數字化轉型背景下軍工固定資產投資項目檔案信息化建設

文/中國兵器科學研究院寧波分院 陶明杰 張激 劉保勝

利用信息技術生成、管理、開發檔案的過程稱為檔案信息化。軍工固定資產投資項目檔案是指建設單位在項目論證、申報、審批、實施、竣工驗收等各階段形成的，并經過一定整理，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等文件資料。軍工固定資產投資檔案管理工作是軍工能力建設項目的真實記錄和重要環節，是反映一個科研單位軍工核心能力建設的有力憑證，對推動武器裝備科研工作的持續發展起著重要作用。網絡信息時代的到來，使檔案的載體和記錄方式呈現出多樣化的趨勢，傳統的檔案管理手段已經不能適應新形勢的要求。檔案管理信息化已成為全國檔案工作的發展目標。因此，加強軍工固定資產投資項目檔案信息化建設是軍工能力建設項目檔案管理工作者的迫切任務。

一、軍工固定資產投資項目檔案信息化建設的意義

（一）提高檔案管理工作效率。檔案信息化，是指把記錄于不同載體上的檔案資料轉化為數字化的信息，以數字化的形式存儲，再通過網絡互相連接，利用計算機系統進行管理，最終形成結構有序的檔案信息庫。

通過建立軍工固定資產投資項目檔案信息化管理體系，可以實現包括歸檔、存儲、統計分析等檔案自動化管理，使檔案實體管理程序簡單化，減少了不必要的手工作業，有助于檔案管理工作者把更多的時間和精力放在檔案編研、發掘檔案利用價值方面。通過建立軍工固定資產投資項目檔案信息化管理體系，只需通過檔案管理系統，即可查詢項目檔案的數字化版本。數字信息經存儲之后，可以反復利用，使原始檔案的使用率有效降低，從而保護了檔案原件。

（二）提升檔案工作服務水平。通過將軍工固定資產投資項目檔案管理信息化后，科研人員可通過檔案管理系統進行信息檢索，還可以通過多種形式的檢索方式查找所需信息，較傳統手工形式的檢索大幅節省了檢索時間、提高了檔案的查全率和查準率。軍工固定資產投資項目檔案管理信息化后，通過檔案服務共享平臺拓展服務空間，使檔案信息服務的主動性得到更好的發揮，滿足多元化利用需求。檔案管理信息化后，可以將檔案以文字、圖像、音頻、視頻等多媒體形式予以展現，使檔案實現由信息資源向生產力的轉化。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質。檔案管理信息化要求檔案管理人員具備較高的綜合素質。在信息化時代，軍工能力建設項目檔案管理工作者不僅要掌握傳統的檔案管理理論、技術和方法，還要掌握專業的信息技術知識和技能，具備數據開發、設備維護、信息系統更新的能力，熟練掌握現代化的電子設備使用技術等。因此，檔案管理人員應自覺迎合信息化時代的新要求，轉變管理意識，不斷提升自己的專業素質、信息素質和綜合素質，努力探索現代化的服務方式，強化自身工作責任意識，以助于單位檔案管理水平的提升。

二、軍工固定資產投資項目檔案信息化建設的問題

（一）制度不夠完善。軍工單位大多把科研項目、科研經費、科技成果作為主要考核指標，由于檔案管理不能使科研單位產生直接的經濟效益，使得很多單位還沒有意識到檔案信息化建設的重要性，忽視了檔案管理的潛在價值。缺乏相對完善的檔案管理制度，制度未落實或執行，是導致當前軍工單位檔案管理模式和服務水平不能充分滿足信息化時代下檔案管理要求的重要原因。

（二）檔案信息化管理的基礎設施薄弱。目前，大多數軍工科研單位檔案室配備的檔案管理設備主要包括計算機、掃描儀等，但這些設備只能完成對檔案的簡單數據處理，使用單機版作為軟件，不能實現在網絡環境下的數據共享和傳遞，無法滿足檔案管理的需求。檔案信息化建設需要一定的信息基礎設施投入，如計算機、檔案管理軟件、局域網、數據庫、服務器等，但是這些基礎設施需要大量的經費投入。一些單位對檔案信息化建設的認識不夠到位，在信息基礎設施方面的投入力度不足，歸檔材料大多數還是紙質檔案，在項目建設中形成的如視頻、音頻等非紙質載體資料無法實現歸檔，導致軍工固定資產投資項目檔案管理信息化水平偏低。

（三）檔案管理高素質人員緊缺。信息時代軍工固定資產投資項目呈現出檔案形式多元化的趨勢，衍生出諸如辦公自動化、電子文檔、圖像、視頻等多媒體檔案信息，這就要求檔案管理人員除了具備專業的檔案管理業務能力外，還要具備數據開發、設備維護、信息系統更新的技能。但是目前大多數軍工能力建設項目檔案管理人員達不到以上要求，很多檔案管理人員不是檔案或信息專業出身，因此培養適應信息化需要的檔案管理高素質、綜合性人才是軍工固定資產投資項目檔案信息化建設的基礎保障。

