教學評估背景下二級學院檔案管理信息化建設探究

王泉

摘要：目前國內外針對檔案及檔案信息化管理的研究成果很多，但通過閱讀文獻，發現目前對這一主題的研究大部分僅僅停留在理論上，更多的是對其宏觀方面的研究，而有針對性且進行詳細研究的文獻少之又少。然而不同地區甚至同一地區的高校各自的情況也有所不同，例如：在設施配備方面、辦學規模方面、檔案信息化人員配備等方面，各所高校都擁有自身的特征。因此，本文通過分析在教學評估背景下二級學院檔案管理信息化建設的意義，剖析教學檔案管理信息化建設中存在的不足，提出構建檔案信息化管理體系有效策略，論述在教學評估背景下如何更好構建檔案管理的信息化建設，加速高校檔案信息化管理建設進程。

關鍵詞：教學評估;檔案管理;信息化

為全面貫徹習近平新時代中國特色社會主義思想，進一步貫徹落實全國全省教育大會和新時代全國高等學校本科教育工作會議精神，圍繞全面振興本科教育，推進高等教育內涵發展，各級各類高校都在積極推進一流專業建設，提升人才培養質量，讓教育回歸立德樹人的根本任務，努力推動院校整體建設水平的提升。把現代信息技術手段引入二級學院檔案管理工作中，有利于促進地方高校教育現代化建設，提高地方高校辦學水平。此外，地方高校的檔案管理信息化的建設，能更加便捷的、更加直觀的對教師的教學成效進行評估，有利于教師及時調整教學模式和教學方法。信息化檔案能夠客觀全面地記錄各高校一線教學活動、教學管理、學生管理、學風建設、黨團建設、師生成果、科研成果等數據，反映了高校的整體素質及辦學水平。二級學院檔案管理的信息化建設，對新形勢下高等教育改革具有重要意義。

1.教學評估背景下二級學院檔案管理信息化建設的意義

1.1為教學本科合格評估提供詳細準確的檔案材料及數據支撐

在本科高校教學評估常態化和基礎狀態數據庫填報常態化背景下，基礎教學狀態數據庫是本科教學評估工作的重要依據。作為高校檔案重要組成部分的二級學院的檔案，是教學審核評估和專業評估中最直接最基礎的支撐材料。二級學院的檔案資料進行信息化建設能夠便于高校基礎狀態數據庫的填報以及實時的將數據進行更新，進而促進教學評估及專業評估工作順利開展。此外，二級學院檔案管理的信息化建設還有助于高等院校進行自我評價，及時發現教學活動及教學管理中存在的問題，充分發揮檔案對教學質量的監督與反饋作用。

1.2有助于豐富與發展高校檔案信息化管理理論

社會在逐步進入大數據時代，隨著大數據、云計算、移動互聯網等新一代信息技術的出現，高校的檔案管理工作也受到信息化的影響，逐步向信息化管理的方向進行轉型。但在檔案信息化管理的過程中遇到了各種各樣的問題。例如：檔案管理制度不健全、檔案管理模式落后、信息化程度較低等問題。如果對其不加以管理及調整勢必會影響高效檔案信息化管理的進程。因此，分析目前高校在檔案信息化管理過程中己經取得的成果和制約其發展的問題，提出構建檔案信息化管理的有效策略，不斷豐富我國檔案信息化管理理論。

2.檔案管理信息化建設中存在的問題

2.1檔案信息化管理缺少標準化、制度化建設

目前大多數的檔案管理規章制度和標準是依據傳統的紙質檔案管理工作制定的，未針對信息化的教學檔案管理工作進行優化與完善。沒有規范的標準和有力的制度就導致了高校檔案管理信息化建設的進程非常緩慢。另外，檔案管理信息化建設的系統性不強，沒有規范的制度和統一的標準進行約束和規范，加之對教學評估體系沒有深入的研究和參考，沒有充分的進行匹配，使得檔案信息化管理難成體系，信息化管理系統難建成，即使建有信息化管理系統，系統的進一步維護和發展滯后，系統功能和作用的進一步發揮受到限制。

2.2教學檔案管理人員專業綜合素質需提高

教學檔案管理人員的專業綜合素質主要體現為檔案管理、教學管理、計算機技能三個方面的專業素養。教學檔案管理人員的首要工作是對教學檔案進行整理、歸檔，這就需要工作人員具備檔案管理的專業知識;其次，對教學檔案的管理也需要對教學管理的流程、內容有一定的了解，特別是在評估背景下，教學檔案需要更好的為教學評估服務，這就更需要教學檔案管理人員具備教學管理的專業知識;最后，教學檔案管理信息化建設需要用到計算機技術和互聯網技術，這就需要管理人員具備一定的計算機專業技能。由此可見，教學檔案管理工作需要具備綜合專業素養的工作人員進行綜合管理。

但目前二級學院的教學檔案管理人員大多由學院的教學管理人員擔任，他們雖然具備教學管理和計算機的專業素養，但缺乏檔案管理方面的專業知識，從而導致教學檔案管理不規范、不專業。而學校專門從事檔案管理的工作人員雖然具有檔案管理、計算機技能的專業素養，但缺乏學校或二級學院的教學管理方面的專業素養，因而導致檔案管理工作與實際教學運行相脫離。與此同時，各類教學檔案管理人員的計算機技能普遍不高，對計算機、云計算、云存儲等基本計算機技能掌握不熟練，很難適應信息化，也很難為信息化建設服務。

