信息化在干部檔案管理工作中的運用情況分析

文/鄰水縣人力資源服務中心 甘角茸

干部檔案是人事檔案的一種類型，是人事部門在干部管理活動中形成的，其中包括干部的歷史材料和現實狀況，涉及履歷、考核、政審、黨團、獎懲等內容，是對干部進行考察和了解的原始資料。新形勢下，將信息技術引入管理工作中，在提高工作效率、提升管理質量、發揮檔案價值等方面，均具有積極作用。以下結合實踐，探討了信息化在干部檔案管理工作中的運用情況。

一、干部檔案信息化管理的意義

（一）提高管理效率。傳統管理模式下，干部檔案以紙質為載體，管理工作需要人工手動進行，包括收集、整理、歸檔、查詢、借閱等，不僅效率低，而且人力成本高。信息技術的應用，將紙質檔案轉化為電子檔案，采用統一的格式和管理標準，不僅實現了數字化管理，還能減輕人員工作量。以檔案查詢為例，傳統模式下管理人員需要在檔案庫中翻找，使用者的等待時間長；信息化管理模式下，管理人員只需輸入時間、姓名等關鍵詞，就能及時得到相應的檔案資源，使用者幾乎不用等待。

（二）保證內容真實完整。紙質檔案在保存管理時，對檔案室的硬件設施和環境條件有明確要求，例如溫度、濕度、防火、防盜等。即便如此，隨著時間推移，檔案在借閱、轉移的過程中，也不可避免地會發生破損、丟失等情況，影響檔案內容的真實性和完整性。實施信息化管理，通過掃描、錄入等形式，將紙質檔案上的內容變成電子版，然后儲存在專門的數據庫中，可提高檔案的完整性。使用者查閱檔案時，只有一定的訪問權限，無法對檔案進行刪改，可保證檔案內容的真實性。

（三）推動管理改革。對事業單位而言，干部檔案信息化管理只是一個縮影，信息化管理理念和模式，會逐漸覆蓋所有管理領域，例如財務管理、人力管理、行政管理等。單位對干部進行考核評定、崗位調動、薪酬調整時，均會使用檔案資料。信息管理系統的高效性，能提高檔案資源的利用價值，繼而推動檔案管理工作的變革，乃至于事業單位管理工作的改革。

二、干部檔案信息化管理的要求

對干部檔案進行信息化管理，并非將紙質檔案完全拋棄，而是采用紙質檔案、電子檔案并存的管理模式。開展信息化管理時，相關要求如下：

（一）現代化管理。將信息技術引入干部檔案管理中，并不是配置計算機、掃描儀就可以，而是從管理理念到管理方法全面變革，滿足現代化管理要求。具體工作中，應該使用信息設備對檔案進行整理、保存，結合單位實際情況建設人事檔案數據庫，關注干部的工作動向，及時完善檔案內容。

（二）開放式管理。所謂開放式管理，可以理解為在信息技術的支持下，干部檔案的內容更加豐富，需要采集的資料范圍更廣。一方面是工作業績，既包括本職工作內容、完成情況、獲得的業績，也包括工作崗位的日常表現，和上下級、同事之間的關系；另一方面是個人能力，主要記錄了干部的學歷、專業、證書取得情況，在上級部門進行管理決策和職位任免時，可以作為參考依據。

（三）服務型管理。干部檔案的信息化管理，在檔案資料的收集、整理、使用基礎上，突出服務功能，要求管理人員樹立服務意識，認識到檔案的重要性，嚴格執行保密制度，為使用者提供優質服務。尤其是干部調動、升職、退休，要為用檔單位提供完整的檔案資料，促進服務質量不斷提升。

三、信息化在干部檔案管理工作中的問題和對策

（一）問題。1.資料安全性低。信息技術是一把“雙刃劍”，既提高了管理效率，也帶來了安全風險。對干部檔案進行信息化管理，檔案內容泄密途徑增加，可能是系統自身有漏洞，也可能是黑客惡意攻擊。另外，信息化管理系統中，檔案資料和載體是獨立的，檔案泄密具有隱蔽性，而互聯網的信息傳播速度快，一旦檔案泄密，會造成嚴重損失。2.人員素質不高。干部檔案管理從傳統模式轉變為信息化模式，對管理人員也提出了高要求，不僅具有專業的管理知識體系、過硬的業務技能，還要熟練操作計算機設備，對軟硬件設備進行安全防護。然而，個別單位將重點放在了信息化管理系統的構建上，忽視了管理人員的素質提升，再加上資金受限，培訓工作尚未落實，最終導致管理人員的素質不足。

