試論基層單位兼職檔案管理人員檔案管理意識的培養

摘 要：本文基于基層單位檔案資料管理現狀，強調了兼職檔案管理人員加強檔案管理意識培養的必要性和迫切性，并論述了兼職檔案管理人員進行管理的可操作性意見，旨在通過對兼職檔案管理人員檔案管理意識的培養，進一步提高基層單位檔案工作的質量和水平。

關鍵詞：意識;檔案管理人員;基層;兼職;措施

檔案資料管理工作是基層單位的一項基礎性工作，是確保單位日常工作有序開展的基本保證，其重要性不言而喻。工作中，我們應當牢固樹立“信息就是資源，資料就是財富”的觀念，努力搞好檔案資料管理工作，各級領導也要把能否掌握積累資料的基本功，作為考核和獎勵辦公室文秘人員的一項重要內容。[1 ]目前，基層單位的檔案管理人員普遍是兼職，在實際工作中存在兼職檔案管理人員對檔案資料管理工作重視不夠，檔案管理意識較為缺乏的問題，需要我們認真對待并加以解決。

1 基層單位檔案管理兼職人員檔案意識方面存在的問題及后果

1.1 基層單位及兼職檔案管理人員工作中常見的兩個不容忽視的問題

1.1.1 缺乏保存文書材料的習慣。有些部門能夠按上級要求上交各種材料，但是材料上交后，往往沒有將材料備份后留在本部門保管。久而久之，當需要再次提供材料或者以材料作為今后工作參考時，從本單位檔案中查找不到所需要的材料，不得不求助于曾經要求提交材料的上級部門，工作往往容易陷入被動狀態;或者束手無策，有的甚至會出現憑記憶重新編造材料的錯誤行為。

1.1.2 檔案資料管理雜亂無章。一些兼職檔案管理人員雖然有保存檔案材料的意識，但是對于需要保存的材料，在材料產生的第一時間不能按照問題或類型，或者時間順序進行整理，而是隨意放置在各個文件盒中，過后又沒有整理的習慣，時間長了，當需要用到以往的某個文書材料時，面對隨意亂放的雜亂無序的材料，免不了要“翻箱倒柜”，這樣既浪費時間，又給自己增加了不必要的工作量。

1.2 基層單位檔案管理常見的問題引起的兩個方面不良后果

1.2.1 直接影響單位工作效率，對單位和部門工作查考及接受各項評估檢查尤為不利。由于日常工作中形成的一些材料并不具備歸檔的價值，因此，對于一些基層單位來說，做好檔案資料整理工作，更多的不是將有價值材料歸檔，而僅僅是為本單位工作開展提供便利，不自覺地造成一些材料散失。在工作中形成的各類文件通知、各種數據信息、各項工作記錄等文件材料，如果沒有得到妥善保管，今后一旦用到，或者有類似的工作需要參考，要么花費大量時間和精力到處尋找，要么需要全部返工重做，給工作的正常開展造成了極大不便。一些業內專家認為，單位行政工作能否順利開展，很大程度上取決于檔案工作水平，一定程度上說明日常文書材料管理對基層單位日常工作開展的影響和作用。在建筑行業，工程檔案是建設項目施工中的一項重要組成部分，是工程建設及竣工驗收的必備條件，也是對工程進行檢查、維護、管理、使用、改建和擴建的原始依據，在工程建設、運行、管理、維護等項工作中發揮著重要的作用，如不及時收集歸檔，很容易散失，給日后查找利用造成很大障礙。

1.2.2 從源頭上影響基層單位歸檔文件材料的完整性。檔案具有憑證和參考兩大作用，對于單位工作的正常有序開展至關重要。作為基層單位兼職檔案管理人員，在單位每年的檔案歸檔工作中，需要劃定歸檔范圍、向各部門發出歸檔通知，再由各部門按照歸檔范圍，從上年形成的文件材料中選取歸檔文件材料，做到應歸盡歸。由于兼職檔案管理人員普遍沒有接受過檔案管理方面的培訓，缺乏檔案管理意識，在實際工作中，檔案材料歸檔工作會有較明顯的參差不齊。一般來說，單位制定的歸檔范圍相對固定，數年不變，工作責任心強的部門大多能按照檔案室的要求進行歸檔，甚至會與兼職檔案管理人員溝通，超出歸檔范圍提交有價值的材料歸檔;而對于工作經驗欠豐富且工作責任心較差的部門人員來說，往往也只能手頭找到多少歸檔多少。由于各部門工作具有一定的專業性，兼職檔案管理人員并不清楚其他部門的工作重點和要點，也就是說并不完全了解哪些材料是必須歸檔的。如果兼職檔案管理人員檔案管理意識不強，工作責任心不強，難以保證做到應歸盡歸，容易造成歸檔材料缺失，造成不可挽回的損失。

