疾病預防控制中心檔案信息化管理探析

文/吉林省疾病預防控制中心 李暉華

疾病預防控制中心，簡稱疾控中心，是由政府設立的疾病預防機構，在對疾病的預防與控制方面展現著積極作用。隨著科學技術水平的不斷發展，人們對手機、電腦等現代信息技術載體的廣泛使用，標志著社會已經跨入信息化、網絡化的大時代。疾控中心的發展也要緊跟時代的潮流，進行科學的自我優化、升級，促使其能完整、準確地記錄疾病暴發時的相關信息，利于為未來類似疾病的產生提供相關文獻資料作為參考。

一、疾控中心檔案信息化管理的現狀

（一）基礎設施建設不夠完善。文檔管理具有一定的特殊性，想要使數字化水平得到好的提升，就需要完善相應設施并滿足實際的需求，如區域網絡能夠流暢運行、電腦運行快性能好，擁有專門、獨立的檔案管理軟件等。由于疾控中心的經費主要來源于政府補貼，資金比較緊張，不能滿足檔案數字化管理的發展需要，造成信息化管理設備不足的情況。

（二）管理制度落后。部門領導對檔案管理工作不夠重視，沒有指定相關的工作標準及制度。針對不同類型的檔案沒有相應的管理標準，出現檔案管理出現混亂、信息不夠全面的情況。在尋找相關檔案時，由于檔案的過于散亂，耗費時間長，工作效率降低，影響資料的使用。

（三）檔案管理信息化陳舊。網絡信息的快速普及，促進信息技術的快速發展，使社會發生了巨大的改變，也給人們的生活帶來了翻天覆地的變化。信息技術能夠進行信息的管理、傳遞和處理，將信息技術廣泛運用于疾控中心的檔案管理中，能夠使資料更好地利用、保存和管理，提高工作人員的工作效率。由于很多疾控中心還是運用傳統的信息化檔案管理，信息系統老舊，資料的實用性低，無法滿足信息化管理的新需求。想要疾控中心的檔案管理適應社會發展，就需要建立先進的檔案管理信息系統，增強檔案信息化水平。

（四）檔案管理團隊整體的專業知識、能力參差不齊。檔案工作的信息化管理需要相應的技術人員來處理，所以，工作人員素質的高低決定著信息化管理工作的整體質量水平。多數疾控中心對于數字化檔案管理人才的關注不夠，沒有對相應的人才進行培養。還有些管理者在進行檔案處理時，自身也缺乏相應的理論知識，致使整個管理團隊的綜合能力偏低，處理任務時，實效性不夠高。

（五）管理意識的弱化。管理檔案這項工作對疾控中心的整體運行起到重要作用，但因為疾控中心是一個公益性的組織，主要為大眾提供免費的疾病預防服務，因此檔案管理沒法給疾控中心帶來任何收益。相關的部門領導會認為這是一項沒有意義的工作，對其并不重視，甚至在某些地方根本就沒有檔案管理這個部門，只是各部門對自己的檔案進行獨立管理。

二、加強疾控中心檔案信息化管理的重要性

（一）順應時代的發展。疾控中心檔案管理不僅是醫療事業的重要部分，還是國家檔案事業的重要組成。國家在各個層面上都在積極倡導檔案信息化建設的發展，也頒布了相應的法律法規來支持其發展，可見國家對其的重視程度。而且，各行各業都在加大對檔案信息化建設的發展，并取得了不錯的成效。在國家的大力支持下，發展檔案信息化建設，是刻不容緩的事情。

（二）提升工作效率。檔案信息化建設，能夠更好地使檔案管理系統和各業務完成對接，進行電子文檔的及時歸檔。傳統的檔案管理只要是進行人工的查找，都存在耗時長，效率低，收集的資料不夠全面等問題；檔案信息化建設，能通過系統搜索相關文獻，更加完整、有效，資料更加全面。實行檔案信息化，提高各個流程的效率，避免浪費不必要的時間。

（三）提供優質服務。檔案價值的實現是通過提供利用的主要形式。在信息時代里，由于檔案用戶的需求表現不同，用戶更加看重信息利用的效率與效果，傳統的檔案利用方法主要是到館內進行人工查詢，花費用戶的時間成本比較高。檔案信息化管理，能夠打破時間與空間的限制，通過線上平臺的方式，為用戶提供方便，節約時間。因此，建立檔案網站及時公布相關的資料及信息，能夠幫助人們加強對相關疾病的了解。

