衛(wèi)生事業(yè)單位干部人事檔案管理優(yōu)化探究

溫爽

摘 要：本文從衛(wèi)生事業(yè)單位及援外機構優(yōu)化干部人事檔案管理的重要性入手，明確干部人事檔案管理的實施原則，探討衛(wèi)生事業(yè)單位干部人事檔案管理優(yōu)化對策。

關鍵詞：檔案管理;干部人事;衛(wèi)生事業(yè)單位;援外服務

與其他事業(yè)單位相比，衛(wèi)生事業(yè)單位在公共服務性，尤其在衛(wèi)生公共服務層面具有不可代替的關鍵作用。衛(wèi)生事業(yè)單位積極優(yōu)化干部人事檔案管理，不僅可以更好地提升單位人員的工作積極性與認同感，而且有助于干部選拔、人才培養(yǎng)、人才評價工作的充分落實和發(fā)展。

1 衛(wèi)生事業(yè)單位優(yōu)化干部人事檔案管理的重要性

1.1 借助檔案收集、整理、利用等環(huán)節(jié)的流程化管理，提升單位人員的工作積極性與認同感

作為衛(wèi)生事業(yè)單位的某國際交流中心（以下簡稱中心），干部人事檔案管理部門不斷細化管理環(huán)節(jié)，遵循集中管理、安全保密、服務保障原則，營造良好的檔案管理氛圍，為檔案高效利用提供保障，很大程度上能夠為單位人員更好開展崗位工作提出動力，拉近人員與事業(yè)單位的距離，增強工作認同感。

1.2 推動干部選拔、人才培養(yǎng)、人才評價工作充分落實，為員工及援外醫(yī)療隊員解決“后顧之憂”

該中心借助不斷完善的干部人事檔案管理工作成效，為干部選拔等一系列相關工作的落實尋求檔案資料層面上的參考與保障，對于援外醫(yī)療隊成員來說，檔案管理工作人員將援外期間屬于歸檔范疇的資料分類收集，能夠讓援外醫(yī)療隊的工作開展更具成效。對于廣大衛(wèi)生事業(yè)單位來說，干部人事檔案管理工作的不斷優(yōu)化，是關系單位工作人員工作積極性、單位認同感、自身綜合發(fā)展的重要因素。因此，衛(wèi)生事業(yè)單位應結合自身實際，認真落實干部人事檔案管理。

2 衛(wèi)生事業(yè)單位干部人事檔案管理的實施原則

衛(wèi)生事業(yè)單位在干部人事檔案管理工作應堅持一定原則，確保工作的正確方向。

2.1 集中管理原則

集中管理原則的實施，是優(yōu)化衛(wèi)生事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的必然要求。不同地區(qū)、不同規(guī)模的衛(wèi)生事業(yè)單位干部人事檔案信息都需要集中于內部專門的檔案管理機構之中，統一管理。如若分散管理，則不僅會影響檔案管理效率的提升，也難以完全滿足安全保密要求。該中心專設相對獨立的檔案室，配置數名專職檔案管理人員，以數臺電腦用于干部人事檔案電子信息存儲，以兩間50平方米庫房為紙質檔案存儲空間，每月進行檔案信息的定時收集整理，展現了集中管理的優(yōu)勢。

2.2 安全保密原則

衛(wèi)生事業(yè)單位干部人事檔案管理工作的實施，離不開安全保密原則的保障，從檔案收集環(huán)節(jié)，到檔案整理環(huán)節(jié)、保管環(huán)節(jié)，直到利用環(huán)節(jié)，都需要檔案管理人員充分遵循安全保密原則，才能凸顯檔案管理工作的有序性與安全性。檔案管理人員應突出安全要素，一方面，保障檔案信息不存在泄密危險，保障信息安全;另一方面，保障檔案信息，尤其是紙質檔案的物理安全，防光、防火、防水、防蟲、防磁等工作缺一不可。檔案管理人員應堅守自身的職業(yè)道德底線，對于涉及衛(wèi)生事業(yè)單位任何人員的干部人事檔案信息都要保守秘密，涉及機密級別的人事檔案內容，更不允許向外泄露。該中心檔案室負責整個中心人事檔案管理，擁有清晰明確的工作守則，對于如何保障安全、有序的檔案管理物理、電子環(huán)境，都有嚴格規(guī)定，迄今為止，檔案室管理事故率一直保持在0.1%以下。與此同時，檔案室針對檔案管理人員形成了完善的保密制度，從未發(fā)生人為泄密事件。

2.3 服務保障原則

服務保障原則，同樣是衛(wèi)生事業(yè)單位干部人事檔案管理工作需要遵循的原則之一。對于衛(wèi)生事業(yè)單位來說，干部人事檔案管理工作的有序開展，需發(fā)揮應有的服務保障功能，為干部選拔、人才培養(yǎng)、人才評價工作提供客觀、系統化的保障，成為衛(wèi)生事業(yè)單位強化人才管理，提升人才工作積極性的參謀助手。該中心檔案室積極圍繞相關工作事宜落實服務保障原則，尤其是為援外醫(yī)療隊相關工作提供多元化的服務保障，使得援外醫(yī)療隊成員能夠在免去后顧之憂的前提下安心、高效工作。