（四）可能引發的安全隱患。信息化為我們帶來高效、便捷的同時，我們也要對其可能引發的安全隱患有清醒的認識。首先，電子環境中的檔案存在長期保存的安全問題。電子檔案主要存儲于磁性、光學載體等介質上，外界環境與運行環境會對這些載體的使用壽命產生一定的影響。此外，磁性、光學載體存儲密度高，一張光盤的丟失可能造成上千份檔案的丟失。其次，在網絡環境下，電子檔案存在被篡改、竊取以及截取等安全隱患，從而造成檔案信息的丟失、泄密，給檔案信息系統的安全性帶來一定威脅，對檔案管理工作產生不利影響。因此，提高檔案信息化的安全意識、增強檔案信息化的安全保障體系建設、防止涉密數據信息的泄漏，已成為目前亟待解決的難題。

三、軍工固定資產投資項目檔案信息化建設的措施

（一）加強制度建設。無規矩不成方圓，管理標準和制度的建設是軍工固定資產投資項目檔案信息化建設順利進行的重要保障。軍工單位可根據《中華人民共和國檔案法》《電子文件歸檔與管理規范》《紙質檔案數字化技術規范》等相關法律法規，結合本單位實際，圍繞電子文件歸檔管理、數字檔案查詢利用、數據信息維護、檔案安全保密管理等方面，制定適合自身的軍工固定資產投資項目檔案信息化管理制度，使電子檔案的收集、整理、保管、利用等環節有章可循，從而實現檔案信息化管理的制度化、標準化、規范化。

（二）做好軍工固定資產投資項目檔案信息化建設的規劃。合理科學的規劃、減少盲目建設和重復建設對檔案信息化事業的發展具有重大意義。軍工單位的檔案信息化建設既要遵循國家標準與原則，又要不斷完善自身的建設規劃，找到適合本單位的發展路徑。第一，要以充分調研、合理論證和科學規劃為基礎，在研究制定規劃時要注重實用性和可行性，精準發力，把有限的資源投入到檔案信息化管理的關鍵部位。第二，要統籌兼顧，促進單位辦公系統和檔案信息化系統的有效銜接，實現單位內電子文件的在線移交、傳遞和查閱。第三，規劃要具有可擴展性。檔案信息化建設與計算機等信息技術密切相關，由于計算機等硬件設施更新換代非常快，因此軍工固定資產投資項目檔案信息化建設是一項長期的系統性建設工程，不可能一勞永逸，應緊跟時代發展步伐，不斷調整并完善建設規劃和實施方案，合理制定每個階段的目標。但要注意不要盲目追求高新尖的硬件設施，避免造成不必要的資源浪費。

（三）加強科研檔案信息的安全保障體系建設。檔案信息的安全保障體系建設是軍工固定資產投資項目檔案信息化建設的重要環節。軍工單位要按照檔案信息化管理工作的特點及要求，完善檔案管理安全保障體系，包括制定安全規章制度、合理分配和有效監督各類人員的管理權限。采用可靠的安全保障技術，充分利用多種多樣的安全防護措施，構建全方位、立體化的安全防護體系，保障檔案的信息系統安全、數據庫安全以及網絡安全，配置防火墻、漏洞掃描等基本安全設備，利用加密技術、身份認證、權限控制、物理隔離等技術手段，確保檔案信息在存儲、傳輸和管理中的安全。按照“業務誰主管、保密誰負責”的原則，單位應加強檔案信息安全責任體系的建設。在信息化時代背景下，做好軍工固定資產投資項目檔案信息的安全保障工作是一項長期而艱巨的任務，構建科研檔案的網絡安全防護體系，需要我們全體檔案管理人員不斷努力探索。

（四）建設高素質、綜合性檔案管理人才隊伍。為適應新時代信息化的要求，檔案管理人員要同時具備扎實的檔案管理知識和信息處理技能，因此軍工能力建設項目檔案管理工作者要自覺提升自身素質、加強學習，不斷用新知識和新技術來充實自己。軍工單位也要重視對檔案管理人員的培訓，有針對性地提高檔案管理人員的業務能力，加強計算機技術、網絡技術、數字化技術等現代信息技術的培訓，爭取培養出高素質、綜合性檔案管理人才。

四、結語

軍工固定資產投資項目檔案信息化是軍工核心能力建設項目的重要組成部分，是反映軍工能力建設項目建設全過程的原始憑證，也是科研單位武器裝備研制順利開展和科研能力水平的具體體現。檔案信息化建設是軍工固定資產投資項目檔案管理發展的必然趨勢，作為軍工能力建設項目檔案管理工作者，唯有不斷提高綜合素質和能力水平，適應新形勢下軍工能力建設項目檔案管理工作的要求，才能充分發揮軍工固定資產投資項目檔案的價值與作用，滿足科研院所對固定資產投資項目檔案的利用需求，提升檔案服務工作水平和質量。