼、資料錄入、信息查詢、檔案調取、借閱統計等。全文數據庫建立后，檔案資料細分操作隨之跟進，對于讀者來說，能夠有方向、有目標地查找，從而節省時間，提高流通作業效率。此外，數據庫要支持資源共享，保證縣級圖書館資料的豐富性，面向廣大讀者提供所需服務。信息數據系統引入后，必須具有操作權限的管理人員方可操作系統，完成信息獲取或加密處理。同時，基于檔案管理模塊實現價值檔案的專項管理，并以檔案整合的方式實現集中化管理。縣級圖書館檔案管理信息化建設的又一措施，即完善基礎設施，管理部門要及時與政府部門聯系，申請財政支持及優惠政策，使硬件改進、軟件升級等工作逐步落實，真正為城鄉居民創設良好的閱讀環境、豐富閱讀體驗。久而久之，管理人員會越發覺得檔案管理信息化建設工作得心應手。

（四）培養檔案管理專職人員。當信息技術與檔案管理工作深度融合，縣級圖書館檔案管理人員的專業能力、綜合素質要隨之提高，以便出色勝任檔案信息化管理工作，真正為圖書館信息化建設提供人才支持。首先，圖書館與高校合作，留用專業能力強的大學生，以便為檔案信息化管理提供理論支撐。同時，面向社會招聘信息技術人才，以便為圖書館檔案管理團隊注入新鮮血液，充實縣級圖書館信息技術人才力量。其次，面向檔案管理人員大力培訓，借助培訓機會引進最新理念，并運用先進技術、信息軟件，以期全面提高信息技術人員的工作能力，使其在圖書館檔案管理工作中利用合作之力解決問題，探索信息技術靈活實踐要點。在這一過程中，還要鼓勵館員自主學習、合作學習，在檔案信息管理中交流經驗、取長補短。最后，鼓勵館員外出參加相關業務學習活動，豐富業務人員知識視野，并優化館員的知識結構。檔案管理工作者在培訓中收獲理論知識、提高信息技術操作能力后，縣級圖書館要圍繞信息安全管理進行教育，以此強化館員的安全意識，使信息技術優勢全面發揮，從整體上提高檔案信息化管理水平。

五、結語

綜上所述，全民閱讀活動開展的過程中，縣級圖書館能為人民群眾閱讀提供專門的場所，還能通過檔案信息化管理來滿足讀者多元化閱讀需求，進而加快圖書館信息化建設步伐。為克服檔案管理信息化建設阻力，縣級圖書館應強化意識、完善管理制度，并建立數據庫及基礎設施、培養專職管理人員，推動我國圖書館事業繁榮發展，為精神文明社會構建提供推動力。