基層檔案管理信息化建設解析

車福林

摘要：檔案是基層管理的重要依據，需要做好檔案建設工作，提高對檔案的處理效率。基于此，本文將從管理意識、基礎設施、管理條例、安全管理、交接管理、監督檢測、管理方案、人才培養八個方面對基層檔案管理信息化建設進行解析，使檔案管理策略更加的有效，進而保障檔案信息化管理水平。

關鍵詞：基層;檔案管理;信息化

引言：

信息化是檔案管理的主要趨勢，有助于檔案管理效率的提升，使管理方案更加地有效。在檔案管理過程中，需要做好信息化建設工作，使基層工作能夠順利地開展，使檔案能夠為基層管理提供依據。因此，需要加強檔案信息化管理工作，提高管理策略的針對性，使檔案管理措施更加的全面。

一、基層檔案管理信息化建設的重要性

基層檔案管理建設是保證檔案管理的基礎，同時也是換屆檔案收集管理的關鍵，需要做好檔案管理信息化建設工作，提高檔案管理的效率。當農村社區進行換屆選舉時，需要對選舉檔案進行收集，保障選舉工作能夠有序開展。基層檔案管理的重要性主要體現如下：第一，提高檔案收集、整理效率，能夠真實地對選舉過程進行記錄，保障檔案選舉工作能夠順利地完成。第二，有助于歸檔、移交工作的進行，使檔案得到有效的保管，保障后續工作能夠有效進行。第三，有利于驗收工作的進行，使檔案管理工作能夠落實到實處，提高基層檔案管理的完善性。由此可見，做好檔案管理信息化建設非常重要，需要保障檔案管理工作有人抓、有人管，使其能夠得到有效地落實，使管理者能夠更好地為群眾服務，從而保障換屆選舉工作能夠順利完成。

二、基層檔案管理信息化建設的有效策略

（一）樹立檔案管理意識

基層單位需要提高對檔案管理的重視，樹立檔案管理意識，同時注重信息化技術的應用，提高檔案管理工作的完成質量。在檔案管理過程中，意識水平將決定著管理的成效，而且檔案管理工作任務量較大，沒有足夠的管理意識很難全面地管理，因而需要提高管理者檔案管理意識，使管理工作能夠順利地完成。檔案管理需要符合實際，保障管理內容能夠符合相關需求，這樣可以提高檔案管理的效率，使檔案管理能夠提前完成。檔案管理任務量較大，通常采用信息化管理方式，有助于管理效率的提升。而且，通過良好的管理意識，可以使檔案管理過程更加地井井有條，避免檔案出現紊亂的現象，使檔案能夠快速地進行錄入和查找，使檔案信息能夠得到有效地處理。因此，管理者需要具備檔案管理意識，提高檔案管理的質量[1]。

（二）完善基礎設施管理

基礎設施是檔案管理的重要條件，是保障檔案管理工作完成的關鍵，需要做好基礎設施的建設工作。技術設施管理主要包含以下內容：首先，需要加強硬件設施的管理，如打印機、電腦等，保障硬件設施種類齊全、數量足夠，營造良好的檔案信息化管理基礎，使檔案管理條件更加的優越。其次，需要具有穩定的網絡條件，保障檔案信息能夠準備地傳遞，避免檔案管理過程中發生數據丟失，影響檔案信息化管理工作的進行。最后，需要正確地對基礎設施進行應用，使檔案管理效率能夠迅速提升。同時，需要做好檔案的備份工作，這樣能夠避免檔案發生丟失，使檔案管理保管工作更加的完善。基礎設施是實現檔案信息化管理的環境基礎，需要做好相關設施準備工作，保障檔案管理過程能夠順利實施。

（三）構建檔案管理條例

管理條例是檔案管理的依據，需要完善管理條例的制定，提高檔案管理的合理性。檔案管理條例需要包含以下內容：首先，需要做好檔案整理工作，采用信息化方式對檔案進行分類，提高對檔案的管理水平，使檔案信息更加的方便管理。通過分類管理方式，有利于檔案錄入、調用工作的進行，提高檔案管理信息化水平。其次，需要做好檔案查閱管理工作，非相關人員禁止對檔案進行查閱，防止檔案信息出現泄漏，使檔案管理更加的規范化。最后，需要提高檔案管理的專業水平，做好信息技術的運用工作，保證數據庫構建的有效性，提高檔案數據的存儲效率。通過檔案管理條例，可以為檔案管理工作提供指導，使檔案管理具有完善化的水平，避免出現不規范的管理行為，進而保障信息管理方式得到合理運用。

