做好民辦高校檔案管理工作的幾點思考

祝家

摘 要：民辦高校在教育改革的推動下蓬勃發展，而檔案管理也成為其發展必不可少的一項重要環節。文章從分析民辦高校檔案管理存在的四個問題出發，即對完善檔案管理制度不夠重視、檔案收集工作不夠精細、檔案專兼職人員培訓力度不夠、檔案信息安全管理缺乏，在此基礎上提出了提高民辦高校檔案管理工作的建議。

關鍵詞： 民辦高校;檔案;制度建設;收集;培訓

隨著當今民辦高校的辦學水平和教育質量的不斷提升，學校普遍將精力都集中在規模擴張和教師培養上面，而忽視了檔案管理工作的重要性。其實，檔案管理是學校管理工作的重要組成部分，是辦好學校的基礎性工作。學校檔案是能全面反映學校辦學特色、教職工教學和管理情況的最原始記錄，也是學校珍貴的歷史記憶，對于推動教學改革、加強教學管理、提升辦學水平有著重要作用。但是，目前民辦高校檔案管理的觀念、管理水平、技術手段等方面都相對滯后，存在著諸多問題需要我們思考。本文擬對民辦高校檔案管理工作中存在的問題做一些探討，提出相應的解決建議，為進一步推進民辦高校檔案管理工作提供參考。

一、當前民辦高校檔案管理工作中存在的問題

1.對完善檔案管理制度不夠重視

欠缺健全的檔案管理制度是不少高校內部普遍存在的問題，但在民辦高校中這一問題尤為突出。由于民辦院校辦學體制的特殊性，領導往往更容易忽略檔案工作的管理，更缺乏這部分的完善，使檔案工作雖然有法可依，但是制度不夠細化或標準缺乏可操作性，導致收集困難、材料不規范、整理不到位等情況層出不窮。總體來說，檔案工作沒有擺上學校整體規劃日程，目標不明確，職責范圍不清晰。

2.檔案收集工作不夠精細

檔案收集是整個檔案工作中的首要環節，只有通過收集檔案才能將分散的檔案文件集中到檔案室。可是不少民辦高校由于人員流動較大，并且為了減少開支實行一人兼多職，使檔案管理人員無法兼顧導致收集整理工作效率低，甚至隨便交一些材料敷衍了事。這些情況直接影響了檔案收集與管理的相對滯后性，甚至在對學校重大活動的把握上不像職能部門這么清晰，造成了收集上來的材料利用價值不高，今后很難在編研工作中準確、全面地反映學校的全貌。收集整理檔案原本是為學校發展提供有效資源，但是學校檔案往往收集不到位，導致許多檔案材料歸檔上架后常年無人問津，使檔案不能很好地服務于學校發展。

3.對檔案專兼職人員培訓力度不夠

作為檔案管理人員應當定期接受專業知識培訓，對現階段檔案管理技術和信息要有科學的認識。但是民辦高校對檔案管理人員往往要求不高，常常容易忽略每年的定期專業學習，沒有很好地組織檔案專兼職人員培訓，致使檔案人員業務能力不強，管理水平不高，管理能力仍然處于原始狀態，難以適應現代的信息化發展，很難發揮其應有作用，造成檔案管理不能有序有質的開展。

4.檔案信息安全管理缺乏

隨著現代信息技術的發展，尤其是計算機網絡的普及，檔案管理早已發生了巨大變化，電子檔案的信息安全保障需要管理和技術相輔相成，沒有好的管理，再先進的技術也沒有用武之地，然而民辦高校由于檔案信息化技術起步比較晚，信息安全技術的保障會比較薄弱，對于網絡信息安全和保密問題也研究得不夠。

二、提高民辦高校檔案管理工作的建議

民辦高校檔案是反映學校各個歷史時期的真實記錄，是不斷擴大辦學規模的過程中形成的許多記錄學校辦學歷程的檔案，它包含教學研究、學生管理、后勤保障、財務管理等一切活動最詳實的記錄，這些記錄在學校改革發展和各項教育規劃中發揮著不可替代的憑證作用。

1.重視內部制度建設是健全檔案體制的基礎

孟子曰：“不以規矩，不能成方圓”。國家治理上是這樣，檔案管理上也是如此，沒有制度的規范同樣寸步難行、舉步維艱。因此，我們要明白制度和規章以及規矩的重要性，只有在規矩的范圍內行事，才能幫助檔案管理工作順利發展。因此，有了規章制度的規范和約束，才能保證檔案管理工作規范化的實施與開展，更好地保護檔案信息資源不流失，真正做到檔案工作由學校統一領導，檔案部門歸口負責，遵循“統一領導，分級管理”的原則。

