辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理現狀研究

文/福建省三明市第一醫院 馮曉玲

在當前辦公室文書檔案管理工作中，需要重點完成文書檔案的收集、整理、統計、保管、鑒定、開發利用等工作，文書檔案包含大量有價值的信息，能夠幫助單位組織形成合理決策，因此開展辦公室文書檔案收集與歸檔工作極為必要。就當前的情況來看，辦公室文書檔案管理工作還存在著一些問題，必須開展優化調整，實現辦公室文書檔案管理工作的與時俱進。

一、辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理現存問題分析

（一）工作意識相對淺薄。在實際的辦公室文書檔案收集與歸檔工作中，所涉及的部門、領域相對較多，就當前的工作情況來看，存在部分工作人員忽視與其他部門之間的交流配合的問題，“閉門造車”完成工作，無法保證辦公室文書檔案收集與歸檔工作達到理想水平。同時，多數單位領導、工作人員存在不重視辦公室文書檔案收集與歸檔工作的現象，沒有認識到辦公室文書檔案收集與歸檔工作的現實價值，導致其工作主動性下降，不利于相應工作的開展。

（二）現行管理方式不能滿足工作開展需要。受到工作意識、軟硬件設備等因素的影響，當前的辦公室文書檔案收集與歸檔工作開展依舊對人工操作更為依賴。換言之，現行的辦公室文書檔案收集與歸檔工作方法較為滯后。現階段，在單位實際的運營過程中所產生的信息數量以及復雜程度明顯提升，即文書檔案的形成量上升，這就需要更為高效的管理方法的支持。顯而易見，傳統的人工管理方法無法滿足當前辦公室文書檔案收集與歸檔工作的需求，阻礙其效率效果的提升，難以保證相應單位形成合理決策。

（三）檔案管理體系有待優化。由于單位組織實際的運營過程中所產生的信息數量以及復雜程度的增高，辦公室文書檔案收集與歸檔工作的難度及工作量上升。而在當前的工作實踐中，存在檔案管理體系完善程度偏低的問題，導致相應管理工作的開展難以保證規范化、標準化、系統化，同時也容易造成管理工作效率的下降，無法為相應單位的更好發展提供有力支持。

二、辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的優化策略探究

（一）持續強化檔案收集與歸檔工作隊伍建設。1.提升相關人員的檔案管理與歸檔工作意識。利用制度、考核、獎勵與懲罰相配合的形式，強化相關人員對辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理的積極性；重點開展與檔案法制和管理有關的宣傳教育，實現“依法建檔”“依法治檔”，增強相關人員對辦公室文書檔案收集與歸檔工作的重視程度。2.定期開展相關工作人員的專業培訓及教育。定期安排管理人員參與專業培訓，如文書檔案、科技檔案、工程檔案、會計檔案、照片檔案、印章檔案、光盤檔案等不同類型、形式文書檔案的收集和整理方法等等。同時，積極鼓勵管理人員通過自學，實現自我能力的提升，及時掌握檔案管理的最新技能。另外，還應當主動為管理人員提供線上課程教學資源，促使專業培訓彈性化，促進其在更為方便的時間進行學習，以此達到強化管理人員業務素質的效果。3.針對不同崗位人員實施差異性的約束管理。針對文書檔案資源的提供者，要求其必須全面、真實完成內容填寫；嚴格遵守交檔期限，主動提交文書檔案；制定相應管理制度以及檔案信息質量衡量標準，切實維護文書檔案的質量。針對相關管理人員，要結合現實情況設定工作機制、文書檔案管理機制、歸檔工作制度等等，并依托考核與獎懲提升其對相應制度的遵守程度，推動辦公室文書檔案收集與歸檔工作的規范化。