（四）強化安全管理措施

檔案管理過程中需要注重信息的安全性，避免出現安全問題，使檔案信息得到有效保存。安全管理主要內容如下：首先，需要提高管理者的安全意識，能夠采用安全化的管理方式，既要保證檔案信息的準確性，又要降低安全管理的難度，進而保障檔案信息的安全性。其次，需要做好檔案管理保密工作，管理者需要簽訂保密協議，嚴謹向非相關人員透漏檔案信息，進而杜絕信息泄漏現象發生，使檔案信息能夠得到有效管理。最后，需要采用安全防護技術，在計算機中安裝安全防護軟件，防止網絡系統受到非法入侵，造成檔案信息發生損壞或泄漏，不利于檔案信息的管理。因此，做好安全管理工作尤為重要，需要定期對計算機進行殺毒，防止木馬病毒的入侵，為計算機提供安全的運行環境[2]。

（五）做好檔案交接管理

當發生換屆選舉工作時，需要做好檔案的交接工作，使檔案信息能夠完整地進行歸檔。檔案交接管理主要內容如下：首先，需要將檔案進行分類造冊，對檔案目錄進行移交，使移交材料能夠得到確定，保障檔案移交的全面性，提高檔案移交管理的效率。其次，需要做好移交歸檔工作，管理者需要在移交清單上簽字，對檔案移交的負責人進行確定，保障檔案處理的可靠性，使換屆選舉工作更加的完善。最后，需要加強基層檔案的監督和指導，使檔案信息化管理水平更加的規范化。需要注意的是，檔案交接需要注重信息的完整性，對多種形式的檔案信息進行存儲，如文字、圖片、音像等，使檔案信息具有良好的完整性，同時設置歸檔范圍和保管日期，保障檔案交接管理工作能夠順利地完成。

（六）強化檔案監督檢測

檔案管理過程中，需要做好檔案監督檢測工作，使檔案內容具有全面性，保障檔案具有參考價值。基層檔案管理內容較多，如土地、財產等，涉及到較多的材料，需要做好檔案資料的保管工作，任何單位或個人不得對檔案進行留存，保障檔案順利完成移交。以社區換屆為例，檔案部門需要做好換屆管理工作，對檔案管理實施過程進行指導，并且加強監督檢查工作的進行，使換屆檔案得到有效保管。檔案監督檢測需要注重落實，保證檔案執法的力度，構建良好的檔案信息化管理環境，使管理過程更加的嚴格。通過檔案監督檢測，可以有效地防止檔案信息出現泄漏，為了提高信息化水平，檔案采用電子檔案移交形式，可以通過信息技術對檔案信息完整性進行檢測，保障檔案監督檢測的效率。

（七）引入檔案管理方案

為了保障檔案信息化管理水平，需要對檔案管理方案進行引入，使管理策略更加的合理。檔案管理方案引入工作如下：首先，需要做好檔案信息化管理宣傳工作，使管理者能夠意識到信息化管理的重要性，使管理方案能夠順利地應用，保障管理方式的有效性。宣傳的重點在于檔案信息化管理的優勢，將信息技術與當前管理方式相結合，使檔案管理效率得以提升。其次，需要做好檔案信息化技術更新工作，為檔案管理提供足夠的技術支持，保障檔案管理方式的先進性。最后，需要保障檔案資料的齊全，制定詳盡的檔案管理計劃，定期對檔案進行整理與維護，使檔案能夠得到有效地管理，進而保障檔案信息具有穩定的管理狀態[3]。

（八）培養檔案管理人才

檔案信息化管理需要大量的人才，以此來滿足檔案管理的用人需求，充分發揮檔案管理信息化作用。檔案管理人才培養措施如下：首先，需要注重人員的招聘工作，使管理者具有信息化管理水平，能夠快速適應基層檔案管理環境，提高檔案信息化管理效率。其次，需要對檔案管理人才進行培養，使信息化技術能夠得到有效運用，使管理者信息處理水平得到提升，保障檔案管理方案的有效性。然后，需要注重管理者職業素養的培養，使其能夠準確地對檔案進行管理，對檔案管理行為進行控制，避免發生檔案信息泄露的現象，保障檔案信息的安全性。最后，需要制定檔案管理考核制度，使管理者能夠得到有效監督，使其具有良好的檔案管理能力，提高檔案管理的效率，保障基層檔案管理的發展。

三、結論

綜上所述，信息化是提高檔案管理效率的關鍵，需要將信息技術融入到檔案管理中，對檔案管理方式進行完善。檔案管理需要基礎設施進行維持，構建信息化管理條件，使檔案信息化管理方式具有可實施性。同時，需要注重管理方法的有效性和人才的培養，營造良好的信息化管理基礎。

參考文獻

[1]袁燕.基層事業單位檔案管理信息化建設路徑[J].文化產業，2021（18）：78-79.

[2]白云麗.基層檔案管理信息化管理途徑分析[J].科技風，2020（16）：248-249.

[3]劉亞蓮.基層檔案管理信息化建設途徑和策略分析[J].農家參謀，2019（12）：292.