淺談對數字化檔案管理工作的思考

黃順凱

(廈門市婦幼保健院,福建廈門 361003)

隨著信息技術的不斷快速發展,數字化技術已廣泛應用于我們的生活中的各個領域,人們的工作方式都發生較大變化,工作效率得到顯著提升。檔案管理工作也無可避免地受到了影響,傳統的檔案都是以紙質記錄為主體,數字化的應用使得檔案管理的方式發生較大變化。在檔案管理過程中通過數字化管理手段,有效提高了檔案管理效率,有利于檔案資源的科學利用,發揮了積極的社會職能作用。

1 數字化檔案管理概述

數字化檔案屬于檔案的一種類型,它是一種新型的檔案管理類型,需要通過一定的操作手段才能真正發揮其效能,其具有的歷史價值需要更多的實踐體現出來。數字化檔案管理具備一些傳統檔案管理沒有的特性,使其更具有價值,所以作為檔案管理人員要重視數字化檔案管理工作,使得數字化檔案價值得到充分體現[1]。另外,數字化檔案是構建數字檔案的基礎內容,更是確保信息檔案建設質量和水平的關鍵因素。當前,隨著我國信息化進程不斷加快,大數據、互聯網等先進技術在檔案管理過程中廣泛應用,使檔案管理部門打破傳統思想觀念的束縛,由傳統人工管理逐漸轉變為數字化管理模式,在提高檔案管理質量和管理水平的同時,進一步降低檔案信息數據的出錯率,切實保障檔案資料的準確性、真實性、價值性及連續性,從而更好地推動相關企業與單位可持續健康發展。

2 對檔案數字化管理的意義

2.1 對保護檔案原件具有積極作用

當紙質檔案被數字化后,減少了紙質檔案的使用率,對檔案原件起到較好的保護作用。紙質檔案隨著時間的推移,字跡會變得模糊不清或者紙質損壞,數字化檔案可以有效保證檔案信息的完整性。數字化檔案還可以利用現代技術對紙質檔案圖片進行修復,避免紙質檔案因為時間久遠而失真。

2.2 有利于優化檔案管理

隨著社會經濟的發展,信息量呈幾何形狀增長,使得檔案管理任務量變得越來越大,因此,檔案數字化管理即保障了信息的收集,又加快了信息的傳播,還能及時將檔案進行歸檔保存,有效提升了檔案歸檔效率,提高了檔案管理的整體效率。

2.3 有效增大了檔案的儲存空間

傳統的紙質檔案在管理和儲存都會占據大量的空間,通過檔案管理數字化技術的應用,檔案儲存空間有大幅度提升,有效避免了紙質檔案在儲存過程中出現損壞的問題。

2.4 有效降低了檔案管理成本

傳統的紙質檔案在管理過程中,檔案的錄入歸檔以及借閱都需要手工管理,工作效率比較低,管理起來比較棘手,所消耗的管理費用也比較高。隨著信息技術的不斷發展,數字化技術被逐漸應用到檔案管理中,它極大提高了檔案的利用率,檔案管理者可以通過智能操作快速找到借閱者所需要的檔案資料,檔案的載體形式逐漸轉變成儲存硬盤等形式,極大降低了檔案管理成本,積極地發揮社會作用,同時提高了檔案管理的經濟效益[2]。

2.5 有助于檔案資料的共享

由于儲存的載體和方式原因,傳統檔案資料只能獨立存放。通過對檔案資料進行數字化管理后,極大提升了檔案管理工作效率,利用網絡技術的優勢,打破了空間限制的束縛,實現檔案資料的共享,增強檔案的社會價值。

3 數字化檔案管理的特點

3.1 檔案管理內容發生變化

與傳統的檔案管理相比,數字化檔案管理下檔案管理工作內容發生較大變化,傳統的檔案內容主要以紙質形式存在,圖片資料多為照片,一些影音資料以膠片的形式存在。數字化檔案管理內容多為數碼形式,檔案資料內容主要為音頻和視頻,利用很少的硬盤空間就可以完整的保存檔案內容。即使是文字形式的檔案資料也是以文檔的格式存在電腦里,紙質形式的檔案資料逐漸被數字化替代。

3.2 檔案管理方法發生變化

隨著社會經濟的不斷發展,檔案管理內容發生較大變化,傳統的檔案管理方法已經不能滿足社會發展需求。將紙質檔案進行完整歸檔就算完成了檔案管理工作。對檔案進行數字化管理后,檔案管理方法發生了較大變化,首先檔案管理維護人員需要具有熟練的電腦操作技能,這些電腦技能還存在較大差異,比如檔案的歸檔和調取,由于儲存路徑不同,一些音頻和視頻還需要配置相應的應用軟件,這樣對于不同工序的檔案管理其方法也不盡相同。這些檔案管理方法歸根結底在于電腦及網絡的熟練使用上。

3.3 檔案管理目的更加多元化

傳統的檔案管理的作用在于為單位企業發展提供參考,為企業的未來發展提供有效規劃方案,普通員工卻不能享受這一檔案服務待遇,主要原因在于檔案缺乏共享性,并且檔案調取流程繁多,這種檔案管理方式發揮的效能有限。通過對檔案進行數字化管理,就可以實現檔案的異地調取,通過網絡技術實現檔案資料共享,為個人檔案調用提供極大便利,檔案管理的目的變得多樣化,國家也可以通過網絡技術對各企業單位的檔案進行分析,為國家發展指明方向。

