談檔案統計工作的內容與步驟

朱永秋

摘要：檔案統計工作具有重要意義，能夠對檔案工作中存在的各種問題、現象、規律等及時了解 ，便于后續的檔案工作整改以及指導，同時對預測未來也有重要的參考價值。為此，負責檔案統計工作的人員應當對該項工作引起高度重視，詳細了解工作內容，梳理掌握工作步驟。本文主要對檔案統計工作相關知識進行了探討總結。

關鍵詞：檔案統計;內容;步驟

檔案統計工作，是指通過一系列專業的統計方法、技術對檔案內容進行分析，以數字、表冊的形式對檔案中的內容進行分析，將其直觀、全面、系統地呈現出來，以便更好的了解檔案工作中存在的各類現象、規律，一方面能夠發現檔案工作中的各類問題，指導整改，一方面能夠對后續檔案工作提供指導，同時可以作為重要的客觀依據，對未來進行預測。要想讓檔案工作質量不斷提升，落實檔案統計工作尤為必要。本研究中，筆者對檔案共計工作的內容、步驟進行了總結，詳述如下。

1 檔案統計工作內容

根據檔案統計工作對象的不同，可以將該項工作劃分為兩個大類，即針對檔案實體及管理狀況的統計、針對檔案事業組織與管理狀況的統計。我國當前的檔案工作統計體系可以進行如下劃分：（1）對全國檔案工作情況實施全面統計，該項工作的組織機構為國家檔案局，監督指導部門為國家統計部門。（2）對專業系統檔案工作情況進行統計，執行部門為專業的主管部門。（3）對地方檔案工作情況實施統計，負責部門為地方檔案管理部門。（4）對檔案館、檔案室等的檔案工作進行統計，由相關單位、部門自行完成。

另外，檔案統計內容可以分為基本統計、綜合統計。對具體的工作內容進行分析，主要包括檔案的收錄以及轉移，檔案整理和相應的鑒定工作，檔案數量和登記情況，檔案使用的登記，檔案的構成，檔案管理機構、部門以及相應的工作人員信息統計。開展檔案統計工作，主要是調查、統計檔案管理情況、檔案工作執行情況等，形成的統計資料對于檔案工作能夠提供有益指導，統計工作能夠對檔案工作起到監督作用。

2檔案統計工作具體實施步驟

2.1統計調查

要想獲取檔案統計工作所需要的大量資料、數據，首先需要展開統計調查，具體可采取如下兩種調查方法。

2.1.1統計報表

各單位、部門在檔案管理工作中，需要定期制作檔案報表，向上級單位進行統一報送。這類報表的格式、填寫要求、報送時間等都具有相應的規定，以此確保報表內容的真實性、完整性、實效性。通過對檔案統計報表進行分析，能夠獲取需要的各種檔案資料、數據，對檔案情況有全面的了解，對工作中存在的問題能夠及時發現并指導改進，因此有利于促進檔案工作質量的持續提升。

2.1.2專門調查

檔案統計工作中的調查通常是臨時組織的，當檔案報表內容難以滿足統計工作要求時，需要通過調查獲取更為完整的檔案信息。檔案統計調查工作應當具有明確的目標任務，對調查對象、內容、方法、時間、地點等都要提前明確，以便確保工作的順利有序開展，收集統計工作需要的各種原始檔案資料。該項工作應當遵循實事求是的原則，并且具體應當采取哪種調查方法，需要根據實際情況而定。

2.2資料整理

調查階段主要是為了獲取統計工作所需的各項檔案資料，完成該項工作之后，要對收集到的資料進行整理，讓其更加規范、系統、有條理。

2.2.1原始資料的歸類

對原始檔案資料進行歸類分組，能夠從每組的檔案資料數量差異初步了解其構成、特征等，在研究分析之后，獲得全局性數據，對檔案工作的整體發展規律也能夠進行有效評估、總結。另外，資料按照一定的依據進行分組，也可以更好地反應出資料數據反應出來的本質現象，能夠促進檔案統計工作目標的有效實現，可以幫助獲得更為準確的研究結論。實施資料分組應當確保科學性、針對性，即便是同類檔案現象，根據研究時間、地點、目的等要素的差異，也要對分組標準做出針對性的調整。

檔案統計分組可有如下兩種形式：（1）簡單分組：根據統計對象、檔案原始資料制定統一的分組標準進行分組。（2）復合分組：分組標準有兩個以上，首先在一個標準下進行一級分組，再根據其他標準今后細化分組。例如分組時僅根據地區進行劃分，即為簡單分組，如果根據地區劃分后再根據年份劃分，則為復合分組。

2.2.2統計表的編制

將原始資料實施分組方便進行數據資料的統計。在該項工作的基礎上，需要做好數據的分析歸納，將獲得的統計結果如實填寫到統計表上。系統的統計表有專門的填報說明頁，通常在統計表的首頁。統計表填寫內容有總標題、表格中要求填寫的各項內容、圖表的編制日期，同時要有負責人、審核人、填表人等相關人員的簽字蓋章，以便明確責任人。

在統計表中，需要將統計分析結果簡明扼要地反映出來，對統計發現的檔案基本特征、各類檔案現象關聯等都應當在統計表中呈現出來，使使用者能夠一目了然。另外，統計表的名稱應當盡量簡化，且能夠準確反映出統計表的基本內容、時間、地點等信息，填報單位、填報人等也是必不可少的。

2.2.3獲得綜合指標

通過對檔案數據的整理歸納得出的檔案資料的數量特征，即為綜合指標。這類指標的種類比較多，根據實際需要進行確定，通常有三種表現形式，即絕對數、相對數、平均數。如檔案工作人員的數量、卷宗總數、各類檔案的利用率、難查卷占比等等指標，能夠對檔案工作現象、過程、發展規律等進行全面客觀的反映。

3結語

檔案統計工作既能夠反映具體的檔案數量、檔案館藏情況、變化情況、利用情況等，又能夠對檔案工作人員的工作狀況、對該項工作的人力、物力、財力等需求進行了解。根據檔案統計結果，能夠更好地發現當前檔案工作中存在的問題，督促進行工作整改，同時也可以對工作起到監督作用，還可以對未來事業規劃等提供客觀參考。

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