集中管理、安全保密、服務保障原則的逐一落實，能夠為衛(wèi)生事業(yè)單位更好開展干部人事檔案管理工作形成多元化保障，保證干部人事檔案管理的正確方向。

3 衛(wèi)生事業(yè)單位干部人事檔案管理的優(yōu)化對策

3.1 優(yōu)化檔案收集內容，增強檔案服務理念

檔案收集內容的逐步優(yōu)化及檔案服務理念的不斷增強，是衛(wèi)生事業(yè)單位干部人事檔案管理人員積極優(yōu)化自身工作，提升干部人事檔案管理效率的重要前提。

3.1.1 延伸檔案收集范圍，凸顯社會價值。在條件允許的情況下，干部人事檔案管理人員可以將單位人員工作能力、誠信證明、道德素養(yǎng)等相關內容都納入干部人事檔案收集范圍。不僅如此，文字、圖片、視頻等形式的干部人事檔案材料同樣都置于收集范疇之內，不斷豐富人事檔案內容。如輔以電子化記錄機制，讓每一個工作人員的人事檔案圖文并茂。可以用文字表現履歷進程，以圖片、視頻起到實際佐證作用，提升人事檔案內容的可信度與權威性，進而為檔案利用提供更多生動材料依據。

3.1.2 堅持以人為本，增強檔案服務理念。衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理人員應以服務職工為己任，將服務理念的不斷增強體現到檔案管理各大環(huán)節(jié)，以服務理念優(yōu)勢助力干部人事檔案管理工作發(fā)展。檔案管理人員不斷堅持完善服務為先制度，堅持微笑服務、高效服務，以微笑服務理念溫暖人心，以高效服務舉措增強服務成效，賦予人事檔案管理更多的人性“溫度”。

3.2 優(yōu)化檔案利用方式，加強利用監(jiān)督

衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理人員應通過優(yōu)化檔案利用方式，推動干部人事檔案管理工作得到更好落實，提高干部人事檔案利用效率。檔案管理人員應在保障安全保密的前提下，優(yōu)化人事檔案資料的綜合有效利用。檔案管理人員可以通過檔案復印副本、電子檔案等形式，提高利用效率。應加強對干部人事檔案信息資源的專題開發(fā)，提高利用層次和水平。應加強干部人事檔案利用中監(jiān)督。可以依托架構審查機制的方式，加強干部人事檔案的安全保密管理。衛(wèi)生事業(yè)單位可組織兼職審查小組，對干部人事檔案利用過程進行檢查，對發(fā)現的違規(guī)利用問題予以通報，對檔案泄密行為給予嚴厲懲處，防患于未然。

3.3 拓展檔案應用范圍，為援外服務提供保障

檔案應用范圍的不斷拓展，能夠充分發(fā)揮干部人事檔案的作用。所以，衛(wèi)生事業(yè)單位檔案管理人員應借助干部人事檔案應用范圍的逐步延伸，凸顯服務保障原則。只有如此，才能更為清晰地體現人事檔案的應用價值，在“檔案管理—檔案應用”之間架構起良性運行的“服務橋梁”。

3.3.1 拓展人事檔案應用實際范圍。檔案管理人員可以積極將干部選拔、培訓工作開展、工資定級、年終獎發(fā)放、榮譽評定等與職工較為密切的工作都與檔案利用互相契合，有意識地增強檔案利用在衛(wèi)生事業(yè)單位工作中的作用，增強推進工作的合力。

3.3.2 提升檔案利用價值，規(guī)范檔案利用用途。借助圖文并茂的檔案收集內容，豐富利用廣泛性，形成檔案利用佐證，設置利用反饋表，強化利用信息共享，通過“邊利用—邊反饋—邊調整—邊實施”的具體思路落實，推動檔案價值綜合化利用價值的更好實現。

3.3.3 為援外醫(yī)療服務提供更多保障。檔案管理人員利用網絡平臺與援外醫(yī)療隊建立信息共享機制，不斷完善干部人事檔案信息收集，充實檔案內容，強化援外工作人員對自身干部人事檔案信息的有效補充與信息調整，對“收集完善化——利用多元化”的良性聯系進行更多探索，打通干部人事檔案管理工作的不同管理環(huán)節(jié)，提升管理效率，增強人事檔案管理的服務屬性。

總之，衛(wèi)生事業(yè)單位干部人事檔案事關職工的個人利益、事關單位人力資源的開發(fā)，做好這項工作十分重要。事業(yè)單位及其檔案管理人員應充分認識干部人事檔案工作的重要性，堅持集中管理、安全保密、服務保障等工作原則，不斷探索優(yōu)化干部人事檔案管理工作的辦法和措施，進一步推進干部人事檔案管理工作，更好地為衛(wèi)生事業(yè)單位人力資源建設和開發(fā)服務。

參考文獻：

[1]王菲.醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理標準化、信息化的實踐思考[J].勞動保障世界，2020（06）：76.

[2]黃海蓉.衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理的問題及對策[J].管理觀察，2019（36）：175—176.

[3]閆春揚.衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案資源的信息化管理分析[J].黑龍江檔案，2019（04）：90.

（作者單位：吉林省衛(wèi)生健康委員會、國際交流與合作中心）