信息技術在檔案管理中的應用

賀曉歐

山東省體育訓練中心

檔案具有保密性，故而一直以來其收集、篩選、歸檔、利用都是具有封閉性的。但是隨著信息社會來臨，檔案的利用頻率在不斷增加，故而國家對檔案的利用越來越重視，檔案管理工作也開始向開放式轉變。這其中的信息技術具體應用也越來越受檔案管理部門以及管理者的關注。

一、檔案管理工作中融入信息技術的必要性

1.降低檔案管理費用。最直接的體現就是通過云技術融入可以提高檔案的存儲量，無需擔心大量的電子文件、電子文檔、檔案等擠占有限的硬件空間，不用為紙質檔案的管理而投入過多的檔案柜、檔案夾、檔案袋等，可以明顯節約費用。

2.提高檔案利用效率。利用信息技術來對文件進行掃描，將其轉化為圖片上傳到管理空間，實現了檔案信息化管理。檔案利用者不必從海量的檔案文件中去篩選自己所學的檔案，只需輸入檔案編號，便可以獲得檔案。檔案管理者也會通過信息技術將檔案準確地提供給檔案需要者。這些讓檔案的利用效率明顯提升。

3.實現了無紙化辦公。檔案管理信息化之后，大部分檔案都轉變為數字形式，在傳輸、使用過程里無需打印，實現了無紙化辦公，具有明顯的環保特性。

二、檔案管理當中信息技術的具體應用

電子檔案的產生都是對電子文件的廣泛搜集、篩選，最后將完整有利用價值的文件歸檔形成了電子檔案。而信息技術在這個過程里始終發揮著巨大作用，甚至于在后續的檔案工作宣傳、檔案的利用都具有不可代替的作用。信息技術在檔案管理當中的具體應用如下：

1.收集。在體育訓練中心這樣的部門里，需要面對社會采集與體育有關的包括政府和體育事業有關的政策、民間體育活動、各單位體育訓練情況在內的所有信息。這些都要全面的搜集，以確保山東省體育訓練情況得到全面的反映。這個過程里需要針對當地各類媒體、自媒體、新媒體進行關注，并將有關信息抄錄、轉載、儲存起來，需要用到自媒體技術以及一些終端數據采集器。后者本身就屬于信息技術的硬件產品。另外，對于體育訓練中心而言，其本身內部各部門也存在諸多電子文件需要并入檔案，這一環工作同樣需要信息技術的參與，甚至于需要中心建立電子文件與檔案一體化管理平臺，能夠做到動態搜集。

2.篩選。面對搜集而來的大量文件、數據，檔案管理者需要進行深入的篩選，這一環工作在之前是非常枯燥的，工作壓力較大。而運用大數據技術來對搜集的信息進行篩選，能夠輕松將符合指標的信息選取出來，并將其放在對應的統計科目之下形成對應的報告文件。或者將不同類的文件整理出來分別存放。

3.歸檔。檔案編目分組，將對應的文件按照對應的要求一一存放完成歸檔。在傳統工作中檔案編目分組工作比較繁瑣，歸檔工作壓力較大。但是融入信息技術之后，這種情況得到了很好的改善。例如二維碼技術融入，可以提高檔案信息整理效率，并且能夠利用其來對檔案進行識別。同時也能通過掃描二維碼夠識別使用者身份，保證了檔案歸檔管理的快捷性。

4.利用。檔案利用環節的信息技術包括二維碼、條碼、面部掃描、指紋錄取等等，這些都可以對使用者進行身份印證，保證了檔案的安全性。換言之，當使用者身份不能通過便不能獲得檔案。另外在電子檔案利用當中，需要對其提供嚴密的保護謹防黑客篡改，通過對路由器等設置防火墻，可以有效防止黑客侵入，避免了信息被篡改。

5.宣傳。檔案管理工作當中為了擴大檔案利用效率，需要讓更多人知道檔案管理的重要性，這其中涉及到了宣傳工作。傳統工作當中這一環比較薄弱，只是在內部存在通知等文件以及一些技術培訓，缺乏和外界的互動、交流。信息技術融入之后，可以讓宣傳工作變得簡單起來，例如微信公眾號、微博、博客等，這些都可以成為宣傳平臺，讓大眾進一步了解檔案管理，對檔案具體作用能夠有清晰認識，知道在什么情況下需要什么檔案，并知道檔案獲取途徑。

三、檔案管理中應用信息技術的注意事項

1.安全性。指的是管理者必須要有安全意識，因為檔案涉及到了企業和個人信息。一般可以采用計算機防火墻、網絡防火墻以及平臺殺毒等方式來提升安全指數。再者還需要有內部安全制度，防止內部體系的檔案信息泄露。

2.精細性。檔案信息多而且很多檔案類似，若是缺乏精細化管理很容易導致檔案歸檔錯誤。對于這一點需要構建嚴格的管理制度，對歸檔的準確率、檔案完整性、檔案的系統性進行評價。

四、總結

在檔案管理當中應用信息技術是大勢所趨，故此我們不能故步自封，必須要跟上形勢創新方法，盡可能地融入信息技術，利用其來提升檔案信息采集速度、分類歸檔以及利用效率，確保檔案的價值得到全面發揮。誠然，過程里也要注重檔案的保護，而該種保護也是信息技術的一種。由此可見，信息技術已經成為檔案管理不可或缺的一環。