如何優化事業單位人事檔案管理制度

姚丹

摘要：就現階段的實際情況來說，大部分事業單位均在積極進行改革，進而對傳統的人事管理體系造成了很大沖擊。新時期，對事業單位來說，首先應思考的問題便是如何把人事檔案的真實性與有效性提高。目前，事業單位的人事檔案管理工作發展非常快，但其中還是存在很多問題，需對解決這些問題的措施加大研究力度，如此方可將現在事業單位人事檔案管理水平有效提高。基于此，本文將對優化事業單位人事檔案管理制度的有效對策進行分析。

關鍵詞：事業單位;人事檔案;管理制度

檔案是對人類最原始的記錄方式，而人事檔案是省直機關、企事業單位不可或缺的部分。尤其在新時期的今天，人事檔案更是作為員工求職經歷和個人職業生涯的憑證性和權威性產物。新時期，人事檔案管理的改革是時代發展的必然要求，做好人事檔案的管理，在人事管理工作當中占據著非常重要的地位。

1事業單位人事檔案管理工作的重要性

人事檔案管理是事業單位的一項基礎性工作，其可為事業單位更好的開展其它工作提供充分保證。第一，在事業單位各項工作中，作為主體的人發揮著積極作用，對事業單位的整體工作效率起主要影響。第二，將人事檔案管理工作做好，可提供重要的決策依據給領導者，有利于更好的實現人崗匹配，并把人力資源優勢發揮，制定更加合理的決策。可見，人事檔案管理工作至關重要，需引起事業單位相關人員的高度重視。

2事業單位人事檔案管理制度的現狀

2.1人事檔案管理制度內容不完善

當前，大多數事業單位都處于人事檔案管理制度內容不完善的現狀，這種現象的存在和發展普遍影響著事業單位人事檔案管理的正常，有效發展。這種類型的問題主要表現為：相關人員沒有為事業單位的，人事檔案管理工作的整個過程，建立相應的人事檔案管理制度，也沒有規定人事檔案數據收集，人事檔案存儲和人事檔案使用的管理內容及流程。因此會造成人事檔案的收集不完整，人事檔案往往存儲不當，這對事業單位人事檔案管理的發展產生了相對不利的影響。檔案管理的現狀以及人事檔案管理制度的缺乏，極大地影響了事業單位人事檔案資料的使用，影響了人事檔案管理質量的提高。

2.2人事檔案管理制度難以實施

在事業單位的運作和發展的整個過程中，一般很難實施人事檔案管理制度，這不利于人事檔案管理的發展。對事業單位實施人事檔案管理制度之所以困難，主要是由于以下現象，首先，在我國深化改革的過程中，提出了要提高相關部門及事業單位人事檔案管理制度水平的要求，這種要求將增加制定人事檔案管理制度的難度。其次，在我國的背景下，隨著現代科學技術的飛速發展，人事檔案管理制度無法跟上時代的發展趨勢，對人事檔案管理的發展將產生重大影響。基于現代電子人事檔案管理的發展需求，在事業單位的運作和發展過程中，制度的構建者必須結合時代發展的需要，對人事檔案管理制度進行相應的改進。最后，使用人事檔案的事業單位數量的加大，以及每個部門對人事檔案的要求有差異，將極大地影響人事檔案管理制度的實施，工作人員根據其他部門的人事檔案管理需求，修改與完善人事檔案管理制度。

2.3檔案管理硬件落后，檔案信息化不足

人事檔案管理工作具有十分龐大的體系，相關管理部門擁有諸多人事資料，但受限于條件與制度，使之并未有一個獨立的辦公地點與資料存放庫，一些事業單位甚至都沒有必要的檔案存放文件盒與加濕器等，以致于無法有效保證檔案管理工作的質量。除此之外，快速發展的信息化技術，雖然已在檔案管理中應用了計算機技術，但也只局限于一些簡單的任務，如信息檢索、調閱和錄入等，沒有將其功能充分利用起來，導致檔案管理還未實現無紙化辦公的目的，缺乏先進的信息化水平。

3優化事業單位人事檔案管理制度的有效對策

3.1更新事業單位人事檔案管理觀念

首先，創新現有的檔案管理理念。事業單位需要充分認識到人事檔案管理工作的重要性，了解到加大事業單位人事檔案管理工作力度有利于促進個人和單位的發展有著極為重大意義。單位領導密切關注人事檔案管理工作，把自身的帶頭作用充分發揮出來，積極改變企業全體人員的檔案管理工作態度，只有確保事業單位人事檔案管理觀念可以與時俱進，并構建人事檔案管理小組，才可以保證人事檔案管理的高水平。第二，定期檢查、指導與督促人事檔案管理工作，加強監督與檢查，在進行監督與指導時，把檔案管理存在的問題與不足給發現出來，并在第一時間通過有效措施對其予以補救。第三，把人事檔案管理達標考核制度建立起來。良好的制度是做好人事檔案管理工作的基礎條件，通過結合事檔案管理質量與管理人員的績效考核，讓人事檔案管理發展更加制度化、規范化。

3.2完善人事檔案歸檔制度

由于企業員工眾多，企業人事檔案自然少不了。尤其是一些事業單位，單位年代久遠，員工檔案數量更是龐大。所以，在人事檔案歸檔上必須要完善歸檔制度，這樣才能更有效的管理好認識檔案。要做到明確人事檔案建立的時間年限、部門工種等都有明確劃分，只要提供相關信息，就可以做到快速找到人事檔案。而且，在人事檔案管理上要對不按要求歸檔的人員采取有效措施，這就需要建立一個完善的人事檔案歸檔制度，以保證歸檔材料的質量和可信度。

3.3提高人事檔案管理的信息化水平

現代社會已經是一個絕對的信息化社會，對人事檔案的建立和管理也都普遍信息化，已經不是以前的純紙質手寫檔案方式。信息化技術對檔案的建立、編輯、檢索等更加方便快捷，已經是人事檔案管理的發展趨勢。要想實現信息化管理，就需要提高人事檔案管理人員的信息化水平。定期進行教育培訓，對信息化設備。通過前期對人事檔案相關信息的錄入，可以快速的進行搜索，提高工作效率。而且，這種信息化管理，可以減少人事檔案的損壞率，一旦紙質的人事檔案破損，電子版還有留存，可以確保檔案的安全性。提高認識檔案管理的信息化水平，真是實現人事檔案管理更為準確和快捷。

3.4培養更加專業的檔案管理人才

事業單位的人事檔案管理是細致，耐心的工作，同時需要年輕有朝氣的人才加入，并且應減少老齡化的人員。事業單位需要年輕有為的人才參與檔案管理工作，人員管理系統要不斷優化，檔案管理是一項長期的工作，要有固定的人員管理不能輕易替換。

4結束語

簡而言之，高質量的人事檔案管理是非常重要的，具有實際價值的信息資源，對個人和事業單位而言非常重要。事業單位要順應時代的發展，加強人事檔案管理的優化，嚴格控制人事檔案管理人員的專業能力，通過多種渠道和措施及時提高人事檔案管理人員的綜合素質。意識到信息化人事檔案管理的重要性和必要性，對優化事業單位的人事檔案管理起著重要作用。

參考文獻：

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