事業單位檔案管理信息化建設探討

文/吉林省梨樹縣公用事業管理中心 趙威

事業單位對推進社會經濟的可持續發展、穩定社會秩序都有著極為重要的影響。社會在不斷進步的同時，各部門的工作量逐年增加，事業單位工作類型多，工作內容繁雜，并且涉及大量的資料信息數據需要處理。面對大量的工作，對相關工作人員提出了更高的要求。為了高效合理地劃分與歸類各種信息數據，必須積極推進檔案管理信息化建設與發展，對于事業單位而言，既是機遇，更是挑戰。

一、事業單位檔案信息化建設的重要性

事業單位作為綜合性部門，在日常管理過程中，工作內容繁多，且類型復雜，其中檔案管理工作便是極為關鍵的部分，其與事業單位的經營管理以及日常業務的有序開展密切相關。首先，互聯網技術在快速發展與普及之前，事業單位檔案管理工作模式相對單一化，通常會以紙質材料為載體記錄和保存相關信息數據內容，但是由于紙質材料自身的特性，在保存過程中存在一定的劣勢和不足。紙張容易受到環境條件的影響，一旦受潮便會慢慢腐爛和褪色，字跡變得模糊，且紙張容易受損，這樣便會增加工作人員的管理難度。其次，紙質材料相對脆弱，比較容易受到人為因素的破壞和影響，如果受損，修復難度非常大。而對于珍貴的檔案信息資料，一旦損毀，將會造成無法估量的損失。所以，檔案信息化管理具有重要的現實意義，通過現代化互聯網信息技術手段，將檔案信息存儲和備份到計算機互聯網當中，這樣能夠有效避免檔案丟失損壞的情況發生。最后，檔案管理工作涉及大量的內容，且繁雜多樣化，傳統紙質材料保存方式，后期如果經常反復的查看和翻閱，這樣便很容易會造成紙張破損，或者丟失。紙質檔案需要大量的紙質材料，管理工作量大，如果檔案信息數據太多，分類自然也更加繁瑣，查找過程中費時費力。而將信息數據儲存到計算機平臺當中，并對其進行備份和歸類保存，在需要時，便可通過檢索功能快速查找到相關信息數據和檔案資料，以便工作人員使用。這樣也能夠大幅度提升事業單位檔案管理工作效率，同時也能夠有效提高事業單位的整體服務水平，樹立良好的部門形象，為事業單位的穩定可持續發展提供基礎保障。

二、事業單位檔案管理信息化建設過程中存在的問題

（一）管理機制不完善。事業單位作為綜合性部門，涉及的工作內容復雜多樣化，會產生大量的檔案信息，因此，檔案管理工作至關重要，屬于系統性的工作。當前部分事業單位由于對信息化建設缺乏認知和了解，并未配備一些軟硬件設備，信息化檔案管理水平較低，信息化建設工作無法高效有序開展。以上問題很大一部分原因是由于事業單位方面未結合實際情況，制定相應的管理機制。另外，管理手段和方法比較落后，造成事業單位檔案信息化建設工作步履維艱，無法全面有效開展。

（二）信息化管理水平不高。當前，雖然部分事業單位已經逐漸認識到了檔案信息化建設的重要性及作用，但是由于多方面因素的影響，對信息技術實踐應用過程中，依然存在諸多問題，如缺乏完善的管理標準體系，特別是對于部分原始資料信息的歸檔保存，缺乏科學合理的操作指導。此外，部分單位在建立檔案管理信息系統與平臺之后，檔案檢索流程并未得到簡化，使得檔案檢索依然比較復雜，檔案信息資料也無法實現實時共享，從而導致管理效率低下。

（三）相關工作人員的信息技術能力不足。當前，大部分檔案管理工作人員的專業信息技術能力比較欠缺，檔案管理信息化建設過程中，對于工作人員的專業能力要求也比較高，只有這樣才能夠更好地投入實際工作當中，保障信息化建設工作穩步有序開展。就目前現狀來看，部分地區事業單位檔案管理工作人員專業能力比較欠缺，綜合素質水平較低。再者，經費投入有限，也未對相關管理人員定期進行培訓，造成管理工作人員的信息技術能力與綜合業務能力不足，也對工作效率與質量造成了極大的影響。

