淺析事業單位檔案管理評價體系構建

文/山東省臨沂市沂水縣四十里堡鎮人民政府 周京秋

一、事業單位檔案管理評價體系的作用和意義

事業單位檔案管理評價體系，是指事業單位對檔案管理工作所涉及的各個相關評價指標進行確定，并通過一定的方式和方法，對這些指標的運行情況進行分析的過程。從根本上來說，事業單位檔案管理評價體系是分析事業單位檔案管理狀況的重要工具，通過事業單位檔案管理評價體系，既可以分析事業單位檔案管理的總體情況，又可以對事業單位檔案管理中某一方面存在的不足進行查找。這對于事業單位檔案管理的改進而言，是非常有必要的，只有在充分發現檔案管理問題的基礎上，才能采取針對性的措施進行解決。

二、事業單位檔案管理評價體系構建的原則

事業單位檔案管理評價體系構建的原則主要包括四個，即真實性原則、完整性原則、動態性原則和實用性原則。

（一）真實性原則。事業單位檔案管理評價體系構建的真實性原則指的是評價的指標數據要真實、可靠。事業單位檔案管理評價體系構建過程中離不開指標數據，選取的指標數據不僅僅要如實反映考核對象的情況，而且數據的來源也要十分清楚，這樣才能保證對評價對象進行正確的評價。

（二）完整性原則。事業單位檔案管理評價體系構建的完整性原則指的是評價的指標數據要完整。事業單位檔案管理評價體系是一個多層次、多方位、多內容的體系，它由各類不同的指標數據組成，而無論哪一類指標數據，都會對事業單位檔案管理評價結果產生一定的影響，因此，在指標數據的選取上一定要涵蓋各個方面，避免由于指標數據選取的片面性，導致檔案管理的評價結果不夠客觀公正。

（三）動態性原則。事業單位檔案管理評價體系構建的動態性原則指的是各項檔案管理指標數據的選取，不僅僅要能夠靜態地反映考核對象的發展情況，而且還要動態地考察其發展的潛力，選取的指標數據要具有動態性，可以衡量同一指標在不同時段的變動情況，這樣各項檔案管理指標數據的選取才有實際意義，因為從根本上來說，事業單位檔案管理就是不斷變化的，比如管理方式，按照傳統的檔案管理，是不會考慮計算機網絡應用這一指標的，但是對于今天的事業單位檔案管理而言，計算機網絡在檔案管理中的應用情況，就是一個必不可少的評價指標。

（四）實用性原則。事業單位檔案管理評價體系構建的實用性原則指的是各項檔案管理指標數據的選取，既要具有可行性，又要具有可操作性。首先，各類指標要最大可能地簡化，方法要簡便，在指標的選取過程中要體現出重點。其次，在指標確定的過程中，要充分考慮指標數據獲取的可能性，對于一部分無法獲取或者數據不易確定的指標，應盡量避免使用。最后，對于選取使用的各項指標數據，必須保證其標準化和規范化。

三、事業單位檔案管理評價指標體系的構建

事業單位檔案管理評價是一個復雜的過程，在這個過程中涉及多項指標，因此，事業單位檔案管理評價屬于多指標的綜合評價，對于這樣的評價，需要建立相關的指標體系，并通過綜合指標評價體系，實現對事業單位檔案管理多層次、全方位的評價。從根本上來說，事業單位檔案管理評價指標體系的建立是以事業單位檔案管理現狀為核心而構建的，所以構建事業單位檔案管理評價指標體系應當以單位檔案管理現狀為基礎，并做到目標明確、針對性強且具有可操作性。

（一）評價對象和評價目標的確定。事業單位檔案管理評價的對象是事業單位檔案管理的現狀，既可以是檔案管理的人員狀況、各種檔案管理設備情況、各類檔案管理業務建設情況，也可以是檔案管理體制情況和檔案管理制度建設情況。評價的目的是評判他們對事業單位發展的作用，并運用評價的結果，提出有效的改進措施，使得檔案管理更能促進事業單位的發展。

