事業(yè)單位辦公室人員能力調(diào)查與未來思考——以清華大學(xué)化學(xué)工程系為例

慕璘 丁立

（清華大學(xué)化工系 北京 100084）

行政事業(yè)單位的辦公室，作為后勤、文書、領(lǐng)導(dǎo)參謀等角色是非常重要和突出的，是組織機(jī)構(gòu)中“職能制”最典型的體現(xiàn)。作為化工系的服務(wù)載體，化工系系機(jī)關(guān)的職員隊伍服務(wù)于全體師生。目前，根據(jù)所賦予職責(zé)不同，大致分為人事、黨務(wù)、教學(xué)、科研、行政等部門，而這些部門的正常運(yùn)轉(zhuǎn)是支撐化工系“雙一流”建設(shè)的保障性力量。

作為窗口單位，能否對內(nèi)對外做好各自工作，現(xiàn)有工作人員的專業(yè)化能力是否適應(yīng)和匹配未來化工系的一流學(xué)科建設(shè)的實際需求，能否繼承化工系辦公室工作傳統(tǒng)的優(yōu)良作風(fēng)是我們從實際出發(fā)所考慮的問題；也為了之后崗位調(diào)整和修訂打下基礎(chǔ)，討論辦公室人員應(yīng)具備的相關(guān)能力有其現(xiàn)實意義。此次能力需求的了解，通過問卷調(diào)研的形式獲得，從問卷設(shè)計和發(fā)放的對象都做了詳細(xì)的規(guī)劃，具體如下：

1 問卷的設(shè)計和發(fā)放

問卷設(shè)計的初衷是為了獲得化工系現(xiàn)有工作人員專業(yè)化能力的情況分析，了解化工系師生對機(jī)關(guān)工作狀態(tài)的評價和期望。通過評價和期望，匯總機(jī)關(guān)工作人員現(xiàn)有工作能力的描述。為了更好的結(jié)合當(dāng)下的理解，問卷在設(shè)計時，其內(nèi)容借鑒了智聯(lián)招聘、58同城招聘、前程無憂招聘等相關(guān)網(wǎng)站中，對辦公室行政工作招聘崗位的通用要求，通過整合這些要求，形成問卷。問卷共包括兩大部分20個題目。

考慮到收集的數(shù)據(jù)具有更良好的代表性，充分體現(xiàn)數(shù)據(jù)的意義和有效性，問卷的發(fā)放面向離退休教師、在職教師和學(xué)生隨機(jī)發(fā)放。

2 問卷數(shù)據(jù)分析

本次共發(fā)出問卷100份，收回有效問卷68份。在回收的68份有效問卷中，在職教師、離退休教師和學(xué)生的比例基本為1:1:1，如圖1。

圖1：問卷參與人員的比例

通過數(shù)據(jù)的采集，匯總分析不同的參與者對實際工作人員的評價，以及理想中的行政工作人員應(yīng)具備的素質(zhì)要求、應(yīng)具有的能力和期望提高的部分等方面，獲取對現(xiàn)有人員工作能力信息匯總；以及通過數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，初步思考辦公室人員未來職業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

通過統(tǒng)計相關(guān)職能辦公室的辦事頻率以及處理事務(wù)的能力反饋，可以看出，化工系辦公室人員的工作狀態(tài)、工作表現(xiàn)以及工作態(tài)度詳見圖2、圖3、圖4。

圖2：現(xiàn)有人員工作狀態(tài)

圖3：現(xiàn)有人員工作表現(xiàn)

圖4：現(xiàn)有人員工作態(tài)度

除選擇題外，還準(zhǔn)備了問答題型，不同人群給出的反饋意見也是差別較大的。對于離退休教師而言，他們認(rèn)為辦公室行政人員是“多面手，綜合能力強(qiáng)的人員！”。對于在職教師而言，他們認(rèn)為辦公室人員的狀態(tài)是“整體表現(xiàn)良好，工作能力不均衡，應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)提高！”對于學(xué)生而言，他們希望辦公室人員能夠“時刻保持對工作的高漲的熱情！”

除了以上體現(xiàn)工作狀態(tài)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計外，還有對工作能力的統(tǒng)計。結(jié)合數(shù)據(jù)分析和不同群體的反饋，我們可以得出目前化工系辦公室行政人員的基本素質(zhì)情況如下，這也是保障工作順利開展的基本要求：