（二）積極優化調整文書檔案管理及歸檔的方法。1.重點開展檔案管理及歸檔工作信息化建設。現階段，“雙檔制”的文書檔案管理模式在我國得到深入推行，促進由“紙質檔案管理”轉變至“電子檔案管理”，實現過渡期文書檔案管理工作的強化。因此，需要結合現實情況與需求，重點開展檔案管理及歸檔工作信息化建設。在此過程中，單位組織可以組建起內部的檔案管理信息化工作組，積極與科技企業、專業檔案管理信息公司展開合作，為單位組織有針對性地開發出可以與其現行辦公室管理系統相匹配的文書檔案數字化管理平臺。依托該數字管理平臺，相關工作人員不需要手動輸入大量的文書檔案信息，直接在辦公室管理系統內調取即可，實現數據信息的共享；所有文書檔案信息均根據其類型、內容的不同按照預設的標準格式完成填寫與保存，實現了文書檔案管理的標準化。同時，相比于傳統的檔案管理工作方法，基于信息化系統的檔案管理工作效率效果更高，其可以根據用戶身份、權限的不同向其開放差異性的信息，維護文書檔案信息的安全性。2.開展不同時間段文書檔案歸檔工作部署會。想要保證辦公室文書檔案收集與歸檔工作的順利開展，就必須定期展開上半年、下半年、全年的文書檔案歸檔工作部署會。在該部署會議中，對以往辦公室文書檔案收集及歸檔工作的成效、不足進行總結，對本階段文書檔案管理工作的要點內容進行分析與說明，并結合單位組織的實際情況，形成差異性的辦公室文書檔案收集與歸檔工作開展方案。實踐中，需要向領導傳達上級管理部門提出的檔案管理工作要求；宣讀文書檔案歸檔的范圍，對文書檔案的立卷歸檔工作進行安排部署。要求各部門充分認識到檔案工作的重要性，搞好部門之間的協調與配合，確保及時歸檔，應歸盡歸；強化單位組織內“一盤棋”思想，明確目標任務，各司其職，落實責任，以實實在在的行動推動單位組織檔案工作再上新臺階。

在該工作布置會中，還要重點對以下幾項內容進行強調，以此保證文書檔案收集及歸檔工作的規范化及高質量，具體有：（1）思想上高度重視。檔案工作關系重大，不能出現一點差錯，要確保萬無一失。（2）收集上要力求全面。檔案管理員和各部室兼職檔案員要嚴格按照相關歸檔范圍要求，做好歸檔文件材料的收集工作。（3）工作上要注重效率。要及時歸檔，不能出現滯留歸檔等情況。（4）責任上要嚴格把關。增強做好檔案工作的責任感和使命感，提高保密意識，筑牢保密防線，確保按時完成立卷歸檔。

（三）逐步建立健全檔案管理及歸檔的工作體系。

在完善文書檔案管理工作體系時，可以從人員管理與文書檔案管理兩方面入手，進行相應管理制度的優化，具體如下：1.健全人員管理制度。明確劃分不同崗位的管理責任，明確所有工作人員在文書檔案管理工作中的職責，避免發生權責不清、責任推諉等問題。同時，要對所有管理人員的工作評價進行考核，配合獎懲制度的實施，達到優化辦公室文書檔案收集與歸檔工作質量與效率的目標。2.健全文書檔案管理制度。明確不同類型、內容、重要程度的文書檔案的歸檔期限；結合上級要求、行業規定、單位組織現實情況，科學劃定歸檔范圍，降低管理工作難度的同時，提升文書檔案的質量。為了進一步強化辦公室文書檔案的管理工作效果，除了要對大量新生成的辦公室文書檔案展開優化管理及科學歸檔之外，還要持續落實對辦公室歷史文書檔案的收集與歸檔工作，保證檔案管理工作的全面性與完善性。在此過程中，應當嚴格遵守“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的工作理念，全面加強辦公室檔案管理。成立檔案工作領導小組，設立檔案管理室，配齊設施設備，研究制定針對性的辦公室檔案管理辦法，明確專人負責檔案的收集、整理、存放、移交等工作，促使辦公室檔案管理邁入制度化、規范化軌道。應當嚴格依照上述政府部門的相關要求，在辦公室文書檔案收集及歸檔工作中堅持收集增量檔案與梳理存量檔案同步推進，全力做好檔案整理歸檔。同時，進一步健全管理制度和業務規范，加強對檔案資料的規范化整理和信息化管理，更好地保障檔案的安全性、完整性和系統性，不斷提升檔案管理工作質量和水平。

三、結語

綜上所述，就當前的情況來看，辦公室文書檔案管理工作還存在著一些問題，必須開展針對性與優化調整。通過持續強化檔案收集及歸檔工作隊伍的建設、重點展開檔案管理及歸檔工作信息化建設、展開不同時間段文書檔案歸檔工作部署會、逐步建立健全檔案管理及歸檔的工作體系，推動辦公室文書檔案管理工作效率效果的提升。