2 關于增強兼職檔案管理人員檔案意識的幾點措施

2.1 兼職檔案管理人員應具備收集管理檔案的基本素養

由于基層單位編制所限，檔案室所配備的人員基本上是兼職人員，其檔案管理意識相對淡薄，有些人甚至誤認為歸檔文件材料對于單位無足輕重。如何培養兼職檔案管理人員的檔案意識，有專家提出這樣一些要求：“一是全面系統，科學管理，分門別類，有規律可循，力求‘事前有計劃，事后有整理;二是收集、整理的檔案有‘據可查，做到文件柜內既有有形的檔案，心中又有無形的檔案;三是對檔案資料‘說得準、道得明、依據全;四是善于督促其他人員將檔案資料按時存檔。”[2 ]這說的很有道理，我們應當堅持，提高自己收集整理檔案的基本素養。

2.2 兼職檔案管理人員應樹立“以我為主”的檔案管理理念

檔案管理的立卷歸檔原則是“以我為主”，對于本單位工作中形成的各類文件材料，應有意識地及時主動做好收集與整理，以便歸檔文件材料齊全完整，今后工作有據可查，切忌出現坐等其他部門幫助提供，靠在其他部門保存的材料中翻看是否有本部門材料的被動現象。應當說，“以我為主”這一原則在基層非檔案管理部門中能不能執行到位，是能否做好部門日常檔案資料管理的關鍵。

2.3 兼職檔案管理人員要善于對日常工作中形成的材料及時地進行分類管理

在基層檔案管理中，常見的分類方法有按問題分類和按年度分類兩種，對于材料相對較少的基層非檔案管理部門來說，先按問題分類，再按年度分開更加方便實用。在文件材料形成階段，兼職檔案管理人員可以按照問題，將日常形成的文件材料分裝在不同的盒子中。即，按照黨務類、行政類、教學類、人事類、工會類等檔案管理“一級類目”，先相對分成不同的類別，再按照檔案管理“二級類目”做更加精細的劃分。比如文件材料中，又可按照部門形成的文件和收到的批復、會議記錄本、部門各類上報單位的材料等，將不同類型的材料裝入不同的文件盒。由于日常形成的材料相對來說不多，可不以檔案保管年限對材料進行永久、30年和10年的劃分，我們建議按照年度對文件材料初步進行歸類保管，這樣一方面容易查找到相關材料，另一方面也可為來年檔案整理歸檔提供便利。此外，對于部門常常用到的、不受年度限制的各種材料，應當復印后統一歸入固定的文件盒中，并在盒子脊背上標明“常用材料”等字樣。

2.4 做好同一材料的電子版與紙質版的“互通”工作

在這方面應注意兩點。一是同一份文件材料的紙質版所在文件盒的位置與電子版所在電腦文件夾的位置應一一對應。二是同一份文件材料可以利用電子版文件名作標識的辦法，實現與紙質版材料的位置對應。在檔案管理中，專業的檔案管理軟件可以幫助檔案人員快速地找到檔案的準確位置，而基層非檔案部門往往沒有配備這樣的管理軟件。但是，在進行日常文書材料整理時，我們可以借鑒專業軟件的管理方式，在電子版材料的文件名上作標識，實現電子版與紙質版的一一對應。

增強兼職檔案管理人員的檔案管理意識，不僅能進一步提高工作效率，使日常工作井然有序，還能從源頭上確保本單位歸檔文件材料的完整、準確，是一項事半功倍、不容忽視的工作，應當引起基層各部門和單位及檔案主管部門的高度重視，積極加以推進。

參考文獻：

[1]鄧小玲.淺談高校辦公室文書資料管理[J].有色金屬高教研究，1994（2）：95.

[2]胡國蘭.論高校院系教學秘書的管理素質與檔案意識[J].湖南醫科大學學報（社會科學版），2008（10—2）：115.

作者簡介：趙麗穎，吉林省白城市洮北區烈士陵園管理中心副研究館員。