淺談實(shí)訓(xùn)條件建設(shè)項(xiàng)目檔案管理

沈勁桐

摘?要：實(shí)訓(xùn)條件建設(shè)項(xiàng)目檔案管理對(duì)于學(xué)校實(shí)訓(xùn)條件建設(shè)項(xiàng)目工作的開展具有重要意義，實(shí)訓(xùn)條件建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的流程、規(guī)范、經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)與技術(shù)等進(jìn)行記錄，是重要的信息資源和組織過(guò)程資產(chǎn)，對(duì)學(xué)校發(fā)展與項(xiàng)目管理的進(jìn)步有重要意義，實(shí)訓(xùn)條件建設(shè)項(xiàng)目檔案管理不僅能有效記錄和反映高校項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)、管理活動(dòng)的全過(guò)程和具體成果，也在一定程度上反映了學(xué)校的教育水平和辦學(xué)實(shí)力。本文對(duì)學(xué)校實(shí)訓(xùn)條件建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行了分析，針對(duì)現(xiàn)存問(wèn)題提出了相應(yīng)的對(duì)策，希望通過(guò)規(guī)范管理來(lái)提高項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量和效率，完善我校實(shí)訓(xùn)條件建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系。

關(guān)鍵詞：高校;實(shí)訓(xùn)條件建設(shè);項(xiàng)目檔案;管理;對(duì)策建議

實(shí)訓(xùn)條件建設(shè)項(xiàng)目檔案是指項(xiàng)目從啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、監(jiān)控、收尾、運(yùn)行維護(hù)等全過(guò)程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的文件材料[1]，它是項(xiàng)目管理工作的重要環(huán)節(jié)，真實(shí)客觀地記錄著項(xiàng)目生命周期的全過(guò)程，能為項(xiàng)目管理提供及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的信息。實(shí)訓(xùn)條件建設(shè)項(xiàng)目檔案凝聚著負(fù)責(zé)人、管理人員、其他干系人在項(xiàng)目規(guī)劃、實(shí)施、監(jiān)控等過(guò)程中的智慧和成果，是組織過(guò)程資產(chǎn)儲(chǔ)備的基本形式，是一種重要的信息資源，是學(xué)校的寶貴財(cái)富[2]，為項(xiàng)目建設(shè)奠定了基礎(chǔ)，對(duì)今后實(shí)訓(xùn)條件建設(shè)項(xiàng)目工作的開展提供了積極的史鑒作用[3]。合理科學(xué)地管理項(xiàng)目檔案對(duì)學(xué)校項(xiàng)目建設(shè)規(guī)范體系的建設(shè)、生態(tài)環(huán)境的凈化、知識(shí)的傳播、良性循環(huán)和進(jìn)步有很好的促進(jìn)作用。高校對(duì)自身開展的實(shí)訓(xùn)條件建設(shè)項(xiàng)目管理工作十分重視，對(duì)由其形成的檔案資料通常配備有專門的檔案室、檔案柜，但在項(xiàng)目檔案管理上大多還是停留在紙質(zhì)檔案的收集、整理和存儲(chǔ)階段，距國(guó)家檔案管理要求還有相當(dāng)?shù)木嚯x，還有許多需要改進(jìn)、完善的內(nèi)容。

一、實(shí)訓(xùn)條件建設(shè)項(xiàng)目檔案管理面臨的主要問(wèn)題

（1）實(shí)訓(xùn)條件建設(shè)項(xiàng)目檔案形成系統(tǒng)比例低[4]。通過(guò)對(duì)以往實(shí)訓(xùn)條件建設(shè)項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)部分項(xiàng)目檔案材料存檔不連續(xù)且保存不完整，原始績(jī)效數(shù)據(jù)、技術(shù)性文件在項(xiàng)目驗(yàn)收階段通常會(huì)有不同比例的缺失。實(shí)訓(xùn)條件建設(shè)項(xiàng)目建檔不僅包括項(xiàng)目建議書、立項(xiàng)文件、需求書、招標(biāo)文件、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等材料的收集和整理，也包括項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的原始數(shù)據(jù)、績(jī)效數(shù)據(jù)、績(jī)效報(bào)告、隱蔽工程資料、變更文件等相關(guān)材料的收集和整理。在實(shí)際的項(xiàng)目管理過(guò)程中，項(xiàng)目參與人員通常只重視少數(shù)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的文件和材料收集，如立項(xiàng)、招投標(biāo)、合同、項(xiàng)目變更、驗(yàn)收或評(píng)審等。影響了項(xiàng)目文件收集、歸檔、整理的系統(tǒng)性，造成項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的重要數(shù)據(jù)缺失，不能完全有效地反映整個(gè)實(shí)訓(xùn)條件建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施全過(guò)程。

（2）參與主體多元化。參與主體多元化是實(shí)訓(xùn)條件建設(shè)項(xiàng)目的顯著特點(diǎn)，通常情況下，項(xiàng)目由需求部門、歸口管理部門和其他職能部門協(xié)同完成。項(xiàng)目論證、立項(xiàng)、招投標(biāo)、簽訂合同、驗(yàn)收等過(guò)程中，在資料保存上強(qiáng)調(diào)不夠，沒(méi)有設(shè)定統(tǒng)一的規(guī)范，不同參與部門、參與人對(duì)項(xiàng)目檔案的管理要求也不一樣，只將論證、合同、驗(yàn)收等部分材料交給項(xiàng)目歸口管理部門作為項(xiàng)目收尾材料整合在一起，當(dāng)項(xiàng)目順利通過(guò)評(píng)審、驗(yàn)收，這個(gè)臨時(shí)性的項(xiàng)目組完成任務(wù)，項(xiàng)目組也就自動(dòng)解散，不利于項(xiàng)目檔案的完整收集和項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)。