按照國家檔案局發出的有關規定，根據現有法律法規建立健全適合自己學校實際情況的檔案管理制度，并按科學的方法不斷進行細化、補充、完善。第一，樹立不斷完善檔案管理制度的意識。檔案管理制度難以奏效的直接原因是學校領導與檔案部門工作人員在思想認識上還不夠到位。雖然檔案部門對加強制度建設，保障檔案工作順利開展有了一定程度的認識，但還沒有真正從思想深處得以轉變，并貫徹到每一個工作細節中去。加上制度制定時不夠細致，往往無法配套銜接，導致制度不能較好執行或執行困難。因此，檔案管理人員需要有不斷完善制度中漏洞的意識，時刻把完善制度建設放在心里。第二，將檔案管理制度正式納入學校整體發展規劃中，明確管理檔案的部門或人員，從領導層面進行制約，提高檔案工作監管力度。第三，逐步細化檔案管理工作的各項制度，并分階段制定具體實施細則。在檔案收集、檔案整理、檔案編研、檔案利用、檔案人員培訓、檔案人員獎懲等各環節逐步增加制定各項管理制度，在制定過程中要考慮其具有的可操作性。檔案管理制度的完善本來就是一個長期的系統工程，需要做出認真規劃，才能給民辦高校檔案工作營造良好的管理環境。第四，檔案管理人員對檔案管理的主要環節要照章管理，認真貫徹執行，充分發揮制度的指導規范作用。同時為了更好地照章管理可以將檔案制度納入到學校管理運行程序中，包括學校工作計劃、學校管理制度等，這樣才能更有序化地保障檔案工作的運轉。通過制度的約束，使其有法可依、有規可循，最大程度地保障本校檔案的完整、準確和安全。

2.精細化收集是做好檔案工作的關鍵

應收盡收是檔案工作中常說的一句話，在衡量檔案收集工作的標準上主要是以所收集的檔案內容是否完整，所收藏的檔案是否豐富、珍貴。但是在做到收全、收齊的同時更要多考慮利用及編研工作的需求，要向精細化收集發展。第一，收集工作需要積極主動。接收檔案是檔案部門的一項常規工作，不少檔案人員受到傳統觀念影響，一般處于被動等待的狀態，主動收集檔案的意識不夠，往往通過發布收檔通知來坐等檔案上門，缺乏主動積極性。再者，由于檔案工作的性質關系，平時與同事接觸不多，大家也不太關注，這樣更加制約了檔案收集工作的順利開展。所以，作為檔案人員應該時時關注學校動態，可以通過學校網絡平臺多了解校內動態，積極做好宣傳工作的同時還要掌握校內一手資料，利用網絡平臺主動出擊，做好重要信息的筆記，第一時間與相關部門保持聯系，了解活動項目的具體細節，從源頭上保證檔案材料的質量。第二，要在檔案收集的過程中注意精細化選材，抓住事件的聚焦點。通過小事件或小細節來反映民辦高校的發展變化，在今后編研重大事件、重大活動時可以插入這些小場景或小趣事來進行點綴，從而客觀反映學校的歷史面貌。因此，檔案管理人員要獨具慧眼，在大事件、大活動的收集中注重小細節的收集選取，所謂“小事成就大事，細節成就完美”。第三，注重檔案收集工作的靈活多樣。由于民辦高校許多重大活動經常是臨時組建，而且通常由多個部門參與舉辦，在活動結束后，檔案的歸檔就成了比較困難的一件事。再加上檔案一般是采用次年歸檔，時間跨度長，更容易造成檔案材料的遺失。因此，在收集材料時可以采用靈活的方式進行，不要僅局限在紙質材料的收集，可以先采集一些口述、電子文件，了解整個活動和事件的細節，對收集工作做出梳理，明確歸檔范圍，再進行紙質、實物等材料的收集，這樣不僅豐富檔案的形式，而且在今后的利用服務中也能提供有用的資料。

