干部人事檔案數字化管理初探

張楊

摘 要：《干部人事檔案工作條例》對干部人事檔案數字化管理有明確規定。本文從干部人事檔案管理存在的問題出發，在闡述干部人事檔案數字化管理重要意義的基礎上，提出干部人事檔案管理數字化的可行性辦法，對提高檔案信息流動性、盤活人事檔案信息，提高人事檔案利用效率，確保用戶精準高效識別、利用和開發人才資源，具有一定的參考價值。

關鍵詞：干部人事檔案;管理;數字化

干部人事檔案能記錄干部職工個人成長、思想發展的歷史，以及個人家庭情況、專業情況、自然情況等各個方面的內容，是具有使用和保存價值的文件材料。以往傳統的干部人事檔案管理存在年齡、履歷造假、“洗白”背景材料等不良現象，損害干部選拔任用的公平、公正。究其原因，主要是干部人事檔案信息的管理和審核手段相對落后、制度落實不嚴格。隨著互聯網+、大數據、物聯網、數字資產生態等科技的發展，現代干部人事檔案管理應通過完善、推進檔案數字化建設的制度設計和平臺構建，把握好檔案信息的真實性、完善性、優質性、有用性，更好地滿足用戶需求，提高干部人事檔案管理工作的整體水平。

1 推進干部人事檔案數字化管理的重要意義

數字化的重要元素是重新考慮如何使用信息資源來改善服務用戶的方式，提高服務成效。數字化時代需要數字思維，即適應“數字化服務”的轉型需要，技術服務更敏捷、更簡化，從功能構建的適能者向價值實現的賦能者轉變。干部人事檔案數字化管理，主要是指將原有的干部人事檔案材料進行數字化轉換，新產生的干部人事檔案直接數字化，納入網絡信息系統進行存儲、管理、利用，實現干部人事檔案管理的重大轉型和現代化。

1.1 能確保檔案信息的真實性

干部人事檔案數字化管理，最重要的是確保信息真實。在檔案信息資料形成—收集—整理—分析—利用這一流程上，信息是可追朔到源頭的，比如曾經的工作經歷以及工作評價等，以“數字化”方式替代紙質檔案查借閱，減少人為接觸，在根源上杜絕干部人事檔案造假、涂改、抽取等現象，確保檔案信息的真實性、全面性，可以為單位提供更加真實的檔案信息，規避干部及其檔案“帶病提拔”。

1.2 提高檔案信息流動性，促進檔案信息創造更大的利用價值

提高檔案信息流動性，盤活檔案信息，從檔案數據資源本身出發，實現大數據、大分析、大決策，實現深度分析和綜合利用，能使干部人事檔案業務從單純的保管型向主動服務驅動型方向轉變。干部人事檔案數字化管理，可以實現公務員統計系統、黨政人才信息管理系統等平臺互聯互通，形成資源共享、信息互證的檔案查詢應用模式，充分利用大數據比對功能，為領導班子和干部隊伍建設提供內容豐富、信息準確、分析全面的數據參考服務，實現由被動提供服務向根據相關信息需求主動提供服務的轉變，提高檔案信息的流動性，更充分地實現檔案的社會價值。

1.3 提高干部人事檔案利用效率，優化服務效能

通過干部人事檔案數字化建設，通過網絡信息系統實現對干部人事檔案信息的采集、收集歸檔、查借閱、轉遞、統計分析的數字化管理。在使用上支持使用掃碼或關鍵字檢索方式定位檔案資料，方便用戶查詢和利用數字形式的信息，實現快速檢索、異地傳輸、遠程利用，易于進行復制、打印等操作。干部人事檔案納入數字化管理后，能將最新的干部個人經歷、政治思想、業務能力、工作表現和工作實績等內容進行動態管理，有利于組織部門準確及時地了解掌握干部人事最新信息。

1.4 有利于用戶精準高效評價、利用和開發人才資源

目前，一些用人單位招聘時沒有系統的人才需求計劃，導致招來的人不適應單位長期發展要求。用人單位希望通過人員檔案完整地了解應聘人員進入單位之前的經歷和成長軌跡，來判斷應聘者是否符合其需求。應當用供應鏈思維來指導數字化干部人事檔案建設，更好地協同干部人事檔案的業務處理、組織人事部門及其干部人事檔案工作機構、數字化干部人事檔案信息資源、用戶之間的互動，能對用戶需求做出更加敏捷的反應，實現人才精準匹配。可以根據用戶的需求，針對不同的崗位，自定義標準化干部人事檔案分類、人員信息，甚至構成檔案文件的基本材料。運用數字化能力提煉人才與組織發展目標是否匹配的核心信息，實現精準智能識別人才、人崗匹配，做到因事擇人，因人治事，將人才的使用更加合理化和效果最大化。

