機關(guān)專題檔案工作芻議

□ 中國民用航空局 馬 達/文

隨著我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展、國家實力的日漸增強，國家層面以及各個行業(yè)、各個部門經(jīng)常會舉辦重要的國內(nèi)外活動、開展影響重大的專項工作，也會參與重大突發(fā)事件的處置工作。如2020年初，新冠肺炎疫情突如其來，全國開始了抗擊疫情的戰(zhàn)斗，中國民航處于疫情防控總體戰(zhàn)、阻擊戰(zhàn)的前沿，是全國抗疫的重要戰(zhàn)場；2022年，第24屆冬奧會即將舉辦，為了提供優(yōu)質(zhì)的交通運輸服務(wù)，中國民航從2019年即開始了準(zhǔn)備工作……那么，圍繞這些重大和突發(fā)事件，檔案工作如何服務(wù)中心大局、做好本職工作、履行“為黨管檔，為國守史，為民服務(wù)”的責(zé)任和擔(dān)當(dāng)呢？

提高思想認(rèn)識 服務(wù)國家社會

國家行政部門作為黨的政治機關(guān)，其檔案工作尤顯重要。一方面，它是機關(guān)工作的有機組成部分，服務(wù)本機關(guān)政務(wù)活動，發(fā)揮資政作用；另一方面，也是國家檔案事業(yè)的組成部分，為國家積累檔案信息資源，發(fā)揮存史作用。機關(guān)檔案工作的兩重性決定了機關(guān)檔案工作必然要與機關(guān)政務(wù)活動、與國家檔案事業(yè)相互融合、協(xié)同推進。因此，在本行業(yè)乃至國家重要事件、重大活動、突發(fā)事件的參與和處置過程中，做好存檔留史既是機關(guān)工作不可缺少的環(huán)節(jié)，也是檔案事業(yè)發(fā)揮重要作用之關(guān)鍵所在。

一般說來，涉及國家或行業(yè)的重要事件、重要工作、突發(fā)事件往往具有鮮明的主題，且社會影響大、涉及范圍廣、持續(xù)時間長，在整個過程中會形成豐富的檔案材料。這些檔案材料是一個國家、一個行業(yè)、一個部門發(fā)展和成就的重要見證與記錄，但日常的年度歸檔方式明顯不利于完整地保持事件、工作的原貌，也不利于日后的查閱利用，因此，需要以建立專題檔案的方式進行收集、整理和歸檔，以便未來查考利用。

以抗擊新冠肺炎疫情為例，這是對國家治理體系和治理能力的一次大考，抗擊疫情的過程也是展現(xiàn)中華民族偉大精神的過程，值得好好總結(jié)、好好發(fā)揚。民航局在認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹落實習(xí)近平總書記重要指示批示精神以及黨中央、國務(wù)院決策部署過程中形成的大量文件資料，是民航抗擊疫情的真實記錄，具有較高的史料價值。將這些文件收集好、整理好，建立專題檔案，對日后工作查考、經(jīng)驗借鑒、歷史研究都具有十分重要的意義。因此，要提高思想認(rèn)識、增強歸檔意識，完善相關(guān)機制，服務(wù)好中心工作。

上下齊抓共管 做好專題歸檔

專題檔案一般具有三個特點：一是時間跨度較大，這在一定程度上給檔案的收集整理工作帶來不便；二是覆蓋范圍廣，往往涉及多個單位多個部門，參與主體的廣泛性決定了該類檔案材料產(chǎn)生和存在的普遍性；三是主題明確，自成體系，又相互關(guān)聯(lián)，方便立卷。如上文所述有關(guān)疫情防控工作是非常典型的建立專題檔案的類型。

那么，如何把重要專題檔案的歸檔工作做細(xì)做實呢？這需要機關(guān)各部門的高度重視和共同努力。

（一）厘清職責(zé)，明確分工

按照《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)規(guī)定，遵循“誰主辦誰歸檔、誰承辦誰歸檔”的原則，應(yīng)將責(zé)任明確到各個部門，使其各盡其職。

綜合部門，如辦公廳、綜合司或辦公室，承擔(dān)機關(guān)檔案行政管理職能，履行文件資料歸檔工作的監(jiān)督、檢查職責(zé)。檔案館或檔案室負(fù)責(zé)歸檔指導(dǎo)、文件資料接收、加工整合形成專題檔案并進行數(shù)字化、借閱利用、妥善保管和異質(zhì)備份等工作。

應(yīng)對事件的牽頭單位及其各成員單位履行與職責(zé)相對應(yīng)的歸檔主體責(zé)任。細(xì)化文件資料歸檔范圍，按照專題檔案整理要求，做好本部門本單位形成文件資料的收集、整理和歸檔工作。

成員單位要根據(jù)牽頭單位的工作部署，收集本單位形成的與工作組職責(zé)相關(guān)的文件資料，按照要求進行初步整理后，移交牽頭單位進行系統(tǒng)整理。同一文件涉及多個單位職責(zé)時，文件資料原件移交承擔(dān)主要職責(zé)的單位。

未直接參與事件相關(guān)機制的其他部門，將本單位參與工作直接形成的、涉及行業(yè)和機關(guān)工作的相關(guān)文件資料，按照要求進行初步整理后，根據(jù)文件資料內(nèi)容，移交牽頭單位進行系統(tǒng)整理。