（四）方便儲存。疾控中心的檔案是一種不可缺少的技術性資料，是對長時間疾病預防過程的記載與見證，為以后的翻閱做重要的依據。其形式主要含有現代檔案及醫學實物檔案，如圖紙、文字材料等，一邊記錄了當地區域發生的事件，另一邊記錄了周邊區域及全世界發生的事件。因此，在疾控中心里需要大量的人員及儲存空間對檔案進行分類、整理等。將信息技術運用到檔案信息化管理中，既能減輕相關人員的工作強度，又能使工作效率有所提升，方便檔案數據的存儲。

三、加強疾控中心檔案信息化管理的方法

（一）完善相應的設備軟件。《衛生檔案控制規定》要求：“檔案數字化的發展要與本單位的數字化發展同步推進，慢慢促進檔案管理數字化與數據服務網絡化的發展，從而提高檔案的現代化控制水平。”因此，將疾控中心數字化檔案管理提上日程是非常重要的。想推進檔案管理的發展，就需要完善相應的設備，如儲存數據庫、信息化管理系統等。此外，還需要具有相應的網絡技術人才、發達的區域網絡等，來支持檔案信息化管理。

（二）提高相關人員的專業能力。在傳統的檔案管理中，日常的工作是比較枯燥、無趣的，沒有新鮮感，工作人員只需要完成相應的工作即可。而在數字化管理上是有所不同的，其需要的科技含量非常高，尤其是在預防和控制相應的傳染疾病上。在數字化管理上，要求相關人員需要愛崗敬業，擁有豐富的專業知識及專業素養，在遇到操作困難時能迎難而上，勇于解決各種難題。疾控中心的工作人員面對難題時，要虛心求教，私下學習相關的專業知識，來提高自身的專業知識，多和領導溝通交流，讓領導了解自身的工作需求，提高工作效率。

在提高工作人員的職業素養方面，可以從以下幾點入手：1.進行定期的專業技能培訓，對工作人員進行新技術、方法的傳授，通過不斷的學習及新知識的掌握，提高工作人員的信息素養，滿足其應對數字化檔案管理的不同要求。2.多引進高素質的技術人員，進而加強數字化檔案管理的團隊力量，使數字化檔案管理水平不斷提高。

（三）加大經費的支持。要想數字化檔案管理水平有所提升，就需要加大對其經費的投入。疾控中心的數字化檔案管理沒有得到足夠的經費支持時，就會影響到設備及方法的更新，管理質量下降。所以，當地政府及相關部門要重視數字化檔案管理的發展，提供專門的經費來做支持，保證其發展能夠平穩推進。

（四）完善相應的管理制度。在剛開始推進數字化檔案管理時，導致疾控中心效率低下的原因是缺乏相關制度的管理。針對這個問題，相關部門需要定制完善的管理標準，使管理工作能夠繼續運行，提高其管理的效率問題。通過對檔案管理相關制度的完善，進一步規范檔案管理日常，對于電子文件要進行層層把關，使其各個流程符合國家的要求。

（五）推動法律法規的建設。推進檔案信息化建設的發展需要相關的管理制度更加完善。為了促進檔案信息化建設的發展，國家檔案局頒布了相關的法律法規及標準，如《中華人民共和國檔案法》《電子檔案管理系統基本功能規定》等。但是，不同地方的疾控中心在管理方面存在巨大的差異，鑒于此，在進行完善的過程中需要注意兩點：1.要根據檔案信息化建設的相關法律法規、建設要求，讓信息化檔案管理發展符合要求，滿足行業發展。2.根據自身的實際情況出發，符合相關法律法規、要求的標準，制定符合自身發展、有特色的信息化建設。

（六）提高安全技術管理的質量。疾控中心應該積極引進先進的數據安全技術，憑借安全性高的操作平臺和信息庫，對作業平臺進行檢查，對于藏在暗處的漏洞進行處理，使疾控中心的檔案信息不會出現泄漏情況，安全性得到提升。

四、結語

疾控中心的檔案管理對社會的發展、人們的生命安全起到重大的意義，曾經發生的“禽流感”“非典”等事件，都要求整個社會必須做好疾病的了解及預防措施。想要社會和諧發展、人民生活水平提高，就需要做好疾病檔案管理工作。領導加強對其關注，工作人員具備豐富的專業知識，科學、嚴謹地工作，才能推動疾控中心信息化管理健康發展。