從主體角度談行政管理效能提升

任瑋瑤

（東北大學文法學院，遼寧沈陽 110819）

本文通過梳理高校行政管理工作的現狀，分析目前影響高校行政管理效能提升的問題，包括行政機構臃腫，管理模式固化；行政辦公流程繁瑣，辦事效率低下；行政人員素質參差，現代化技能不足。據此提出可供參考的建議。

1 提高高校行政管理效能的重要意義

1.1 提高高校行政管理效能是建設一流學校的要求

習近平總書記強調，要加快建設一流大學、一流學科，實現高等教育的內涵式發展。一流的大學必須與一流的教學和科研相匹配。一流的教學科研源于一流的人才。要使一流的人才順利成長，產生高質量的人才，就必須依靠一流的行政管理和服務，提供最完善的環境、條件和最有力的保障。其中，高效制度文化的建設和管理方法的創新尤為重要，真正符合會展內涵發展的要求。因此，要按照“雙一流”的戰略目標，全面提高行政管理效率。

1.2 提高服務水平，降低管理成本

利用信息技術，高校管理中的信息可以有效地連接起來，院校上下級聯系起來，從業狀況省略了中間管理機構，從而降低了管理成本，簡化了管理步驟，提高了管理質效。

1.3 提高行政管理效能有助于提升高校形象

行政管理效率的提高，不僅有利于高校人才培養質量的提升和教學科研水平的提高，而且有利于提高高校的社會影響力和聲譽。學院和大學不再是封閉的象牙塔。為國家現代化建設和發展提供科技支持和咨詢，為全社會提供高水平的智力支持和技術服務，為大學生成長成才提供自信、安心、放心的學習、生活和人才環境。這些工作在很大程度上需要政府部門協調安排，提供政策、環境和條件保障。在過去很長一個時期，由于行政管理效率低下，高校的這些職能和功能沒有得到充分發揮，甚至受到批評和質疑。因此，提高行政管理效率，就是要從根本上摒棄一些陳舊落后的管理觀念和方法，改變服務面貌，提高辦公效率和質量，從而樹立高校良好的社會形象。

2 影響高校行政管理效能的原因

2.1 行政機構龐大，管理模式固化

受到傳統思維的影響，高校的行政管理延續了政府的層次化管理模式，基本上是按校、系、科的層次，最后按基層行政人員建立。長期以來，由于機構人員過多，部門眾多，彼此職責不明確，職能重疊，導致職責不清、效率不高。在現實中，甚至會有相互推諉和指責。但受到傷害的是老師和學生，最終影響到學校的發展。層級管理模式的優點是權力關系明確，層級分明，有利于領導和指揮。然而,規模的擴張,這種管理模式與太多的中間交涉容易減緩或扭曲的信息傳輸,導致決策錯誤,并且不利于管理人員發揮主觀能動性,影響了執行效率。

2.2 行政辦公流程繁瑣，辦事效率低下

如上所述，相當多的高校存在機構臃腫、職能重疊的問題。加上上層的管理模式，似乎是一件非常簡單的事情。有時需要老師和學生經過多次批準和簽字，需要反復進行。這是效率不高的表現。這種復雜的制度過程，越來越不適應現代大學內部治理的要求。高校把教學、科研和人才培養作為中心任務，除了黨的建設是一切工作的指揮和指導外，其他工作特別是行政工作都要圍繞中心任務得到很好的支持。它的直接服務對象是教師和學生。教師和學生的滿意度，是其工作評價體系的核心要素。

2.3 行政人員素質參差，現代化技能不足

要創建世界一流大學，除了要有一流的人才，還應具備一流的管理；一流的管理要求高校的行政管理要跟上高等教育功能的變遷，并與之協調發展。

要在行政管理中成為一流的管理者，首先要具備一流的素質和能力，尤其是現代管理理念和辦公技能;其次，人員的選擇要體現職業化。這一要求不僅給在傳統體制下進入管理崗位的行政人員帶來了壓力，也給一些新入職年輕人員帶來了挑戰。

如果說現代技能可以通過崗位學習來彌補和提高，那么專業水平只能通過以后的工作崗位調整或新招來改革。總之，現在專業化不僅是企業對員工的基本要求，也適用于高校管理者。在排除其他主觀因素的情況下，專業人員通常比非專業人員更容易適應特定的工作需求。