3.與時俱進培養檔案管理人才是保障

對于檔案管理工作者來說，檔案工作不單單是“薄薄的幾頁紙”，而是一項政治性、管理性、服務性都很強的工作，無論是存在于現在的檔案管理哪一個崗位中，都要實質性地發揮其功用，在檔案管理的工作中，提升發展的意見。因此，如何培養檔案管理人才，是直接影響到檔案管理業務工作整體效能的重要環節，也是選人用人的精準識別過程。而民辦高校由于人員流動大，更需要定期對檔案工作人員進行各方面的培訓，這樣才能培養出一支素質過硬且高水平檔案管理隊伍，通過培訓更能穩定隊伍，是提高檔案管理工作的重要保障。第一，通過開展主題教育，培養檔案管理人員的職業道德素質。檔案管理工作人員要認識到，作為一名檔案管理人員，首先便是要忠于職守、迎難而上，把對檔案事業的熱愛，傾注于檔案工作的每個環節，讓檔案管理工作能真正成為自己喜歡和熱愛的工作崗位。可以開展一些愛崗敬業、服務師生的主題教育活動，來加強檔案管理人員的職業操守教育。因為檔案管理工作人員只有真正樹立正確的職業理想，對檔案進行科學整理與歸納，把自身的發展與學校的長遠發展結合在一起，才會更有干勁和信心。第二，結合普通培訓，培養檔案管理人員的政治素質和科學文化素質。檔案作為一種歷史記錄，涉及政治、經濟、文化、基建等方方面面的知識，其覆蓋范圍比較廣泛。因此，要不斷提高檔案人員的政治素質及科學文化素質顯得尤為重要。檔案工作本身就是一個具有鮮明政治性的工作，需要不斷學習新理論、新思想來提高檔案人員的政治覺悟，這樣才能學會用正確的立場、觀點和方法來解決問題。為此，要在定期培訓中不斷加入新思想、新理論，將檔案基本知識與現代科技知識相結合，從檔案學不斷擴展到文秘、歷史、圖書情報等相關學科知識。通過培訓不斷開闊視野，完善檔案人員的知識結構，這樣才會在實際工作中得心應手。第三，加強開展專題講座，培養檔案管理人員的信息化技能。隨著當今信息化的發展，新的技術革命正在不斷促進著檔案的發展，民辦高校檔案的信息化管理也在不斷加快進度，陳舊的管理知識已經不能適應當代環境，學習網絡信息技術已經刻不容緩。因此，如今的檔案管理人員不僅要掌握檔案管理的基本知識，還要掌握檔案管理的現代化信息知識，保證在信息的浪潮中不落伍。學校檔案部門應將數字化技術、多媒體技術等相關技術的操作方法納入到培訓體系中，重點要加強技術在檔案管理中的實際應用。要定期加強學校各部門檔案管理人員的信息化技術培訓，同時，要與實際工作緊密結合，注重信息資源共享和利用。通過專題講座或研討使檔案管理者掌握新時期的計算機管理知識和技能，熟練運用計算機以及各類現代化檔案設備的使用和維護，使檔案管理人員牢固掌握檔案數字化處理、數據庫管理、網絡平臺操作等方面的專業知識并不斷積累社會經驗。運用檔案管理軟件對重要的有特色的檔案材料進行優先錄入，以其獨特優勢來提高學校應用現代化手段的管理能力，實現實體檔案向數字化存儲的轉變，不斷提高民辦高校檔案工作人員的水平、工作效率和工作質量。第四，加強檔案工作管理人員定期考核機制，在當前的檔案管理工作中，要想真正能扎根在管理一線，并且能順應時代發展的潮流開展此項工作，對工作人員開展定期考核也是非常必要的，只有定期考核相關人員，才能明確其掌握檔案管理工作的弱點，進而在今后的工作中，能有效開展檔案管理效能，取長補短，提升能力。

4.建立健全民辦高校檔案信息安全技術保障體系

檔案信息安全技術是用技術的進一步加強和改善來確保檔案信息的安全性。而技術性就需要和數字化、信息化的時代相結合，才能真正將信息安全系統建立完善，并且用信息安全服務去切實保障信息安全問題，在一定的程度上，促進檔案信息安全保障體系的構建。因此，在當前的民辦高校檔案管理工作中，要確保檔案的安全性，針對防水、防火、防地震、防雷等功能開展相應的防范安全機制，提供相應的防范安全制度，在檔案的環境管理和安全保護工作方面提供重要的保障。同時，系統安全技術也是非常重要的模式，在硬件管理安全的前提下，要保障軟件安全技術能跟得上當前時代發展的要求，保障檔案信息的安全、不遺失。因此，在程序方面也需要一定的網絡數據作為指引，真正的保障網絡數據能在實驗的基礎上開展，建立網絡防火墻，真正將檔案儲存在安全的網絡環境中。同時，也一定要做好日常備份和防止入侵的工作，在受到病毒的威脅以后，能及時的恢復檔案信息，為民辦高校檔案管理工作帶來更多實質性的保障。

三、結語

檔案是國家的記憶，歷史的延續，是一系列偉大改革實踐的歷史見證和文化記憶。而當今信息化時代正在對傳統的檔案工作提出更高的要求，檔案工作者不再處于封閉狀態，而是需要積極參與學習新技術、新理念的管理模式。通過不斷完善檔案內部制度，精細化收集并借助信息化技術的有機結合，有效的對檔案進行一體化管理。同時，隨著我國高等教育的不斷發展，學校的面貌也在日新月異地發生著改變，民辦高校檔案工作者也應該在思想觀念上做出改變，打破傳統手工操作的檔案管理模式，從視角上開闊視野，勇于創新，勤于思考，讓檔案的載體從單一的紙質材料變得豐富多樣，并利用新技術、新理念為檔案事業的發展增添新的色彩，使民辦高校檔案工作不再墨守成規，由被動走向主動，并以此為契機推動民辦高校檔案管理工作的現代化發展。

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（作者單位：上海工商職業技術學院）