高校宣傳部門行政事務管理效能提升策略

文/江蘇省淮安市淮陰工學院 虞夢

高校宣傳部門行政事務繁多，做好高校宣傳部門行政事務管理工作是保障部門各項工作有序穩定開展的基礎。高校宣傳部門行政事務管理主要包括：協助部門領導處理各類文件，對重要文件進行分類歸檔；協助部門領導做好學校宣傳標語、校內報刊審批工作；日常宣傳工作聯系與協調；面向校外新聞單位的接待服務工作；撰寫各類重要文件、規章制度、會議紀要、工作信息、工作總結和計劃以及重要情況的綜合報告等；協調與學校有關部門及部門內部各科室的工作；做好部門承辦的各類會議的會務工作；多媒體信息發布系統的維護、管理、內容制作；部門設備資產申報、日常管理、報廢；財務報銷管理；辦公用品與備品采購與發放等；協調與管理部門勤工助學學生；部門印章、印鑒管理；部門文件收發、管理、存檔等工作內容。面對如此復雜繁多的事務，需要從宏觀、微觀兩方面細化管理要求，從制度建設、作風建設、能力建設等方面入手，積極運用大數據、云計算、“互聯網+”等新一代信息技術，不斷提升行政事務管理質量和水平。

一、明確目標任務，細化管理要求

行政事務管理作為其他各項工作開展的基礎性、支撐性環節，如果目標不清，要求不明，一方面會導致自身管理混亂，另一方面會影響其他各項工作的正常開展，降低工作效率，因此，提升高校宣傳部門行政事務管理效能，必須明確管理目標任務，細化具體管理要求，可以從宏觀管理和微觀管理兩個層面入手。

（一）宏觀管理要求。宏觀管理的事務一般是調研、執行、參謀。1.調研工作。在當代社會信息化大背景下，調研工作講究“新”“早”“快”三個原則。“新”，信息時代，互聯網成為信息傳遞的主要媒介，在互聯網傳遞信息快的特點影響下，調研的途徑有了創新。通過網絡自媒體進行的調研有著速度快、成本低、傳播廣的特點。“早”，信息大爆炸時代，調研必須搶占先機，提早開展，保證問題在群眾中傳播爆發前做好決策。“快”，現代社會生活節奏加快，做任何事都講究效率，調研更是要把握時機，堅決抵制拖延。2.執行工作。唯一的原則就是按時、按指令執行。3.參謀工作。參謀是在調研基礎上進行的，只有做好調研工作，才能做好輔助參謀。需要注意的是，參謀是輔助決策，所以切忌喧賓奪主，踏實做好本職工作，為領導提供第一手資料，輔助領導科學決策即可。

（二）微觀管理要求。微觀管理范疇的事務包括處理信函和文件、接打電話、日常接待、維護管理辦公室環境、管理和發放辦公用品、時間管理、會務安排、值班、信息的管理和保密工作以及處理各種突發事件等。處理信函可分為寄發和接收兩個部分，信函的寄發一般遵循核對、簽發、裝封、查對、分類、登記、選擇適當的郵寄方式等步驟。信函接收的步驟則一般是簽收、拆封、登記、分類、記錄、分發。接打電話要態度友好、口齒清晰、語言凝練、簡明扼要、記錄清楚、及時處理。日常接待要提前了解詳細情況，制定合適的接待方案以便做好準備工作。辦公室環境包括工作氛圍、人際關系、人員素養等軟環境和辦公家具、辦公設備、休閑設施等硬環境。調整軟環境、優化硬環境，營造溫馨和諧的辦公環境，有助于工作效率的提升。辦公用品的管理要建立健全辦公用品購買發放登記制度，嚴格執行各項審批手續，準確清點數目，核實發放。要明確工作的目標和任務，制定合理的工作計劃并利用時間表、電子計劃表、布告板等管理工具督促計劃的執行，有效地規劃時間和掌控時間，以達到在最短的時間內創造最大的效益的目的。值班時應該堅守崗位，認真處理事務，做好值班記錄，隨時做好處理突發事件的準備，突發事件發生時務必做到隨機應變，嚴格遵守交接班制度和請假制度。信息的管理和保密工作，從管理這方面來看要遵循及時性、針對性、真實性、安全性、制度化這些基本原則，完成信息的采集、檢索、篩選、校核、編類、存儲、開發、編制、傳遞和反饋這一系列過程。要嚴格遵守《保密法》規定，實行積極防范、突出重點、依法管理的方針，既確保國家秘密安全，又便于信息資源合理利用。嚴守保密制度和紀律，配備必要的保密設備，如保密文件柜、防盜報警系統、防火墻等。

二、加強制度建設，改進工作作風

高校宣傳部門行政事務管理應堅持用制度管人，靠制度管事，以制度化確保作風的好轉，并形成常態化。

（一）建立健全制度。要建立健全行政事務管理相關制度，規范崗位職責，完善工作程序，將規章制度內容細化到事務處理過程中去，促進行政事務管理制度化、標準化。建立健全行政事務管理責任體系和長效機制，明確崗位職責、工作目標、權限等，合理分工、責任到人、恪盡職守、按章辦事，建設規范化服務型機關，以師生滿意為工作的最高標準，主動服務、高效服務、全程服務。