（3）學(xué)校對(duì)項(xiàng)目檔案管理不夠重視。項(xiàng)目檔案管理人員配備不足，沒(méi)有設(shè)定專門的崗位、配置專門的人員，實(shí)訓(xùn)條件建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作通常由相關(guān)管理部門工作人員兼職完成，這些人員往往沒(méi)有足夠的專業(yè)素質(zhì)能力、專業(yè)知識(shí)、專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，多數(shù)情況下，檔案管理人員也不是實(shí)際項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)的參與者，對(duì)項(xiàng)目具體實(shí)施情況了解不夠，對(duì)項(xiàng)目生命周期中產(chǎn)生的有價(jià)值的文檔、數(shù)據(jù)、圖片、視頻等材料缺乏整體的把握。在項(xiàng)目檔案管理方面，學(xué)校缺乏相應(yīng)的績(jī)效考核與激勵(lì)機(jī)制，管理和參與人員積極性不高，項(xiàng)目管理人員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和其他參與人員更多關(guān)注的是立項(xiàng)、經(jīng)費(fèi)來(lái)源、驗(yàn)收、資金支付等環(huán)節(jié)，對(duì)項(xiàng)目具體實(shí)施、隱蔽工程等中間過(guò)程不夠重視。項(xiàng)目檔案的歸檔應(yīng)包括論證、立項(xiàng)、招標(biāo)、合同、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)，不應(yīng)該存在斷檔、漏項(xiàng)、缺損等事項(xiàng)，項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中生成的工作績(jī)效數(shù)據(jù)通常最能反映項(xiàng)目的真實(shí)情況，因此要加強(qiáng)這部分檔案的收集、整理和歸檔工作。

（4）培訓(xùn)、宣傳工作不到位[5]。通常，相關(guān)人員對(duì)項(xiàng)目檔案的價(jià)值和作用認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有引起足夠的重視，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，更加注重關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的資料收集，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的原始數(shù)據(jù)、中間數(shù)據(jù)沒(méi)有及時(shí)采集保存，也有出于主觀原因，覺(jué)得數(shù)據(jù)采集、整理、歸檔、保存比較煩瑣，沒(méi)有必要提交或者應(yīng)付式提交，從而導(dǎo)致實(shí)訓(xùn)條件建設(shè)項(xiàng)目中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)得不到收集和保存。有的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)管理人員的建議毫不理睬，多次催促容易發(fā)生不和睦，起爭(zhēng)端。

（5）缺乏現(xiàn)代化信息管理技術(shù)和平臺(tái)，部分學(xué)校沒(méi)有搭建項(xiàng)目檔案管理平臺(tái)，項(xiàng)目檔案管理透明度低，工作流程不規(guī)范，管理工作缺乏有效的監(jiān)督，無(wú)法或難以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理過(guò)程中涉及的流程跟蹤、留痕功能，項(xiàng)目檔案信息檢索、統(tǒng)計(jì)分析、數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)等功能難以實(shí)現(xiàn)。現(xiàn)代化信息管理平臺(tái)需要配置專門的技術(shù)型人才，目前，高校大部分項(xiàng)目檔案收集工作還是靠人工操作完成，項(xiàng)目檔案還停留在收集、歸檔、整理和存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案的階段，收集到的檔案通常塵封在檔案室的文件柜中，查找、檢索難度大，沒(méi)有被開發(fā)、利用、推廣、普及，更談不上作為組織過(guò)程資產(chǎn)實(shí)現(xiàn)為學(xué)校后期實(shí)訓(xùn)條件建設(shè)項(xiàng)目服務(wù)的目的。

（6）管理制度不完善。實(shí)訓(xùn)條件建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量、類型多，部分項(xiàng)目金額大，對(duì)于重大、多部門協(xié)作項(xiàng)目產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和文檔，需要有針對(duì)性的管理辦法。項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中不同階段的材料歸檔要求不明確，項(xiàng)目材料歸檔缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，從而導(dǎo)致資料歸檔不規(guī)范;文件格式不規(guī)范，落款、日期等數(shù)據(jù)填寫不完整;原件丟失導(dǎo)致材料不符合真實(shí)性、準(zhǔn)確性原則，歸檔文件不連貫、不完整，特別是數(shù)字檔案，由人工手動(dòng)完成整理、保存，檔案材料成套性差。項(xiàng)目檔案信息開發(fā)利用工作不完善，沒(méi)有編制分類大綱和具體存放示意圖，缺乏檢索工具和檔案目錄。在項(xiàng)目檔案材料借閱方面，往往缺乏相關(guān)的審批、登記和歸還制度。沒(méi)有考慮安全因素，不同安全級(jí)別的項(xiàng)目檔案材料沒(méi)有分類分級(jí)歸檔、保存。