基于用戶需求的智慧檔案館服務功能初探

文/中國人民解放軍92981部隊 宋進之 班晶 李迎珠

一、智慧檔案館基本概念

（一）檔案館建設發展經歷的三個階段。隨著云計算、大數據、人工智能等現代新型技術應用到我國檔案館建設發展中，檔案學界相繼提出了數字檔案館、智能檔案館、智慧檔案館三大概念。數字檔案館是指利用現代信息技術采集、整理、加工、存儲和管理各類數字化的檔案信息，并在聯網的檔案信息集成管理系統上提供各類檔案信息服務；智能檔案館是指在傳統檔案館和數字檔案館的基礎上，對實體和數字化形式的檔案、館內設施、環境與管理人員實現一體智能化的全方位管理；智慧檔案館是在前兩者檔案館的基礎上，采用物聯網、云計算、人工智能、大數據等技術，實現檔案館、用戶、檔案三者之間的互聯互通。

數字化、智能化、智慧化作為檔案館發展的三個階段，三者是由低級到高級發展的關系。數字檔案館是基礎，其建設是否牢靠直接影響到智能檔案館建設；智能檔案館作為中間階段，是在數字檔案館建設的基礎之上，實現檔案館內各要素一體化智能管理；當智能檔案館發展到一定階段，就出現了智慧檔案館，作為檔案館發展的高級階段，智慧檔案館旨在實現檔案館、用戶、檔案三者的全面感知、泛在互聯、協同創新。

（二）智慧檔案館的基本含義。目前檔案學界對智慧檔案館研究較少，對智慧檔案館的定義缺乏統一的共識，對智慧檔案館的定義主要集中在以下四個方面：從模式方面來看，天津師范大學唐莉認為智慧檔案館應具有感知、存儲、聯通、辨別等多種功能，并擁有獨立運作的能力和模式，實現對國家、社會及人類各類檔案的保存、管理和提供利用的開放式檔案館；山東省青島市檔案局楊來青教授認為智慧檔案館是利用物聯網、云計算等技術智能化管理多元檔案資源，并對檔案信息進行處理和感知，并提供泛在的檔案信息服務模式。從平臺方面來看，上海大學楊智勇認為智慧檔案館是在傳統檔案館的基礎上融合新的檔案數據、信息、情報與知識，由此構建出自動感知、獲取、利用檔案信息的智慧化平臺。從形態方面來看，湖北省檔案局吳緒成認為智慧檔案館是在信息背景下，由檔案信息化發展而成的第四代檔案館；河北大學秦楊認為智慧檔案館是利用現代信息技術整合檔案主體、管理流程、檔案館工作人員，形成智慧協同系統，并呈現智慧化檔案館運行狀態。從服務方面來看，南昌大學劉翠萍認為智慧檔案館是借助于各類信息技術充分挖掘檔案特有的文獻資源，為用戶提供泛在化、差異化與個體化且隨時隨地隨心的服務。

綜上所述，筆者認為，智慧檔案館是指以用戶服務為核心，在物聯網技術、云計算技術、人工智能等技術基礎之上，為各類檔案館用戶提供相應的智慧設備、空間、知識等服務，以實現檔案、用戶、檔案館之間全面感知與廣泛互聯互通，使用戶可以隨時隨地隨心地獲取檔案信息資源的一種新型檔案館形態。

二、智慧檔案館用戶需求概述

（一）檔案館用戶需求類型。在智慧檔案館的背景下，檔案館用戶的需求并未發生改變，而用戶需求特點因新技術的使用發生變化。檔案館的用戶需求產生源自于用戶在使用檔案館時各種活動帶來的刺激，這種刺激產生了與人類自身認知不相吻合的信息差異或不滿足感，信息差異和不滿足感就是檔案館用戶的需求。依據用戶使用檔案館的難易程度，可將檔案館用戶需求劃分為基本型用戶需求、服務型用戶需求以及復合型用戶需求，這三者之間呈現出由低級到高級、由簡單到困難的關系。

基本型用戶需求內容簡單，主要利用檔案館一些基礎的查詢、借閱服務便可滿足。服務型用戶需求有自己特定的個性化服務需求，現有基礎的檔案館服務無法滿足，需要檔案館依據用戶的需求來分析加工檔案館某類資源，為用戶提供特定的服務。復合型用戶需求則需要檔案館利用各類現代信息技術手段，系統全面地加工處理現有的館藏資源，形成新的資源體系。