4 數字化檔案管理過程中存在的問題

4.1 檔案管理人員專業素質低下

對檔案進行數字化管理首先要求檔案管理人員專業素質過硬,可以處理一些常見的小問題,還能及時處理電腦的死機以及硬盤崩潰的狀況,還能對一些機密文件進行加密技術操作,定期對檔案文件進行高效整理。當前階段一些檔案管理者數字化的專業素質比較低下,很多檔案管理者都是一些年齡較大的,習慣了傳統檔案的管理模式,對傳統紙質檔案的管理和歸檔工作比較熟練,但是對數字化檔案管理一竅不通,還比較抵觸數字化檔案管理方式,還經常出現檔案丟失現象,檔案管理者思想仍停留在傳統的管理模式上,對數字化檔案管理以及發展造成不利影響。

4.2 檔案數字化管理安全隱患較多

隨著信息技術的不斷發展,檔案實現數字化管理是必然趨勢。檔案進行數字化管理帶來諸多便利,但也使得檔案管理工作面臨較多的安全隱患。檔案管理所使用的軟件本身具有一定的缺陷,軟件的安全性以及對病毒的識別能力還存在一定不足,因為軟件自身問題所造成的檔案丟失狀況時有發生,檔案管理人員在不能熟練的運營檔案管理軟件,檔案的保密意識不強,對檔案保管不利,將檔案隨意存放,比較容易造成檔案信息的泄露。檔案在傳輸的過程中還存在可能被盜取的風險。由于互聯網自身的安全存在漏洞,再加上計算機局域網防護能力不足,檔案在管理的過程中容易受到黑客的入侵或者遭受網絡病毒惡意攻擊,輕則檔案丟失,重則檔案系統癱瘓,對檔案的保管十分不利,而且一旦檔案丟失,極為容易泄露單位或者國家的秘密。

4.3 數字化檔案管理過程比較繁瑣,易出程序問題

檔案工作需要經過多個工序才能完成,數字化檔案管理是在電子信息平臺基礎上操作的,檔案管理工作所有步驟都需要在一個平臺上完成,如果檔案格式較多,就需要對其進行二次處理,再次錄入比較容易引起人為誤差,不能保障檔案的真實性。這就要求檔案資料的格式和儲存格式要保持一致,由于檔案管理工作比較繁瑣,不同工作人員對檔案整理的次序不統一,比較容易造成同一檔案被重復錄入的現象,文檔格式以及重復錄入會造成檔案管理軟件的崩潰。

5 健全數字化檔案管理的舉措

5.1 提高檔案管理人員的專業素質

首先是改變檔案管理人員的傳統理念,檔案管理人員需要對數字化檔案管理有個全新的認識,要認識到信息環境下只有不斷創新才能生存,要嚴格要求自身,通過不斷學習提高自己的數字化檔案管理水平。可以對年齡較大的檔案管理人員進行一定計算機技能培訓,可以獨立的利用計算機完成一些基本的檔案管理工作。還可以引進專業的數字化檔案管理人才,保障數字化檔案管理工作可以順利開展下去,根據檔案管理軟件特點對檔案管理人員進行有針對性的培訓,旨在幫助檔案管理人員掌握基本的檔案軟件操作技能。與此同時,也要不斷地提高檔案管理人員的保密意識,確保秘密檔案不泄露,保護好單位和國家的機密！檔案管理要求不斷優化數字檔案管理結構,不斷增強檔案管理人員的職業技能,激發檔案管理人員的工作熱情,不斷提高數字化檔案管理的水平[3]。

5.2 健全檔案安全維護體系

積極引用安全系數較的高電腦加密以及防護技術,完善計算機的安全防護系統,提高計算機的防護能力,加強學習各種與計算機相關的檔案處理技術,不斷提高檔案的安全系數。有時候還要對檔案實行異地備份制度目的保障檔案的完整性。對于比較重要的電子檔案,除了要同質備份還要異質備份,有必要的話還會轉換為紙質檔案,以便長久可讀。各單位企業還需要拿出一部分備用資金,便于及時更新檔案保密系統或者聘請計算機專家及時對檔案安全系統進行檢查和漏洞修補,如果條件允許,單位企業可以自主培養或者聘請計算機技術人才主要負責數字化檔案管理的安全維護。作為數字化檔案管理人員還要不斷提高責任意識和檔案安全維護意識,為保障檔案的安全性發揮積極作用。

5.3 制定有效的數字化管理準則

由于公司性質不同,各單位所應用的檔案管理系統存在一定差異,差異主要存在于檔案管理結構設計和功能,這樣檔案信息實現共享就會受到較大限制,通用性也不高,對檔案管理工作十分不利。為了進一步規范數字檔案的管理,可以根據實際狀況制定統一標準的檔案管理規則?？梢栽O計一個檔案管理標準化工作操作程序,要求檔案管理人員將每天的工作內容進行公示,最大限度保障檔案管理軟件的安全穩定運行。制定《檔案管理準則》《檔案保密制度》《檔案的查閱利用制度》以及《檔案管理人員崗位職責》等制度,有效保證數字化檔案管理工作的有序開展。

5.4 構建完善管理制度

在數字化時代推動下,我國檔案管理部門為有效提高管理工作質量與效率,就要根據社會實際發展要求,構建科學、合理的檔案管理制度,并從實際出發對該制度進行不斷優化和完善。建立健全相關管理制度主要包含檔案收集、檔案歸檔、檔案保管等多個方面,并將該制度納入管理人員成績考核中去,通過不斷增強管理人員工作責任意識以及對管理制度的執行能力,切實保障數字化檔案可以按照相關規定流程,真正實現規范化管理目標。

6 結語

綜上所述,對檔案進行數字化管理不僅可以提高檔案資源的利用率,還可以提高檔案管理的整體水平。但在實際的數字化檔案管理過程中還存在一定的缺陷,作為檔案管理人員要不斷加強自身專業技能的學習,不斷提升數字化檔案管理保密以及防范意識,以身作則,促進數字化檔案管理工作可持續發展。