基于ERP系統環境的企業內部控制研究

蔡項

[摘 要]隨著我國綜合國力不斷增強，經濟水平不斷提高，數字化經濟產業蓬勃發展，數據資源匯集共享和開發開放的格局逐漸形成，信息技術持續發展壯大，數字信息化應用水平顯著提高，ERP系統為企業的持續管理提供了專業化平臺，創新并優化了企業內部控制制度，有效提升了企業管理能力和風險防范能力。文章介紹了企業ERP系統和內部控制的關系，并分析了在ERP系統環境下企業內部控制制度存在的問題，提出了ERP系統環境下，完善企業內部控制制度的對策，希望能為企業有效促進內部控制優化及不斷完善其效能提供借鑒意義。

[關鍵詞]ERP系統;內部控制;企業文化

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.28.150

1 引言

ERP系統是基于企業現代化管理理念為基礎的信息技術系統，展現了企業管理信息化。一套完整功能的ERP 系統貫穿于企業的計劃、控制、實施、決策環節的全業務流程，滲透入企業的資源計劃管理中。ERP 系統與業務貼近，集企業的采購管理、生產管理、項目管理、人力資源管理、財務管理全流程于一體，匯集了操作層、經營層、戰略層思路。ERP系統是現代信息技術與管理思想相融合的管理模式，它通過信息整合將企業的各業務部門同財務部門緊密地聯系起來，促進了企業各部門之間的溝通與交流，完善了企業的業務流程，使得企業的管理績效得以提升，提高企業在市場中的競爭力。

ERP系統有利于數據資源匯集共享、提高勞效，加強內控管理的時效性，促使企業更容易實現其運營目標。ERP系統實現共享報賬能力：報賬系統的集中建設，實現跨地域的集中式報賬業務，并實現了報賬過程中的規范化、電子化、透明化管理;ERP系統實現了自動化核算能力：系統的集中，加強了業財自動化轉換能力、二次核算能力以及核算入口的控制能力;ERP系統實現了統一資金支付能力：資金系統的建設統一或批量完成資金管理工作。同時強化資金管控能力，降低資金風險;ERP系統實現了統一報表能力：統一的報表管理架構、統一的表內表間計算邏輯、統一的報表項目內容、統一的合并抵消邏輯等;ERP系統實現了基礎支撐能力：業務數據、基礎數據、供應商數據等數據的統一管理，同時基于統一的流程引擎實現流程統一管理;ERP系統實現了影像管理能力：通過影像管理系統的建立，實現單據跨地域遞交，會計審核不需等待原始單據;ERP系統實現了信息歸檔能力：檔案管理系統的建立，實現了通過信息化方式對會計檔案進行無紙化、系統化的管理。ERP系統建立了全過程管控，助力企業內部控制流程優化，內部控制項點固化。

2 企業ERP系統與內部控制的關系

2.1 ERP系統與內部控制的管理目標性一致

內部控制的控制范圍涵蓋企業所有的經營管理活動和經營管理職責，對企業全業務流程進行管控，控制風險、規避風險，其實現的方式是制度制定和工作流程的把控，主要目標是確保企業各項規章制度的落地執行，提高企業的整體經營效率;ERP系統建立在信息技術基礎上，作為體現新時代管理思想和方法的先進工具，集成了企業的經營管理思想與目標，提高運行效率為企業提高經濟效益做保障，幫助提升企業的經營管理水平和效率。

2.2 內部控制是設計ERP系統的重要依據

ERP系統在上線前，需要經過相當長時間的調研，匯集采購、應付、工程、資產、資金、總賬、收入、查詢等模塊，需要根據企業內部控制管理的要求，設計符合企業實際情況的可操作業務流程，同時，還需要預留出符合企業長期發展規劃的內容空間，以便及時對系統進行修改調整，確保系統符合內控制度項目的優化要求。

2.3 內部控制需要適應ERP系統的環境

ERP系統是企業管理的工具和手段之一，其一整套系統錯綜復雜、維護和維穩成本較高，不同企業業務不盡相同，所設計出的ERP系統各具特色，沒有標準化模式。ERP系統本身并不會創造出內部控制體系，在ERP環境下，企業財務內部控制需要面臨由ERP軟件系統提供專業信息的狀況，內部控制由傳統的人工操控轉向功能自動化（機器人模式）、流程電子化（流水線模式）、任務提請化（鬧鐘模式），內部控制體系需要符合ERP系統大數據劇增及快速識別和處理各項風險的能力。

3 ERP環境下企業內部控制存在的問題

3.1 ERP系統初始化對企業原有內控管理模式有一定沖擊

ERP系統上線前，必須對企業原有的系統進行整合，企業前期花大量資金開發或者購買的系統很可能要棄用或重新對接，實施ERP系統還需對企業現有的業務流程進行改造，對于一個現代企業來說，要打破原有成熟的管理模式將影響到利益分配，這并不是件輕而易舉的事。

3.2 風險防范意識薄弱

ERP系統企業集成所有業務流程，將實時數據轉化為行動力，提高員工的工作效率，就大部分企業來說，并未將ERP發揮的長久功效與企業的發展目標相結合，并未將ERP系統當作管理的有效工具，僅僅就當系統來運用系統，無風險防范意識，無完善的風險防控制度及風險預警制度，加上部分管理層的風險防范意識較為薄弱，在作出決策時并未考慮到相關制度的要求，與管理制度脫節。

3.3 內部控制制度設計和執行不到位

ERP系統的上線在一定程度上改變了企業原有的內控環境，企業在整體把控的過程中為了節約企業資源或者未意識到內控環境已然發生變化，不進行調整或者部分調整使得內部控制制度無法適應ERP系統上線環境下的企業管理目標。對業務流程缺乏全面、動態、有針對性的管控和指導。內部控制制度設計不完善、不科學、執行不到位、缺乏有效性、執行形式不規范，使得內控流于形式。這會造成雖然實施了ERP系統，但與內部控制無法緊密結合，無法起到互相輔助的作用，甚至還可能存在相互沖突或管理混亂的局面，產生兩種不一樣的內控標準，最終都會出現適得其反的結果。