三、事業單位檔案管理信息化建設的有效途徑

（一）積極創新管理理念。隨著互聯網信息技術的快速發展與普及，計算機信息技術已經逐漸滲透到了人們生活的方方面面，為人們帶來了極大的便捷，與此同時，也改變了人們的生活方式。事業單位作為我國政府部門的重要組成部分，與社會穩定發展密切相關。因此，相關部門及管理人員必須高度重視檔案信息化建設工作，積極創新與更新管理理念，可從以下方面入手：首先，要全面貫徹“互聯網+”理念與發展趨勢，通過定期培訓，不斷提升管理工作人員的信息技術操作能力與熟悉度，優化操作流程。要讓工作人員充分認識到檔案管理信息化建設是必然發展趨勢，全面掌握當前新形勢下檔案管理工作核心要點，不斷創新與優化當前現有的管理模式，努力突破傳統檔案管理模式中存在的局限與不足，充分運用信息技術，對現有資源進行全面有效整合。其次，相關管理工作人員應當起到表率作用，積極借鑒和學習先進的技術手段，可通過講座、會議、培訓等方式，不斷提升工作人員的重視程度，并學會積極適應新的發展潮流，迎接全新的挑戰，營造良好的信息化管理氛圍。

（二）加大信息化建設投入力度。檔案管理信息化建設的基礎便是各項技術設備，而軟硬件設備的建設與完善需要投入相應的資金來逐步完善。事業單位管理人員應當積極學習和提升自身信息化管理水平，充分認識到檔案信息化管理的重要意義，不斷加大資金投入力度。需要注意的是，信息技術更新與發展的速度不斷加快，所以，投入過程中也應當把握好分寸，避免頻繁更換設備，從而導致經費過高、資源消耗過度。對于需要的設備，如掃描儀、打印機、計算機等，要加強采購管理，并且在購置后，檔案管理人員應當合理利用，從而不斷提升設備的利用效率，避免出現設備閑置以及操作不當的情況。還應當加大網絡安全管理，安裝殺毒軟件，避免病毒、木馬等入侵系統，造成檔案遺失或者損壞的情況，從而導致無法挽回的損失。另外，對于資金與技術的投入也應當納入管理制度與規定當中，要對現有資金進行科學合理的規劃，從而有效避免資金浪費的問題。事業單位也可以充分運用云端服務器設備，這樣也可以有效節省硬件設備的投入成本，或者是建立智能化操作系統，從而進一步提升管理效率與質量。

（三）加大工作人員培養力度。首先，不管是現有工作人員還是新員工，都應當注重其信息技術能力的培養，可結合實際情況，定期開展培訓，培訓要保障靈活，不僅要加強技術培訓，還應當注重技巧的提升。互聯網信息技術在為人們帶來便捷的同時，但其并非萬能。工作人員應當充分認識這一點，要讓其意識到網絡并非絕對安全，信息存儲也可能會面臨風險，應當加大安全管控力度，尤其是涉密信息數據，一定要切實做好保密管理工作。其次，事業單位檔案信息化建設過程中，還應當加強對每個員工的綜合考量，明確工作細則，將責任落實到個人，一旦出現問題，也能夠及時有效處理。事業單位還應當逐步建立獎懲制度，對于表現好的員工應當給予獎勵，相反，則應當進行相應的懲罰，從而保障檔案信息化管理工作穩步有序開展。

（四）規范信息化檔案標準。在檔案信息化建設與發展過程中，事業單位要高度重視檔案管理工作的規范化與標準化，通過制定科學合理的規范標準，保障檔案管理工作嚴格按照規定要求有序開展。首先，事業單位方面要針對自身實際情況，制定科學完善的檔案收集與管理機制，優化信息化工作流程，保障檔案管理人員能夠嚴格按照規定制度流程有序開展相關工作。其次，對于檔案數據庫、格式以及內容等應當制定統一的規定，從而最大程度上保障檔案數據管理的規范性與科學性。還需要合理設置訪問權限，避免出現隨意設置與訪問的狀況，從而保障檔案資料的安全性與可靠性。

四、結語

計算機信息技術已經逐漸被應用到各個領域當中，事業單位作為政府部門極為重要的組成部分，全面推進檔案信息化建設勢在必行。相關工作人員要充分認識到檔案信息化管理的重要性，針對當前存在的問題，積極采用先進的技術手段，從而保障檔案信息化建設穩步有序開展，也為建設和諧社會奠定良好的基礎。