（二）智慧檔案館用戶需求特點。在智慧時代，智慧檔案館用戶需求呈現出新特點，這種“新”體現在多樣性、個性化。因智慧檔案館用戶活動的復雜性和多樣性，使得智慧檔案館用戶需求也有著多樣性的特征。智慧檔案館不僅要為用戶提供多樣化檔案信息資源，還需要提供種類繁多的獲取檔案信息資源的手段與載體。在智慧時代，隨著用戶的知識不斷增長，研究的檔案課題不斷加深，用戶需要檔案館依據用戶的使用需求來提供更加個性化的服務。

三、智慧檔案館服務功能

（一）智慧化溝通感知功能。溝通感知功能的實現是依靠物聯網技術中的RFID(無線射頻識別)、GPS(全球定位系統)、紅外感應與激光掃描技術將檔案、用戶、檔案管理人員及智慧檔案館其他要素有機的聯系在一起。智慧溝通感知功能可以使無生命物體利用數字信號“表達”自身的狀態，便于檔案館管理和用戶使用。

對檔案的感知主要是利用RFID(無線射頻識別)技術將每一件檔案內置一個電子標簽，以實時監控、定位管理每一件檔案的進館、借閱等狀態。檔案被借閱出庫時，感知系統能自動記錄下檔案借閱行為發生的具體時間、地點、人員等信息，便于檔案管理員管理檔案。管理人員清點檔案時，自動感知功能系統能自動定位每一件檔案的具體位置，提高了盤點整理檔案的效率，這體現了對檔案與管理人員的感知。此外，對用戶的感知體現在：由于自動感知功能系統能夠記錄下每一位用戶的個人信息、歷史借閱信息以及檔案使用偏好需求，可以將虛擬檔案和用戶連接在一起，依據用戶偏好提供一些綜合性的個性化檔案服務。

（二）智慧化泛在利用功能。智慧化泛在利用功能是指用戶可以隨時隨地采用多種方式獲取檔案服務。由于用戶的檔案需求越來越多樣，需求量也不斷增加，為了滿足用戶隨時隨地獲取檔案服務的需求，打破時間與空間的限制，智慧檔案館不僅要為用戶提供線下的實體檔案館服務，還要建立一個整合各類型檔案信息資源的一體化網絡服務平臺。隨時可用，打破一般意義的實體檔案館開館到閉館的服務時間段，用戶可通過電腦、手機、電視等聯網設備打開虛擬的線上檔案服務平臺，隨時查詢自己所需的檔案信息資源。隨地可用，是檔案館提供服務業務的一種空間上的擴展，檔案館不再單單固定在某個具體的位置，用戶利用電子設備連接檔案服務平臺，可以在任何地方下載電子化的檔案信息資源，獲取檔案服務。

（三）智慧化環境功能。智慧化環境功能主要表現在空間、設備與地點的智慧化?？臻g智慧化是指在實體智慧檔案館的內部建立多種類型的空間，利用新型的生物工程技術、新材料技術，節能環保技術，將實體智慧檔案館建設為綠色生態化節能建筑。設備智慧化是指在檔案館內部安裝各類智能化設備，以實時調節監控檔案紙質文件和電子文件庫房內部溫度、濕度、照明和安全。地點的智慧化是指線上檔案服務平臺可以根據用戶所需的檔案位置，為檔案管理人員提供最優線路導航，便于更快找到檔案。

（四）智慧化檔案管理功能。檔案管理是指對檔案進行搜集、整理加工、保存、提供利用的過程。傳統檔案收集工作是指各級檔案室定期向檔案館移交本單位產生的紙質及電子檔案。在智慧檔案館背景下，利用大數據、云計算等技術，各類檔案室、各級檔案館實現了互聯互通，對檔案室產生的電子檔案可以實現前端控制，在文件產生時就符合檔案標準化管理規范，轉變成檔案后實時自動歸檔到檔案館，并實時感知人們利用檔案的各項記錄，為后期檔案實踐工作提供便利。智慧檔案館中檔案的保存主要采用云存儲模式，可建立統一的共有云存儲平臺，各類檔案館可上傳存儲和備份各類檔案信息資源，實現館際之間共享檔案信息資源。對于一些未公開的檔案，不便于向公眾提供查閱和利用服務，檔案館可根據實際設計私有云存儲平臺，并設置訪問權限以保證檔案信息資源的安全。智慧檔案館提供的利用服務要以個性共享為重點，以知識創新為目的。個性共享服務是緊密結合檔案信息資源與用戶行為，并利用智慧系統隨時感知和記錄用戶的使用信息，深入分析用戶偏好，主動為用戶提供個性化的服務內容與方式。知識創新是對檔案信息資源整合、加工創造，以實現檔案信息資源增值的過程。