事業單位檔案管理信息化建設對策分析

董相冶

摘 要：新時代，事業單位檔案數量和工作需求不斷增加，在編制、人員沒有增長的情況下，檔案管理也面臨著很大壓力。為此，推進事業單位檔案信息化建設，勢在必行。本文分析了事業單位檔案信息化的重要性、存在的問題和推進對策，供參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設;對策

事業單位要解決檔案信息數據量大的問題，科學、安全、規范、有效地管理和利用好檔案，就應大力推進檔案信息化建設。但目前事業單位檔案管理手段、管理機制不完善，在一定程度上影響了檔案信息化建設的進程。我們應高度重視檔案信息化，弄清其中存在的問題，采取有效措施，盡快加以解決。

1〓事業單位檔案管理信息化建設的重要性

對于事業單位來說，檔案管理信息化建設，就是傳統載體檔案信息轉化為電子數據檔案進行管理，新形成的電子檔案直接納入數字管理。這種檔案管理模式由于兼具現代化、實用性和應用方便等優點，為事業單位的檔案管理提供了極大的便利。

1.1 有利于減輕檔案工作強度

傳統事業單位檔案管理都是由人工手工收集，需要工作人員對檔案資料進行收集管理。一些事業單位檔案數量多、工作量大，相關人手卻不足，在傳統的工作方式下，檔案工作人員壓力較大，工作效率不高。采用檔案管理信息化手段，可以快速實現對數據的收集管理，具有自動化、網絡化的優勢，也可以實現資源共享，減輕了工作人員的工作強度，同時也能顯著提升工作效率。

1.2 有利于延長傳統載體檔案壽命

傳統檔案載體多為紙質，而紙質檔案最大的缺點就是容易損壞，容易受溫濕度、光照、蟲害等環境影響，使得檔案管理過程復雜、安全保障成本較高。檔案管理信息化，是借助電子平臺和網絡平臺對檔案信息進行記錄，安全性和完整性都得到了保證，并且它的儲存方式也變成了磁盤，宜備份，對外界環境的抗干擾能力強，不僅能夠節約成本，還能減少占用空間，便于更加便捷高效地存儲、管理和利用。利用時一般情況下不必調取原件，減少了對傳統載體檔案的磨損，延長了傳統載體檔案壽命。

1.3 有利用于提高檔案利用工作效率

傳統的檔案需要工作人員翻閱目錄，再從檔案庫房逐個查找，這種方式較為費時費力，效率不高。檔案信息化強化了對數據的處理，通過檔案管理平臺輸入滿足查詢條件的關鍵字段，就能夠找到想查閱的檔案資料，查找到的內容也更加全面、準確，不僅節省時間，提高查全率和查準率，也能促進與之相關的其他工作更加快速高效地進行。

2〓事業單位檔案管理信息化建設存在的主要問題

2.1 檔案管理機制不完善

從目前的實際情況看，事業單位仍然長期沿用傳統的檔案管理模式，其檔案管理水平與時代發展不適應，工作效率與實際需求不匹配。因此，改革其管理體制、模式已成為當前的首要任務，有必要從多渠道對事業單位檔案管理進行調整，轉變檔案管理模式。從檔案管理機制來看，現行檔案管理機制還存在許多不足。一些單位盡管已將新的改革措施已逐步納入管理體制，但實施效果無法保證，改革成效并不明顯。新時代，事業單位的信息資源受到多方關注，要求其檔案管理部門把電子文件檔案作為主要管理對象，實現檔案管理模式的重大轉變。

2.2 專業人才嚴重缺乏

事業單位檔案管理崗位由于工作的特殊性，需要具備滿足工作需要業務能力的專業人才和相對穩定的人員隊伍。可以說，檔案工作人員的自身素質和能力決定著檔案管理的最終質量。但現實往往是檔案管理人員不能及時獲得有效的信息管理及技術操作培訓，在工作熟悉程度不高的情況下，檔案管理仍延續紙質檔案管理模式。缺乏系統的專業培訓，使得檔案管理信息化建設也總是停滯在初級階段，受工作人員能力限制，很難繼續深入推進。此外，一些檔案管理人員工作積極性不足，責任心不強，專業水平不高，使得事業單位檔案管理整體水平的提升受到很大限制。