（1）不斷拓展學(xué)習(xí)的能力。辦公室工作的綜合性強(qiáng)，接觸人員繁雜，工作人員必須具有良好的學(xué)習(xí)能力，才能不斷開闊視野，面對工作游刃有余。學(xué)習(xí)能力不止體現(xiàn)在基礎(chǔ)知識的掌握上，比如計算機(jī)使用、公文寫作等。還要體現(xiàn)在專業(yè)知識的掌握和其他有利于工作開展的其他知識的學(xué)習(xí)。比如在化工系工作，身為化工專業(yè)的畢業(yè)生，在與學(xué)生、來訪企業(yè)、政府等交流時，會使交流更加深入。而其他知識的延展，對于與人打交道的崗位都是需要的，比如交流技巧、心理學(xué)等等。

（2）良好的綜合協(xié)調(diào)能力。一般來講，辦公室工作是相當(dāng)繁雜的，而由于規(guī)模限制，行政事業(yè)單位的人員配置又不可能很多，因此“分工不分家”是辦公室工作的常態(tài)。每一位參與工作的人員，應(yīng)該具備良好的綜合協(xié)調(diào)能力，不論是“主業(yè)”、還是“副業(yè)”，都能協(xié)調(diào)應(yīng)對，在第一時間對工作做好預(yù)判、梳理和分流。同時心中做到輕重緩急、有主有次，才能保證業(yè)務(wù)順利開展和單位內(nèi)部的團(tuán)結(jié)。

（3）清晰的服務(wù)意識。服務(wù)意識是一種角色意識，是辦公室人員基于工作實踐而形成的對自我的職能地位和由此規(guī)定的職責(zé)的直覺、理解和體驗。但是，服務(wù)意識也要隨著工作方式的改變而不斷更新。要學(xué)會與現(xiàn)代化技術(shù)共生，不能出現(xiàn)工作“上線”，意識“下線”問題。在科技手段不斷引進(jìn)的當(dāng)下，服務(wù)意識不能因為屏幕而變得疏遠(yuǎn)。

（4）應(yīng)對信息化的能力。隨著技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化的趨勢日益深化，積極應(yīng)對辦公自動化的不斷發(fā)展已成為現(xiàn)代辦公室人員工作的重要組成部分。這種變化對辦公室人員工作方式產(chǎn)生了深刻的影響。每位工作人員都要不斷適應(yīng)新形勢的發(fā)展，轉(zhuǎn)變工作觀念，提升個人工作效能。

（5）保密觀念的養(yǎng)成。保密是辦公室必需的工作觀念。保密意識的樹立，不只是面向從事該項專職工作的人員，而是全體人員的素質(zhì)養(yǎng)成。任何一個職能辦公室，都是信息匯總和交流的場所，每一位工作人員必須要認(rèn)識到保密的重要性。要本著不打聽、不傳播的工作態(tài)度，服務(wù)好工作本身。當(dāng)然，保密也涉及到個人隱私，不能出現(xiàn)對他人信息不予重視，隨意泄露的問題。

目前，清華大學(xué)已經(jīng)完成了職工改革，即將進(jìn)入3年調(diào)整期，如何在調(diào)整期中，更好的發(fā)揮現(xiàn)有人員的能力，在適合自己的崗位上發(fā)揮重要作用，還有很多工作要做。我們需要進(jìn)一步了解、探索職業(yè)發(fā)展的軌跡；學(xué)習(xí)職業(yè)規(guī)劃的知識；為機(jī)關(guān)現(xiàn)有工作人員提出各種發(fā)展的可能。

當(dāng)然，以上素質(zhì)能力的探索匯總，只是最基本能力的體現(xiàn)。而未來，作為從事機(jī)關(guān)工作的年輕人員，如何更好的接受培訓(xùn)和傳承這些工作傳統(tǒng)，是現(xiàn)在需要思考的問題。年青一代的信息化接受能力是超強(qiáng)的，但如何傳承工作傳統(tǒng)，如何在工作中清晰定位，如何更好的進(jìn)行“人崗匹配”，為現(xiàn)行的工作制度提出了挑戰(zhàn)。