2.3信息技術運用不足

大多數高校的檔案管理還在使用傳統的紙質媒介存儲方式，需要耗費大量的時間和精力，由專人負責整理和存檔，還需要占據大量的空間對紙質材料進行存儲。有少部分高校也開始嘗試將信息技術手段運用于檔案管理工作，但在信息技術飛速發展的時代里，現行的檔案管理手段已無法滿足現代高校發展的需求，尤其是網絡檔案的需求。從當前已經運用的信息技術來看，當前的檔案管理系統的功能存在單一性，技術相對滯后，不能很好的將各類檔案數據融會貫通在一起共建共享，例如，教學檔案是一套單獨的管理系統，其中只能查閱到與教學相關的內容，而學生工作的檔案則是另外一套管理系統，無法將各個數據庫打通以后實現所有檔案數據的集中呈現。另外，網絡檔案信息的保護形式過于簡單，檔案管理系統不穩定，容易造成檔案數據的丟失或被惡意竊取，計算機的數據修復功能仍舊需要進一步優化，這些因素對檔案的長期存儲十分不利。

3.二級學院構建檔案信息化管理體系有效策略

3.1建立檔案數據庫，推進檔案管理信息化

目前大多數高校二級學院的檔案管理還普遍采用紙質版檔案。傳統的紙質檔案有較多弊端，例如紙質檔案存放占地量大，需要配備專門的檔案室;檔案調閱程序繁瑣，在教學檢查或者教學評估時需要人工在眾多資料中進行查詢和調取，既對紙質檔案材料造成了磨損，又耗費了人力成本，且準確性較低。可依托數據庫軟件建設檔案數據庫，實現檔案管理數字化、信息化發展，將紙質的檔案制作成電子檔案后按照電子標引統一編入數據庫，利用檢索規則進行檢索調閱，簡化檔案歸檔和查詢工作。

3.2實行二級學院檔案管理信息化、共享化

在當今大數據、云計算和信息化時代，高校二級學院的檔案管理的發展也要從學院集中統

一式向新的集成化管理轉型。學校應當引進專業人才及設立專門經費，把學校現使用的教學、學工、黨建信息系統和檔案管理系統結合起來，把教學活動過程中的各種數據分類保存，構建成各種類別信息集成化的信息化管理系統，實現學校內部多種信息資源共建共享。相關的工作人員都能便捷地使用信息化的集成管理模式，提高檔案信息資源的利用率和共享率。

3.3制定檔案信息化管理質量標準

二級學院可以從檔案材料的歸檔要求、歸檔范圍、歸檔類別、存儲規范、立卷要求、存檔年限等方面建立檔案管理的質量標準。在具體的檔案信息化管理工作中，可根據教學合格評估文件要求，結合學校自身的實際情況，來確定本校本單位檔案的歸檔范圍。所有檔案材料可根據檔案管理的質量標準實現紙質文檔和電子文檔同步存檔。國家技術監督局發布的中華人民共和國國家標準 GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規范》對電子文件的存檔規范提出了明確的要求和標準，電子文檔格式須符合電子文檔的信息標準，信息化檔案資料的標引和檢索規則應按照文件要求規范設置，建立適合信息化發展的檔案信息化標準體系。

3.4提高二級學院檔案管理人員的思想意識

首先，二級學院的領導者和檔案管理者應在思想上對檔案管理工作引起足夠重視，特別是在教學評估背景下，教學質量、管理水平和專業發展情況都是能夠通過檔案資料來具體體現的，重視檔案管理工作對教學評估工作有益無害。其次，要加強對二級學院檔案管理工作的宣傳與培訓，通過加強宣傳提高教育工作者對檔案管理工作的認識，養成收集和存儲檔案的習慣。還可通過定期培訓，針對有涉及到檔案管理工作的人員圍繞檔案管理的質量標準，檔案管理的信息化存儲操作，檔案存檔規范，存檔范圍等方面開展集中培訓。從思想上到認識上，再到業務上全方面的提升相關人員對檔案管理工作的重要性認識。

3.5 強化高校檔案信息化管理安全防護

雖然通過信息化技術的應用，高校檔案管理可以規避傳統紙質媒介存在的各種安全隱患，但是信息化技術自身也具有安全方面的漏洞。為了應對這種情況，增強高校檔案管理工作信息安全防護能力，一是需要應用加密技術對檔案信息數據的傳輸進行保護，防止信息在傳輸過程當中遭到竊取，對一些敏感度和安全需求非常高的檔案信息最好是通過VPN技術建立專門的數據傳輸通道。二是需要綜合性的應用數據溯源、訪問控制以及身份認證等技術，對檔案館信息化管理系統的所有操作進行審查與控制，防止出現越權調用檔案等情況。三是應當定時備份檔案數據，建立針對檔案信息的動態安全監測預警機制，對檔案信息化管理系統的運行情況進行實時監測，并依靠人工智能等方面的技術，對異常情況、安全風險進行實時分析，一旦發現隱患立即發出預警。

在高校的建設與發展過程中，檔案是重要載體，能夠直接反應高校的發展狀況。在信息化社會發展背景下，為了跟隨社會發展步伐，高校需要不斷提升數字化及信息化建設，轉變以往的管理理念，對現有工作人員進行培訓，通過多種途徑引進先進設備及技術手段，在完善的管理制度下推動高校檔案信息化建設更加快捷、全面發展。在教學評估背景下，檔案的規范性和檔案管理的信息化程度更是能直接反映出高校的管理水平，以教學評估為契機，結合具體教學運行實際，建立完善的制度和標準，實現信息化管理系統;通過提高教學檔案管理人員檔案管理、教學管理、計算機技能三方面的專業綜合素質;從檔案存儲、數據保護方面加強信息安全保障。

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