（二）明確范圍，應(yīng)歸盡歸

各單位指定專人負(fù)責(zé)，及時收集、認(rèn)真梳理本單位在該項工作中產(chǎn)生的文件資料，做到應(yīng)歸盡歸、確保齊全完整。需要歸檔的文件資料主要包括：

上級單位和領(lǐng)導(dǎo)對該項工作所作的重要指示、批示、講話以及落實批示指示、交辦事項等工作形成的文件資料。

本部門領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)該項工作的重要批示、講話、信函、參會報告，以及對行業(yè)工作進行視察調(diào)研產(chǎn)生的文件資料。

記錄和反映該項工作的組織領(lǐng)導(dǎo)、工作機制、預(yù)案方案等文件資料。

在該項工作中形成的規(guī)范性文件和政策類文件；形成、往來的公文、函件、電報、傳真件，各種簡報、專報、信息以及計劃、總結(jié)、報告、大事記、文件匯編等文件資料。

該項工作各類會議材料，包括會議通知、領(lǐng)導(dǎo)同志講話、匯報材料、會議紀(jì)要、工作臺賬等文件資料。

涉及該項工作的宣傳報道、新聞發(fā)布工作的通知、方案、文章等文件資料。

履行該項工作形成的其他文件資料。

上述文件資料除紙質(zhì)文件外，還包括照片、視頻、錄音、手稿、實物等其他載體形式的資料。

（三）嚴(yán)格程序，有序?qū)嵤?/h3>

專項事件的文件資料應(yīng)該與機關(guān)日常業(yè)務(wù)形成的文件材料區(qū)別歸檔，自成體系，遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間有機聯(lián)系，建立專題檔案。已歸入專題檔案的文件資料無需在本年度文件資料中的重復(fù)歸檔。

第一步是做好收集工作。該項工作的牽頭單位，應(yīng)按照歸檔范圍，形成文件資料歸檔目錄清單，發(fā)至成員單位參照收集。各成員單位應(yīng)按照目錄清單，收集本單位需歸檔文件資料，集中統(tǒng)一保管，做到應(yīng)收盡收。非參與相關(guān)工作機制的單位收集本單位需歸檔文件資料，集中統(tǒng)一保管，做到應(yīng)收盡收。

第二步是做好整理工作。各成員單位需對本單位形成的文件資料進行組件、編頁、排序，經(jīng)初步整理后移交牽頭單位。照片、音視頻應(yīng)為原圖、原視頻且清晰可辨，并詳盡著錄背景、人物、來源等信息。

牽頭單位應(yīng)審核各成員單位提交的歸檔文件資料是否齊全完整，并按照要求進行系統(tǒng)整理，按事由系統(tǒng)排序，統(tǒng)一加蓋檔號章、編制檔號，并形成專題檔案歸檔文件目錄。

非參與工作機制的單位需對本單位形成的文件資料進行組件、編頁、排序，經(jīng)初步整理后移交牽頭單位進行系統(tǒng)整理。

第三步是做好歸檔移交。牽頭單位應(yīng)在事件或活動結(jié)束后，盡快完成文件資料的歸檔工作，移交機關(guān)檔案館或檔案室，并履行移交手續(xù)。

遵循三個原則 實現(xiàn)高質(zhì)歸檔

一是遵循來源原則，避免重復(fù)建檔。涉及國家和行業(yè)的重大事件，往往材料多，覆蓋范圍廣，因而在各項通知及文件材料的上傳下達中，必然產(chǎn)生大量的重復(fù)文件，因此在對相關(guān)檔案材料進行收集整理的過程中，要特別注意選擇和辨別，剔除大量的重復(fù)文件，嚴(yán)格遵循來源原則，避免重復(fù)建檔。

二是堅持真實原則，保持系統(tǒng)完整。由于涉及部門和單位眾多，可能造成檔案材料相對分散，因此在收集過程中各部門一定要統(tǒng)一協(xié)調(diào)，檔案部門應(yīng)加強督導(dǎo)，注意保持材料之間的連貫、系統(tǒng)和完整，避免虎頭蛇尾。同時在對材料的審查過程中，若發(fā)現(xiàn)一些非本部門開展工作的參考性、資料性文件，也可相應(yīng)剔除，確保檔案材料的有效可靠。

三是體現(xiàn)個性原則，避免千篇一律。每個部門每個行業(yè)都有其自身的特點和個性，即使面對同一種事情，開展活動的途徑和方式也會有所不同。例如抗擊新冠肺炎疫情，在防控措施上，既有全國統(tǒng)一的要求和方式，也有民航特殊的防控特點和形勢，從而形成大量體現(xiàn)本部門本行業(yè)特色和工作特色的檔案材料，要特別注重收集整理，只有這樣，既能避免千篇一律，又能有利于日后查閱利用和借鑒。

總之，各級檔案部門，既是國家各項重要工作的參與者，又是相關(guān)檔案材料的收集和守護者。做好檔案工作，既是業(yè)務(wù)需要，也是政治需要。這項崇高事業(yè)，需要我們?nèi)σ愿?、不斷進取。