3 提升高校行政管理效能的建議

基于上述問題的分析，我們清楚地看到，加快高校行政管理體制的改革，大力提升行政管理效能，不僅意義重大，而且迫在眉睫。對此，筆者提出以下建議謹供參考。

3.1 精簡機構整合部門，改革行政管理模式

如前所述，機構龐大、職能重疊是許多高校管理體制中普遍存在的問題。這個桎梏必須被打破。高校要學會“減脂”“除脂”。過于龐大和繁雜的行政機構和制度，會使學校發展緩慢和效率低下。因此，首先要把職能相近的學校部門整合起來，盡量減少干部的數量，當然也會觸及一些人的利益。然而，與高校行政效率的提高相比，這種割舍是值得的。其次，優化部門崗位設置。傳統的層級管理屬于金字塔型。干部崗位和崗位數量從上到下逐步增加，部門級干部數量增加。這種管理模式的特點是需要通過大量的下級管理者和員工來實現上級領導的要求和意圖。但客觀上，有許多職能部門的職能重疊。在實際工作中，很容易出現推諉、扯皮的情況，沒有人愿意去管理，或者覺得自己不應該去擔當。因此，有必要改變這種層次化管理模式，實行“扁平化”管理，走“大系制”“大科學制”的路線。扁平化管理是在組織規模不斷擴大的情況下，通過擴大管理范圍來解決層級管理弊端的有效途徑，其最大的優點是可以使決策端意圖直接傳遞到執行端，無須中間層的過渡，加快了信息的流動速度，避免了信息的失真，節約了管理成本。從提高行政效率的本意來看，扁平化比層次化更有效率，是一種更經濟高效的管理模式。實現扁平化管理模式，通過有效溝通促進行政部門之間的積極合作，可以大幅提高高校行政部門的管理水平。因此，“大院系制”和“大學科制”應成為高校下一步行政管理改革的重要舉措和方向。

3.2 優化辦公流程，提高辦事效率

許多教師和學生受到了部門層次和繁雜程序的困擾。老師經常抱怨，因為學校規章太多，變化太快，大家感到不知所措。例如，常見的資金報銷，需要完成各種程序，需要多次審批和簽字。有時由于不熟悉流程或要求，他們沒有做太多錯誤的事情，做重復的工作，把一個教學科研專家變成了一個低效率的勤雜工。其實，教師可自行負責科研項目經費的使用。事實上，單位領導不清楚具體的用途，這不僅增加了領導無意義的責任和壓力，也給予教師極大的壓力和極度的低效。因此，高校各級管理者需要認真研究規范和流程是否科學、合理和必要。每當制定一項規定或制度時，管理者不應只讓自己的工作方便或保證豁免，而不考慮教師和學生的方便。這既是服務理念的問題，也是工作方法的問題。管理者必須學會換位思考，換位才能認清位置，正確定位。與此同時，他們可以在規章制度出臺前廣泛征求師生的意見和建議，更多地彎腰傾聽，而不僅僅是“仰望星空”。

3.3 加強培訓，增強隊伍能力和素質

對于現有的管理人員，高校應該主動加強其能力提升和綜合素質培訓，因為在傳統的人事制度下，他們往往沒有工作壓力，缺乏主動學習和提高工作技能的積極性。一方面，我們可以設計一套完善合理的培訓計劃，讓管理人員分批參與培訓，這是利用組織的主動關懷和激勵;另一方面，可以加強績效考核，結合工作的質量和數量，結合教師和學生的滿意度，對管理人員進行考核，充分體現獎懲制度，這是一種被動使用的制度，也是一種約束激勵。通過這樣的機制設計，可以促進管理人員提高自身的素質，增強主動學習的欲望。同時，在能力素質提升學習的內容方面，一是突出加強現代化技術的培訓，著重提高信息搜集與傳遞、數據整理與分析、計算機辦公系統自動化等能力；二是綜合提高諸如文稿草擬撰寫、待人接物、應急處理、風險防范等方面的能力與素質。

4 結語

行政服務不僅是教學科研正常運行的重要保障，而且肩負著教育的管理和服務責任。為此，針對提高高校行政效率的問題，筆者提出了以下建議：精簡組織機構，整合部門，改革行政管理模式；優化辦公流程，提高工作效率;加強培訓，提高團隊的能力和素質。