事業單位檔案管理評價指標體系，則包含了所有事業單位檔案管理評價的對象，當然按照事業單位檔案管理評價體系構建的四項原則，還要對這些對象進行篩選和重新確定，根據實際最終確定事業單位檔案管理評價對象。

（二）基于“人、機、法、料、環”方法構建評價指標體系。從實際情況來看，事業單位檔案管理評價所涉及的指標是比較多的，并且這些指標對事業單位檔案管理都或多或少的產生了一定的影響，需要篩選和重新確定。本文對事業單位檔案管理評價指標的確定，參照了“人、機、法、料、環”方法，評價指標體系也以這種方法為基礎進行了構建。

在事業單位檔案管理過程中，雖然管理的理念有很多，但是，參照企業合規性管理評價指標體系的構建，主要還是“人、機、法、料、環”這些基本要素。通過研究發現，這五大基本要素相互制約，但是又具有各自不同的特點。針對事業單位檔案管理的現狀，根據這五大基本要素進行深入的分析，就能夠找出事業單位檔案管理存在不足和問題的根源，進而為有效解決問題奠定基礎。

（三）指標因子的確定。從根本上來說，事業單位檔案管理評價指標體系應是多層次的，根據我國事業單位檔案管理的實際，一般可以分為三層。即目標層、準則層和指標層。“人、機、法、料、環”則分別對應為檔案管理人員構成情況、檔案管理設備與設施情況、檔案管理業務建設情況、檔案管理體制情況、檔案管理制度建設情況。1.檔案管理人員構成情況。從一定程度上來說，檔案管理人員是檔案管理的基礎，也是檔案管理的具體執行者，檔案管理人員管理水平和技能的高低直接影響事業單位檔案管理結果。參照企業合規性管理評價指標體系，檔案管理人員構成對應“人”這一基本要素。2.檔案管理的設備與設施情況。檔案管理設備與設施為事業單位檔案管理提供了必要的平臺，在事業單位檔案管理中有著非常重要的作用。一定程度上來說，檔案管理設備與設施這一指標，決定了事業單位檔案管理能否順利進行。參照企業合規性管理評價指標體系，事業單位檔案管理設備與設施對應“機”這一基本要素。3.檔案管理業務建設情況。從根本上來看，檔案管理業務建設是事業單位檔案管理的重要環節和具體內容，檔案管理業務建設的優劣直接反映了事業單位檔案管理的效果。參照企業合規性管理評價指標體系，檔案管理業務建設情況對應“法”這一基本要素。4.檔案管理體制。檔案管理體制是事業單位檔案管理的基礎，參照企業合規性管理評價指標體系，檔案管理體制對應“料”這一基本要素。5.檔案管理制度建設情況。檔案管理制度建設是事業單位檔案管理工作如何開展的重要依據。參照企業合規性管理評價指標體系，對應“環”這一基本要素。

（四）事業單位檔案管理評價指標體系的確立。根據基于“人、機、法、料、環”方法對事業單位檔案管理評價指標因子的確定，在事業單位檔案管理評價指標體系構建相關原則的基礎上，通過以上分析，我國事業單位檔案管理評價指標體系構建如下圖所示。

事業單位檔案管理評價指標體系圖

從以上指標體系圖中可以看出，我國事業單位檔案管理評價指標體系共分為三層，其中準則層和指標層是對檔案管理產生重要影響的具體指標因子。這些指標因子組成的體系基本上涵蓋了我國事業單位檔案管理的各個方面，同時每項指標因子對指標體系的影響也是比較顯著的，并且指標因子具有動態性。所以說，這一事業單位檔案管理評價指標體系的構建符合了真實性、完整性、動態性和實用性的要求。

四、結語

總之，檔案管理評價體系對于事業單位的檔案管理乃至整體管理都發揮著重要的作用，因此對于事業單位來說，構建起科學的、可行的檔案管理評價體系是非常有必要的。值得注意的是，在事業單位檔案管理評價體系構建過程中，一定要根據檔案管理評價體系構建的原則，根據事業單位檔案管理的實際情況進行構建，只有這樣，構建起來的檔案管理評價體系才能發揮實際效用，才能真正促進事業單位的檔案管理水平乃至整體管理水平的提升。