（二）對策。1.實施動態管理。基于信息管理系統下，干部檔案動態管理，就是要求管理人員轉變傳統的理念，樹立互聯網思維，充分利用信息技術，對干部檔案進行動態化、實時性管理。例如：采集檔案資料時，將相關內容錄入計算機系統；為了滿足查詢要求，對檔案數據信息進行自動分類；檔案管理系統和行政管理系統相連接，當干部工作發生變動，系統自動提示，以便管理人員對檔案內容進行調整，確保檔案和人員相匹配。2.加強保密工作。信息技術的應用存在一定泄密風險，要求管理人員加強保密工作。一方面，從制度層面出發，對于檔案的采集、整理和利用，制定完善的、統一的管理制度，不論是檔案的查閱和調取，還是分享和運用，均按照規范流程執行；另一方面，從技術層面出發，合理使用防火墻、殺毒軟件、訪問權限等技術，定期對管理系統進行升級更新。3.人員培訓考核。對管理人員進行培訓與考核，是提升管理技能水平的有效途徑。首先，要結合干部檔案管理工作的現狀，明確管理人員的執業要求，從知識、能力、素養等方面進行培訓教育，建設一支高素質、復合型的管理團隊，為使用者提供優質服務。其次，事業單位應該注重檔案管理人員的績效考核工作，合理設置考核指標和評價體系，將定性評價、定量評價相結合，將自身評價、同級評價、上級評價相結合；并配合適宜的激勵措施，激發人員的工作積極性。

四、實際案例分析

（一）基本情況。以某事業單位為例，其中在職人員約250人，離退休人員約50人。該單位在人事管理工作中，一是崗位配置少，工作重點放在了傳統人事管理上，人力資源的規劃、分析、評價等工作開展不佳。二是崗位職責的描述不清晰，任職者的權限界限不明確。三是人才梯隊規劃不好，干部和基層人員之間的距離較遠，并不了解人力資源需求。

（二）檔案管理信息系統的應用現狀。該單位在干部檔案管理上，采用信息化管理系統，既實現了多種功能，也存在一些問題，介紹如下：1.功能。（1）對人力資源進行基礎管理。針對干部人員信息，該系統在檔案的采集、使用上提供了數據保障，基礎管理內容包括：對歷史信息和當前信息進行統計、分析、修改、發送；對照片進行增加、替換；對人員登記表、任免審批表、三齡一歷表進行輸入和生成。（2）幫助領導查詢決策。單位領導需要了解干部的履歷信息、班子配備情況，該系統可以提供各類統計信息，方便領導查看。例如：對檔案進行查詢時，可通過登記表、報表、統計圖形進行數據查看，幫助領導作出科學的決策。（3）自動生成人員信息統計報表。這里的統計報表，除了年度人力資源統計表，還可以根據實際工作內容，對各類統計表進行自定義，將復雜的數據信息轉變為直觀形象的表格，方便分析和使用。2.問題。（1）數據錄入工作量大。在系統中查詢干部檔案資料，會發現一些干部有重復性的信息；新上任的干部，信息沒有及時認定，或信息錄入不規范。（2）維護工作不及時。集中在兩個方面：一是學歷和獎懲信息沒有及時變更，信息和干部實際情況不匹配。二是干部的家庭成員信息具有隱私性，一些干部的家庭成員變動后，沒有及時反饋給檔案管理人員。（3）檔案信息利用率低。對干部信息進行統計，主要表現為季度、年度人事報表，內容多是干部的性別、年齡、學歷等基礎信息，而沒有對數據間的關聯進行深入分析。

（三）注意事項。第一，干部檔案數據錄入時，規范數據格式，提高信息質量。從兩個方面入手：1.結合實際工作需求，設置數據字庫，將信息樣式固定下來，管理人員錄入信息前，先選擇信息樣式。2.編制數據信息的錄入指南，組織管理人員學習和培訓，熟練相關操作，減少人為失誤。第二，對信息記錄載體進行拓寬，以干部檔案查閱需求為依據，拓寬人事信息的記錄載體，除了文字以外，還可以采用圖片、影音等載體形式，促使檔案資料向多元化發展。第三，利用數據挖掘功能，優化干部的人事組織工作。例如：在系統內設置統計分析模塊，在現有的檔案資料中，采集有價值的數據信息，為干部管理提供依據。

五、結語

綜上所述，對干部檔案進行信息化管理，能提高管理效率，保證內容真實完整，推動管理改革，最終實現現代化、開放式、服務型的目標。針對目前管理存在的問題，本文從動態管理、保密工作、人員培訓考核3個方面闡述了解決對策，希望為實際管理工作提供參考借鑒。