2.3 信息化技術應用不足

信息技術手段應用的廣泛和深入程度，決定了事業單位檔案管理的發展水平，也是優化管理流程、提高管理效率的重要前提。但從目前情況看，信息技術的應用還存在許多不足。由于信息技術水平有限，一些技術，尤其是一些比較關鍵的檔案信息管理模式要真正推廣和實施，還需要一段時間。由于信息技術應用不到位，一些部門仍保留紙質檔案查詢應用的習慣。在這種情況下，大量數據將很難全面、準確、高效地得到查詢利用。事業單位檔案管理滯后，規范性、統一性嚴重不足，給事業單位檔案管理工作的發展帶來極大困難。事業單位檔案管理信息化建設中應用的管理軟件大多沒有統一，互聯互通性和系統性都較差，信息資源難以共享。

2.4 信息化基礎建設投入不足

檔案管理信息化不是短時間內就能夠建立的工程，需要根據信息技術的發展而完善。雖然近年來檔案信息化建設逐漸提上了日程，但仍有相當一部分事業單位對檔案管理信息化認識不足、重視不夠、支持不到位，存在資金投入不足，設備老舊、更新和配備不及時等問題，直接影響了工作的進程。由于基本的硬件需要難以保障，檔案管理信息化建設也無法順利實施和深化，事業單位檔案信息化發展水平不協調，整體水平不高。

3 推進事業單位檔案管理信息化建設的對策

3.1 重視并大力推進事業單位檔案管理信息化建設

事業單位應深刻認識檔案信息化建設的重要性和緊迫性，高度重視檔案信息化建設，將其納入單位工作的重要議事日程，制定推進規劃，分步加以實施。應加強對檔案信息化建設的組織領導，及時研究解決檔案信息化建設中遇到的各種困難和問題，加大對檔案信息化建設的資金投入，保證信息化建設的必要條件。應加強檔案管理信息系統及平臺建設，實現對檔案資源的信息化歸檔、管理、存儲和利用。應加快推進原有檔案數字化，做好新形成檔案的電子化和電子檔案管理，努力建設數字檔案資源。應加強檔案信息規范化、標準化建設，加強檔案信息資源的開發利用，推進檔案信息資源共享。應加強檔案信息系統安全保障建設，確保檔案管理信息系統及檔案信息安全。

3.2 進一步完善檔案信息化管理制度

一些事業單位對于檔案管理信息化的認識不夠深刻，相關法律法規和業務標準貫徹落實不到位。因此，需要根據檔案法律法規，按照“標準化、規范化、信息化”要求，構建推進檔案信息化的目標體系，提升標準化制度建設水平。需要檔案工作人員秉承新的科學發展理念，結合事業單位工作特點，針對實際需求，制定科學、合理、實用性強的檔案管理信息化建設規章制度，使這項工作有章可循。應在明確管理方向的基礎上，突出檔案的信息化、現代化管理和利用效果。應確保檔案信息化建設符合事業單位檔案管理的實際需求，構建完善的現代化檔案管理體系。

3.3 提升檔案管理人員能力水平

作為事業單位的專業檔案工作者，定期接受檔案信息化專業培訓是至關重要的，也是保證傳統檔案管理與檔案信息化管理有效結合的重要基礎。事業單位檔案管理人員應創新觀念，積極推進新的檔案管理模式的運用，為推進檔案管理體制模式的更新和改革鋪平道路。同時，應在這一過程中引入更多的信息和科學技術手段，通過專題培訓、以干代訓、干訓結合等方式，提高事業單位檔案工作人員的整體專業素養。在注重提升現有人員專業素質的同時，也應根據實際需要，通過招考、選調等方式，引進既懂檔案業務、又懂信息化知識和計算機應用的復合型人才，為事業單位檔案信息化建設提供人才支撐。

檔案是寶貴的信息資源，檔案工作是事業單位最基礎的重要工作。新時代，檔案管理信息化建設已成為決定事業單位未來可持續發展的關鍵因素。我們應充分認識事業單位檔案管理信息化建設的重要性，深入學習運用數字化、現代化信息管理手段，采取切實有效的措施，解決檔案管理信息化面臨的困難和問題，提升檔案管理信息化建設水平，提升檔案管理和利用效益，更好地為各項社會事業的發展服務。

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（作者單位：吉林省白山市城市建設檔案館）