互聯(lián)網(wǎng)+時代企業(yè)檔案管理的難點及對策

唐愛玲

摘要：隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各企業(yè)單位對檔案管理的工作重視度也愈來愈高，只有和互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展要求相適應，積極創(chuàng)新檔案管理的模式，才能有效提高檔案管理的質(zhì)量水平?；ヂ?lián)網(wǎng)技術的應用已經(jīng)滲透到各個行業(yè)領域，通過將互聯(lián)網(wǎng)技術和檔案管理工作相結(jié)合，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)管理的模式，發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)在檔案管理工作的優(yōu)勢作用，為提升檔案管理的工作質(zhì)量以及管理效率提供技術支持，有助于各項檔案管理活動的順利開展。

關鍵詞：互聯(lián)網(wǎng);企業(yè)檔案管理;難點;對策

引言

在檔案管理和服務塑造中提升效率，在信息化應用方面，實現(xiàn)對“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理的全面推動。檔案管理方面也由此形成變革，在現(xiàn)代化檔案管理和發(fā)展的趨勢下，有利于實現(xiàn)高效的檔案管理。

1互聯(lián)網(wǎng)+時代企業(yè)檔案管理的難點

1.1企業(yè)檔案管理缺乏現(xiàn)代元素

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，與互聯(lián)網(wǎng)技術等高新技術的融合程度直接決定了行業(yè)繁榮昌盛與否，融入了“互聯(lián)網(wǎng)+”進行發(fā)展已然成為“大勢所趨”。為了迎合此趨勢，企業(yè)的檔案管理雖然也相應地融入了部分現(xiàn)代信息化元素，但信息化建設的落實度并不算高，較之其余行業(yè)仍然較為滯后，無法在檔案管理工作中真正發(fā)揮出信息化技術的真正優(yōu)勢。在實際對檔案進行管理時未能真正應用到現(xiàn)代化管理元素，同時一些先進的設備與技術皆未能得到真正應用，檔案管理手段更不盡科學，舉例而言，在我國目前的許多企業(yè)中，信息化技術的應用仍然僅僅限于檔案的借閱登記，這種情況足以說明目前我國企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化狀況，如此現(xiàn)狀已然無法滿足當代社會的需求。

1.2檔案管理創(chuàng)新不受重視

就目前而言，我國大多企業(yè)在檔案管理方面缺乏有效的重視，領導在此方面的監(jiān)管力度不足，檔案管理中比較重要的信息錄入、整合等工作內(nèi)容不盡及時等狀況時有發(fā)生，檔案管理方式相對落后，最終致使檔案信息于完整性方面難以得到有效保證，這也為企業(yè)的檔案管理帶來了嚴重阻礙。

1.3企業(yè)內(nèi)檔案管理人員的整體素質(zhì)不足

由于過去我國企業(yè)對檔案管理的認知性不足，單位缺乏檔案意識，因此在傳統(tǒng)檔案管理過程中檔案管理人員一般由其余辦公室的職工兼任，單位內(nèi)并不存在專門的檔案管理人員，負責兼職檔案管理的職工一來可能在專業(yè)性方面有所匱乏，二來精力有限，在完成其本職工作之余難以真正投入至檔案管理工作中，一般只能夠做一些簡單的檔案收集、統(tǒng)計工作，這也是大部分企業(yè)目前的現(xiàn)狀。這些檔案管理人員在業(yè)務水平方面各有差異，但大多難以開展一些深層次的檔案信息管理、處理工作，且放眼我國的企業(yè)檔案管理人員多存在年紀較大狀況，幾乎無法適應“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下的新設備或新技術，無法真正跟上時代的步伐，這也在一定程度上制約了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展與進步。

2互聯(lián)網(wǎng)+時代企業(yè)檔案管理的對策

2.1創(chuàng)新檔案管理的模式

為能保障檔案管理的整體質(zhì)量，這就需要在檔案管理模式的創(chuàng)新方面加強重視，向著網(wǎng)絡管理的方向轉(zhuǎn)變。互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，現(xiàn)代化管理技術設備的引進，計算機以及多媒體等技術的發(fā)展，這對檔案管理工作的創(chuàng)新提供了良好條件，為能有效提升網(wǎng)絡技術的應用價值，能和檔案信息化管理發(fā)展需要相適應，注重微縮型以及聲像型等保存的方式提高檔案信息保管的能力。也要注重檔案加工，注重開發(fā)利用和新型檔案載體適應的網(wǎng)絡管理技術，能最大程度上提高檔案服務的能力以及水平。

2.2加強信息化手段

在互聯(lián)網(wǎng)+時代，要想加強信息化手段，基礎建設是保證工作順利開展的大前提。首先，需要將檔案存放在安全、溫濕度事宜、防蟲、防霉等具備八防條件的庫房內(nèi)，確保檔案的完好性。其次，需要將各項檔案進行數(shù)字化，選擇功能強大的檔案管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)安全有好的屏障，能有效地保管檔案信息資源的備份恢復和有效利用。隨著時代進步，許多設備的性能和質(zhì)量不斷提高，管理的不斷精細化，人員的各項素質(zhì)也在不斷增強，繼而打造出安全的檔案環(huán)境。最后，檔案利用評價是反映檔案價值的有效渠道，也是檢查、完善檔案服務工作質(zhì)量的依據(jù)。信息服務水平的不斷提高，會讓企業(yè)不斷提升信息服務的質(zhì)量，檔案管理工作也會不斷進步，讓檔案信息資源更好地為企業(yè)生產(chǎn)運營服務，讓檔案利用在一定保密要求的基礎上越來越方便。

2.3結(jié)合需求建立檔案信息數(shù)據(jù)庫

在對互聯(lián)網(wǎng)技術的應用方面加強重視。檔案基本形式是數(shù)字為主的，為能有效提高數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量安全，這就需要有相應的數(shù)據(jù)庫作為支持，保障數(shù)據(jù)的安全完整。構(gòu)建高質(zhì)量以及適應性強的數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫要能和網(wǎng)絡傳輸標準相適應，能和人們檔案信息的閱讀習慣相適應，計算機對數(shù)據(jù)信息高效的讀取，所以構(gòu)建數(shù)據(jù)庫的過程中，就要注重把檔案未來發(fā)展狀況能充分考慮，選擇相應軟件的時候能從前瞻性的角度考量，提高檔案管理的自動化程度。數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建為檔案信息的儲存管理提供了方便，以及也能夠方便檔案的信息查詢以及應用，提高了檔案信息利用價值。

2.4檔案信息數(shù)字化發(fā)展

檔案信息數(shù)字化是檔案發(fā)展的重要一步，是檔案資源從紙面到流動起來的數(shù)據(jù)的重要一步。建立檔案信息化資源利用制度，實現(xiàn)檔案資源收、管、用全過程的規(guī)范管理，讓信息化與工業(yè)化兩化融合在檔案工作中充分實現(xiàn)。建立數(shù)據(jù)定向開放，有序利用，安全保存等方面的制度，促進檔案信息資源的共享利用，真正讓企業(yè)收集有用的資源、充分利用需要的資源。

結(jié)束語

企業(yè)檔案資源對各項業(yè)務工作都有著可參考價值。通過增強企業(yè)員工的檔案意識，梳理檔案服務觀，建立檔案管理制度，加快信息化檔案平臺建設等措施，進一步提高企業(yè)檔案數(shù)字化利用率，促進檔案管理工作水平的不斷提升，從而更好地發(fā)揮檔案資源助力企業(yè)生產(chǎn)運營的作用。

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