（二）深化作風建設。要進一步深化作風建設，提升管理服務效能和質量，結合新形勢新要求，與時俱進、開拓創新。遵循習近平總書記提出的“堅持絕對忠誠的政治品格、堅持高度自覺的大局意識、堅持極端負責的工作作風、堅持無怨無悔的奉獻精神、堅持廉潔自律的道德操守”的“五個堅持”要求，不斷增強責任感、培養大局觀、提高執行力，以超強的服務意識、創新意識、合作意識和奉獻精神，立足崗位，服務大局，緊密團結，協作好，風氣正，人心齊，為師生員工辦實事。

（三）堅持人本理念。要堅持“以人為本”，營造良好辦公氛圍，調動辦公人員工作的積極性；辦事流程透明公開，在科室醒目位置做出公開承諾，標語上墻，加大宣傳力度，樹立“馬上就辦，辦就辦好”的服務理念，進一步增強服務意識和爭先意識；在工作中堅持原則、一絲不茍、謙虛謹慎、遵守保密紀律；熱心為基層服務，主動為基層排憂解難，發揮“黨員先鋒崗”“黨員工作站”的作用，牢固樹立“窗口意識”，做到“三心”“五不”，即“熱心、耐心、細心”“不推諉、不扯皮、不拖沓、不敷衍、不刁難”；接打電話謙虛客氣、簡潔文明，傳達領導指示快速準確，處置各類事項妥善及時。

三、注重學習培訓，提升綜合素養

人作為社會活動的主體，具有獨立思考能力和思維邏輯，其本身的素質、能力和價值取向等決定著整個社會活動的水平。在高校宣傳部門行政事務處理中，人作為中心發揮著主導作用。因此，要堅持人本理念，注重學習培訓，不斷提高工作人員的綜合素質和能力水平。

（一）提升政治素養。習近平總書記在中央黨校（國家行政學院）中青年干部培訓班開班式上強調，政治上的堅定、黨性上的堅定都離不開理論上的堅定。高校宣傳部門工作人員要認真學習黨的基本知識和最新理論，深入學習貫徹黨的十九大精神和習近平新時代中國特色社會主義思想，牢固樹立“四個意識”，堅定“四個自信”，做到“兩個維護”。政治理論學習的最終目的是指導實踐，因此政治理論學習不能浮于表面，要讀原著、學原文、悟原理，要往心里走，往深里走，往實里走，知行合一，學以致用。要全面系統學，及時跟進學，深入思考學，聯系實際學，在常學常新中加強理論修養，在真學真信中堅定理想信念，在學思踐悟中牢記初心使命，在細照篤行中不斷修煉自我，在知行合一中主動擔當作為。

（二）提升專業素養。習近平總書記指出：“專業素養是專業知識、專業能力、專業作風、專業精神的統一，而不僅僅是專業對口那么簡單。”提升專業素養，要從知識、能力、作風、精神四個維度入手，更新知識、提升能力、改進作風、激揚精神，建設一支本領高強、作風優良、創新實干的工作隊伍。要定期組織培訓，按照相關文件要求，制定短期和長期教育培訓計劃，對培訓的任務、目標等進行詳細規定；根據不同崗位特點，區分層次，有針對性地安排不同的教育培訓，并提出不同要求；結合工作實際，采取靈活多樣的形式和途徑進行教育培訓，堅持理論結合實踐，不斷學習新知識，熟悉新領域，開拓新視野，增強本領能力。此外，學習是一種自發性行為，要鼓勵行政事務管理人員樹立終身學習的觀念，增強自主學習的意識和能力，善于運用線上線下學習資源，不斷提升專業素。

四、堅持與時俱進，推進智能管理

信息化時代，智慧校園建設正穩步推進，高校宣傳部門應充分利用這一時勢，加強信息化建設，為行政事務管理賦能賦智，推動辦公室業務向數字化轉型，實現行政事務管理減負。

高校宣傳部門行政事務管理應從信息技術管理向信息技術治理轉型，全面客觀地看待信息技術在行政事務管理中的實際應用，應安排具備一定專業背景的工作人員與校內信息部門進行溝通與協調。與信息部門密切協作，建立以校內網為依托的智能辦公體系，整合資源，簡化流程，加強聯系，提高效率，降低成本；積極引入大數據、云計算、“互聯網+”等前沿信息技術，構建一體化管理系統，打破傳統工作模式中時間、空間等限制；利用好數字化信息網絡，讓師生少跑腿，信息多跑路，樹立“高效、務實、創新”的行政事務管理良好形象；強化網絡安全管理，明確內部事務內網處理、外部事物外網處理。

值得注意的是，在行政事務管理中，人既是管理主體，也是管理客體。一方面，要注意在高校宣傳部門行政事務智能管理技術運用過程中，謹防過度依賴信息技術，忽視與管理客體溝通的情況，要建立與管理客體的定期有效溝通機制，不斷完善信息服務制度，確保智能應用可管可控；另一方面，要持續跟進智能管理技術應用的用戶意見反饋，不斷優化信息服務系統，實現行政事務管理效率最大化。

五、結語

高校宣傳部門行政事務管理效能的高低對宣傳部門整體工作有著重要影響。高校宣傳部門行政事務管理是復雜的、系統的，在新時期面臨諸多挑戰和機遇的同時，要與時俱進、開拓創新，從明確目標、細化要求、制度建設、作風建設、素質提升、智能管理等方面持續發力，推進高校宣傳部門行政事務管理制度化、規范化、精細化，從而不斷提升行政事務管理效能。