高校教學管理中提升教學秘書工作效率的策略

張瑩

摘要：在創造和諧高校的新時期，教育事業不斷改革，而教學秘書又是高校教學管理的基礎實施者，因此高校教學秘書的綜合素質直接影響了教學管理的質量，而高效教學秘書的管理工作也受到社會各界的廣泛關注。本文就高校教學秘書的工作職能，其應該具備的素質，以及其在管理工作中遇到的問題展開論述，并提出針對性的解決辦法。

關鍵詞：新時期;高校教學秘書;管理工作

高校教學秘書是教學科研管理工作實施的核心、一線工作者，其工作效率會直接影響高校教學管理的質量。做好高校教學管理中的“管家”，教學秘書需要做好承上啟下的作用，做好領導、職能部門、教師、科研人員、學生多個主體之間的銜接工作，工作內容繁瑣、責任重、工作效率低。如何提升教學秘書工作效率，保證教學工作順利開展，是教學管理中重點得到關注和思考的問題[1]。

一、高校教學秘書工作內容分析

日常教學管理一方面，教學秘書需要對上級下發的文件資料、期末試卷、學生考試成績、學生學籍異動資料、教學質量管理資料等等大量文件進行整理、歸檔，為后續教學管理提供信息基礎;另一方面，還需要收集教學計劃資料、錄入任務信息、征訂教材、安排與通知、考試時間與監考安排、教學工作量安排等等。可見，工作內容十分繁瑣、細致，這些工作都要保質保量、按時認真完成，否則可能會引發教學事故。

服務一線師生作為教學管理中的一線執行人員，教學秘書上要承接上級部門管理工作、下要服務教師和學生，需要將基層信息傳遞給上級，上級任務下達給教師、職能部門，是職能部門和二級學院間的重要紐帶。所以，教學秘書必須要樹立全心全意服務態度，服務于廣大師生。

教學科研任務教學秘書同樣也承擔著教科研任務，第一時間掌握最先進的管理技術和教育科學理論，并落實到實踐當中，不斷提升個人素養以及工作效率，發揮個人崗位價值。

二、高校教學秘書教學管理工作提升策略

（一）提升檔案信息的管理水平

檔案管理對高校來說至關重要。檔案是學生的重要資料，需要學校妥善保管，以保障檔案信息的真實性，因此在檔案管理工作開展過程中可運用授權控制機制。在信息化時代，授權控制機制有實行的基礎條件，與國家信息化安全需求相匹配。授權機制運用中，針對學籍信息的變動，教學秘書應提醒專業領導進行審批，經過同意之后授權給相關工作人員，之后在學信網絡或是教務系統中就可以查閱到學生學籍信息。依據授權控制機制，可建立學籍管理內部管理制度，將可能產生的學籍管理風險控制在一定范圍內。針對授權控制關注，高校教學秘書也可以創建專業責任體系，并積極監督領導在學籍管理工作中承擔責任，保障管理公平性，從而提升自身檔案信息管理水平[2]。檢查機制是高校檔案管理效果增強的關鍵，在管理制度落實中，高校教學秘書運用檢查機制可保障檔案管理工作的高效性。通過對學生檔案資格審核、學生基本信息等的了解，教學秘書應對檢查機制進行必要完善。檔案管理中出現風險的概率較高，加上部分高校教學秘書工作中意外問題頻繁出現，或者當時可能未曾發現，但是通過檢查機制可將其檔案信息進行審核，保障檔案信息準確性，因此通過檢查加強高校內部的教學管理與控制理論的運用，這在一定程度上可提升高校教學秘書檔案管理的效率[3]。

（二）重視課程的安排

高校教學秘書對于教學課程的安排應加強重視，由于在以往工作中部分教學秘書人員工作出現失誤，使教學管理工作屢遭不順，因此教學秘書應借鑒以往的豐富經驗，排除糟粕，使自身優勢得到充分發揮，同時反饋給不同教研室主任，安排不同課程實訓任課教師填寫“實踐課程信息統計表”以統計實訓課實踐方式、是否集中安排、需要軟件名稱等。經院長審核，上報教務部門。教學中，關于理論和實踐課程的教學安排也應引起教學秘書的重視，其需明確學情及具體教學目標等內容，保障課程安排的合理性，并在教務部門審核通過后，落實登錄正方系統，同時合理安排不同任課教師必修課的上課時間。經過教務部門的反復核查，在調整安排后下發核對稿。教務部門下發關于限選課課程的通知，通常需要教學秘書及時轉告不同班級，進而讓學生按要求選課。之后，教學秘書可以根據課程安排標準，將課程反饋到不同班級，使學生可以參加第二輪選課。高校教學秘書需落實最終選課結果，將結果上報到學院安排教師方面。例如，對于教務部門下發的關于體育方面的選課文件，高校教學秘書需要通知所有學生，使其可以按時按要求進行體育網上選課。通過對課程的教學安排，可使不同課程的教學按時進行，保障課程的安排更加有效。

（三）加強教學任務的管理

一般來說，教務部門會下發文件要求學生參與評教工作，高校教學秘書需要將這一情況及時通知給學生，使學生可以積極參加評教工作，并告知未參與評教的學生，其之后將無資格再參與下學期第一輪選課。教務部門會在第十一周下發未評教學生參加第二輪選課的情況。從學生開學第一周開始，高校教學秘書每天應及時提醒不同任課教師相關的上課信息，減少教師由于上課信息失誤造成的教學問題。一般情況下，在課程運行期間，不同任課教師若是有事需請假，教學秘書可以協助教師辦理調停課手續，通知不同班級學生相關的調課情況。在學期末，教學秘書需統計一學期的學院調停課率。對于教務部門下發選修課的通知，教學秘書需及時轉告給學生，還要核實下學期要求的達標學分，了解不同班級學生的選課情況，并上報學院最終選課結果，將不同班級的選課情況進行記錄及統計，同時還要上報給教務部門，之后可以轉告不同教研室主任，安排選課，明確任課教師。通過加強教學任務的管理，可使教學工作的開展變得更加順利。此外，高校教學秘書應對教學任務管理內容加強重視，熟悉每一個工作環節，經過多次實踐，使自身的綜合技能得到提高，從而保障高校教學工作的順利進行。

教學秘書在新時期構建和諧高校的工作中發揮著重要的作用，這是一個工作具有全面性的崗位，應該受到人們的重視，對他們自身來說也要提升自身素養和自己的綜合能力，為教育改革而助力。但他們在工作中仍面臨著諸多的問題，還需要慢慢的改進。

參考文獻：

[1]宋天棋.新時期高校教學秘書工作的認知及思考[J].赤峰學院學報（漢文哲學社會科學版），2019，40（12）：147-149.

[2]李曉星，周洪.新時期高校教學秘書在教學管理中地位及其工作現狀[J].內江科技，2019，40（12）：9.

[3]荊國芳.高校二級學院教學秘書和行政秘書的多維度比較[J].現代經濟信息，2019（24）：412.

[4]金唯，李兵，王天國.淺談高校教學秘書如何做好畢業（論文）設計管理工作[J].教育現代化，2019，6（90）：190-191.