分類管理模式在辦公室檔案工作中的運用

文/湖南省衡陽市衡南縣文旅廣體局 羅梁

在所有的管理工作中，檔案管理是一項比較復雜而瑣碎的工作。一般來說，企業每天的工作中都會產生大量的數據、文檔、圖表、收據等，這些都屬于辦公室檔案的收集與管理的內容。這些資料都是在企業的實際生產活動中自然產生出來的信息資源，是未經過任何加工和潤色的原始資料，往往代表了一個企業真實的運行狀態。因此，對這些資料進行有效地收集、分析和總結，能夠覺察到該單位隱藏在數據背后的真實運行狀況以及未來的發展方向。基于此，我們不難看出，檔案的收集和管理工作，對于企業生存和發展的重要意義。

一、建立辦公室檔案的重要性

（一）有利于保護重要資料。企業需要存檔的往往是相對重要的資料，所以，辦公室檔案的建立是一項需要慎重并且保密性極強的工作。檔案管理人員應當以前瞻性的眼光，正確看待自己的本職工作，通過科學合理地對檔案進行分析與管理，為企業各項資源的合理分配提供準確的信息支持。在對檔案的管理過程中，要努力加強自己的專業技能和職業道德，做好機密檔案的保護工作，以便于切實發揮出檔案資料在管理決策方面應有的作用，為省市各級企業、事業單位的安全運營與穩定發展提供堅實的依據。

（二）為企業發展提供可靠參考。在企業日常的生產活動過程中，任何一項管理工作從開始到結束都會產生大量的數據和信息。檔案管理人員需要對這些隨機產生的信息進行篩選、收集、整合，進行分類存儲并長期妥善保管。這樣在企業日后開展類似活動時，可以從檔案庫中查閱到具體的數據，并以此為基礎，與當前的活動預案進行對比，從而作出正確決策。

二、辦公室資料分類建檔的具體要求

企業的日常管理工作通常比較龐雜，每日所產生的信息類型也各有不同。所以，對檔案進行分類管理，是一種非常實用的管理手段。首先，要建立一套完整的管理體系，再按照體系標準來分門別類地建設辦公室檔案。其次，檔案管理人員要充分了解自己的工作性質，在建檔的過程中要恪守崗位職責，保護檔案資料的安全和完整。

（一）根據不同部門進行檔案分類。檔案管理員要根據不同部門、不同任務和不同職責來對需要存檔的資料進行細致分類，科學挑選重要檔案資料并合理進行存儲與管理。如果單位原有的工作人員發生了崗位變動，檔案管理部門應該在第一時間對舊的檔案信息進行更新，并做好備注，重新歸檔。

（二）根據資料的機密程度進行檔案分類。根據信息資料的重要程度，管理員可以把資料分成機密、重要、普通三個等級，分別進行歸檔管理。在建檔和存檔的過程中，管理員不得私自進行內容的修改與刪減，應該對紙質或音視頻資料的原件進行歸檔保存。在建立檔案的過程中，如果發現有不完整的資料，必須及時把資料補全。遇到字跡潦草或者紙質材料模糊不清的情況，要先復制原始資料，然后再將復印件和資料原件一同存儲，以確保檔案資料的完整性。同時要按照規范標準正確使用檔案資料用紙，同時嚴格按照規定格式填寫檔案資料，以保證檔案能夠按照規范標準進行裝訂、保存。

（三）根據資料完整程度進行分類管理。如果在一個檔案卷宗中包含有多個分支文件，管理員要先分析分支文件的獨有價值，并且同時進行關聯與整合，以方便日后查閱。另外，當需要存檔的資料破損時，要先對破損部位進行修補，以保持資料紙張的完整性，如果紙張比較大，也可以折疊保存。

三、檔案管理目前存在的問題

（一）檔案管理員工作責任心不強。由于部分企業管理者對檔案管理工作的重視程度不夠，往往將其等同于文書抄寫、保存等簡單的工作，沒有意識到檔案管理工作對于企業未來發展的重要意義，從而導致當前的檔案管理員對自身工作的重要性認識不足，對工作沒有熱情，不能夠全心全意投入，缺乏對工作的責任心，效率低下，致使檔案管理工作的開展與企業的發展需求不能夠達到完全一致。