2 實現干部人事檔案數字化管理的基本途徑

2.1 應明確干部人事檔案數字化管理的基本流程

干部人事檔案數字化管理的一個重要特征，是數字化干部人事檔案從制作到利用經歷不間斷的有機節點，形成環環相扣的一個循環流程，即形成干部人事檔案信息采集——信息電子化處理——數字化處理——形成數字化信息資源——數字化信息資源存儲管理——數字化信息資源分析開發——數字化信息服務——數字化信息需求——數字化安全保障所構成的運轉流程。其中，原材料是干部人事檔案的原始資料;制造商是數字化干部人事檔案平臺;產品是數字化干部人事檔案以及檔案信息資源挖掘、分析所獲得的結論與建議;用戶是黨委、系統、單位或企事業單位組織人事部門。

2.2 積極構建數字化干部人事檔案管理平臺

數字化干部人事檔案建立在數字化技術和網絡技術普遍應用的基礎上，把傳統的檔案信息資源經數字化處理轉換成數字檔案信息資源，進行數字存儲、管理和利用。干部人事檔案數字化是指釆用掃描儀等設備對干部人事檔案進行數字化加工，把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，通過大數據分析手段整合數字化檔案信息，以數字形式存儲、管理、檢索方便存取、使用的數字圖像或數字文本。數字化干部人事檔案管理平臺整理和數字化工作主要包括：快速、優質、高效、有序、按時完成檔案整理工作;人事檔案出庫、數字化前處理、目錄數據庫建立、人事檔案掃描、圖像處理、數據掛接、數字化成果驗收與移交等。通過快捷方便的接收、轉遞、歸檔、檢索利用目錄和數字化后的影像自動掛接，保證數字檔案的真實性、完整性、可用性、安全性，確保與紙質檔案一致，實現人事檔案日常管理工作數字化、自動化。數字化干部人事檔案管理平臺負責各類人事檔案的接收、采集，包括傳統紙質檔案的數字化。這是一個檔案的流轉過程，表現為信息供應者和數字化干部人事檔案管理平臺的有序配合和檔案的快速有序流動，并發揮更大的作用。

2.3 推進數字化干部人事檔案共享

數字化干部人事檔案管理平臺逐步實現與人才市場人事檔案管理系統、公務員統計系統、黨政人才信息管理系統等平臺以及國內不同的知名軟件企業的第三方應用平臺集成，互聯互通，形成資源共享、信息互證的檔案應用新模式。不論是社會組織的業務需要，或者是人事管理需要，調用人事檔案或員工個人資料時，只需要給對應的用戶提供與其職責職能一致的檔案使用權限，即可查看相關內容。人事檔案用戶可以通過界面采集數據、提煉數據、獲得管理功能，進行分析、統計、報表，以做出管理決策。人事檔案用戶還可以在線打印相關的證明文件，如歸檔回執、調檔回執、存檔證明、委托書、檔案自帶承諾書、檔案拆封申請單等模板文件。數字化干部人事檔案管理平臺與用戶直接互動，信息從數字化干部人事檔案管理平臺向用戶有序流動，這是一個信息流動過程，簡潔、高效。

干部人事檔案管理數字化是未來檔案管理發展的必然趨勢。通過數字化干部人事檔案管理，整合干部人事檔案原始資料收集、檔案建立、檔案信息資源的開發利用，使社會認識到，人事檔案管理不僅體現在檔案信息資源的收集、加工整理和保管，更重要的是對檔案信息資源的傳遞和開發利用，將信息資源進行數字化分析，歸納出一份人事檔案中的核心信息，獲得有價值的建議，盤活人事檔案信息資源，快速地為用戶提供科學、準確、完整的人事檔案的核心信息資源，提高人事檔案的利用率。在今后，可通過建立切實可行的數字化干部人事檔案管理平臺、嚴把檔案原始資料真實性、嚴守檔案信息安全保密、優化檔案管理業務流程、嚴控檔案質量等措施，確保干部人事檔案數字化管理目標的實現。

（作者單位：吉林省通榆縣退役軍人服務中心）