（二）檔案管理員專業能力不足。目前，我國缺乏專業的辦公室檔案管理人才，企業內部對于現有的管理人員崗前培訓考核不夠嚴格，有些單位甚至沒有經過專業培訓就安排管理員直接上崗，致使其對檔案管理工作缺乏深入的了解，專業知識根本達不到崗位的實際需求，不能夠正確進行檔案的分類管理操作，從而導致管理效率低下。除此之外，目前還有相當一部分企業對檔案管理部門的界限劃定模糊不清，沒有專職的管理人員，對資料的歸檔工作往往不夠細致，存儲的信息完整度和精準度都不夠高。在這些企業里面，檔案部門就像一個存放文件的倉庫，管理人員往往也是形同虛設，并沒有實際的管理權限。

（三）檔案管理設施不夠完善。由于資金分配不夠合理，目前我市多數單位的檔案室設施不夠完備，這無疑會給資料保存工作帶來極大阻礙。為此，各市級單位應該加強對檔案管理工作的重視程度，加大對檔案室建設的投資力度，為檔案管理提供一個良好的工作環境。

四、分類管理的應用策略

（一）科學建立分類管理體系。分類管理，顧名思義，就是將產生的檔案資料按照項目的不同進行分類存放。這就要求檔案管理人員首先能夠了解企業生產活動進行的全部過程。只有親自去參與調查了解，才能夠有效地收集資料和及時更新檔案內容。因此，管理員在項目開始之前，就應該著手進行資料的搜集工作；在整個項目進行的過程中，再源源不斷地對原有資料進行更新和完善；最后將所有信息資料整理成文件并且分類進行歸檔存儲。同時對重要資料要做好備份并妥善保存，以方便日后企業管理層需要參考數據時能夠隨時進行調閱。

（二）根據資料內容劃分檔案類別。一般來說，我市目前對于檔案的分類都是依據管理內容來進行劃分，再依據劃分的種類，分別對不同的資料進行整合。對于資料存儲日期的設置，要根據其內容的重要程度來確定。一般的工作總結、工作計劃等普通類型的文件，其保存期多數為十年。而其他資料則可根據企業的自身需求來選擇延長或者是縮短期限。對于已經到了保存期限的文件，應該集中進行銷毀處理，以保證文件內容不會意外泄露。

（三）制定健全的檔案管理制度。眾所周知，一個企業的檔案是其生產過程和經營活動的表現，這些資料往往能夠反映出企業內部的核心建構、工作流程以及工作方法。同時也有企業的財務收支、進貨和銷售渠道、產品營銷策略及發展方向等商業機密。這些資料一旦泄露，將會對企業經濟造成不可估量的損害。為此，我市各企事業單位一定要從思想上真正重視起來，要加強對檔案管理人員的思想政治教育工作，使他們明白自身工作的重要意義和職責所在。要建立健全一套完善的檔案管理制度，并設置執行監督部門，對制度執行情況進行實時監控。要保證檔案管理人員能夠認真履行職責，恪守規章制度，對于檔案資料進行定期檢查，發現有發霉、蟲蛀、破損等問題，要及時進行妥善處理。對于資料的出入手續要嚴格按照制度標準執行，絕不徇私舞弊。對于資料借閱人員的借閱權限要認真檢查核對，對于上級領導超越權限的要求要勇于拒絕，以確保歸檔文件的安全性和完整性。

五、結語

綜上所述，分類管理是提高檔案資料收集效率與保存效果的一種有效手段。在具體的管理過程中，檔案管理者需要結合本單位的實際情況，對工作中的各項具體環節進行科學處理。要以嚴謹細致的工作態度把檔案管理工作做好、做細、做精。要真正發揮出檔案管理在企業運行中的重要作用，進而促進企業的長遠發展。