影響高校檔案信息化建設的因素及策略探究

文/吉林省廣播電視大學四平分校 曹淑坤

我國政府在2008年頒布了高校檔案的相關法律，針對高校檔案管理制定出11個分類，體現出政府對于高校檔案的重視和關注。高校檔案管理建設的運行途徑就是以互聯網為核心，從傳統檔案處理過渡到檔案信息化時代，為檔案的記錄提供了極大的方便。不再通過傳統繁瑣的檔案管理手段查閱檔案，需要應用時均可及時地對所需信息進行調取查閱，在某種程度上減少了查檔時間，提升了檔案資源的利用率。因此，信息化水平的高低也成為高校間衡量檔案管理現代化的重要依據，而現代化檔案管理中高校檔案管理隊伍存在著許多問題，導致高校檔案信息化建設在運行的過程中，出現極大的阻礙，以下就針對影響高校檔案信息化管理出現的因素以及策略進行分析探討。

一、高校檔案信息化建設的必要性

（一）社會發展的需要。隨著社會不斷發展，傳統的檔案建設工作模式已經滿足不了現代檔案資源需求。在新時代信息化社會下，信息化檔案管理的新模式已逐步普及到高校各部門的檔案管理工作中，其中包括日常辦公信息化、教學管理信息化、人事管理信息化以及科研管理信息化等等方面，詳細結構見表1。由表可以看出，隨著信息化社會發展的需要，高校檔案信息化建設勢在必行。

表1 檔案信息化普及范圍及業務應用

（二）提高高校檔案管理工作效率的需要。信息化的普及已經深入各行各業，高校檔案管理迎來翻天覆地的變化。與傳統檔案紙張記錄管理方式相比，信息化檔案管理提高了檔案管理工作人員的歸檔、存檔速度，提升了檔案人員的辦事效率。檔案管理的方式采用信息化檔案記錄，可以減輕檔案管理工作人員的工作負擔，讓檔案管理工作有效進行。

（三）檔案工作服務范圍增長的需要。傳統的檔案管理工作，存在檔案管理范圍較小的缺點，只能對本校的相關檔案進行檔案查詢、歸檔，有著極大的局限性。在信息化檔案建設工作中，檔案管理者可以通過互聯網對高校檔案進行管理，讓檔案管理工作的范圍進一步擴展，可以確保資料的完整性和準確性，為社會的發展提供助力。

二、新時代高校檔案信息化發展的重要途徑

在信息化時代，高校檔案信息化想要有良好的發展，必須從三個層次開展相關的工作。這三個層次分別為基礎管理、中層管理和高層次管理，這三個層次的組成是我國高校實施信息化管理的重要任務與目標。要通過每層任務的完成，實現信息化時代檔案建設工作的實質運行。

（一）基礎管理。在我國高校檔案建設階段，針對不同的管理層次有著不同的管理目標，基礎的管理層次，在于對學校師資基本信息的管理，中間蘊含信息很多，比如：教師基本信息、職位信息、學歷信息、考核信息等等。雖然在傳統的模式中有相應的管理建設的結構與框架，但在新時代的信息化檔案建設中，還需要進行更深程度的處理以及優化：1.信息化檔案管理在與學校的各個系統進行數據互換的過程中，可以通過一站式服務對學校的各個系統進行相應的數據處理工作，減少系統數據的處理工作，提升檔案數據的利用效率；2.信息化檔案管理可以通過互聯網和國家以及其他省級的相關系統進行信息采集工作，擴展檔案資源池，擁有更多豐富的資源數據，拓展信息化檔案管理的應用途徑。

（二）中層管理。中層管理是高校實行信息化檔案管理的第二個階段，主要在于對學校教師的數據進行初級的統計以及分析。對教師在學校進行的事務從各個視角進行統計以及分析，分為用戶視角和時間視角，其中包括的方面有很多。在具體實施過程中，可以對某位教師的上課情況以及調課情況進行詳細查詢，同時可以對教師在上課時的課堂名稱以及教師收入情況進行詳細查閱。

（三）高層次管理。高層次管理主要指對教師進行的管理，也是對教師隊伍的建設工作進行更深層次的分析。通過運用互聯網技術對我國高校教師隊伍的數據進行深入挖掘，發現教師管理的過程中已經出現的問題，或者對可能出現的問題進行預測，提出相關的解決策略。通過大數據進行分析，建立管理體系模型，結合近幾年學校升學率情況以及教師離職情況、學校學生的數量以及國家相關的要求進行對比，預測出未來高校需要加強哪方面人才隊伍的建設，來促進學校的管理水平飛速提升。

三、影響檔案信息化建設的因素

在檔案信息化建設的過程中，出現很多影響檔案信息化建設的因素，其中主要包括兩個方面：一是外在因素，二是內在因素。外在因素是表現為在實行信息化檔案建設過程中，對于政策法律以及人員素質的依托性較大；內在因素主要表現在檔案信息化建設時期，設備過于老化、思維觀念老舊。

（一）外在因素。在實行檔案信息化管理的建設中，外在因素的發生主要存在三個方面：1.對具有實體的存檔，通過手機、相機等一些可以拍照的設備，對實體進行圖片生成，再進行檔案收集工作，最終通過互聯網對檔案進行數據收集存檔、歸檔；2.通過檔案管理的過程中出現的資源進行歸納管理，由于電子檔案管理的涉及面很廣，相關的管理人員不僅要對檔案資源進行歸檔，同時要對檔案資源進行補充和完善；3.檔案管理建設不僅要對檔案進行管理、保存，還應該對這些檔案進行開發和利用，使檔案資源的服務更加人性化、便利化，為社會提高更多的價值。

（二）內在因素。信息化檔案管理在運行的過程中，阻礙信息化檔案管理的內在因素主要體現在三個方面：1.檔案資源利用的安全性。隨著信息化時代的到來，信息泄露給檔案的安全性帶來的極大的威脅；2.檔案信息化管理體系的局限性。在檔案信息化建設的過程中，部分高校對檔案信息化管理還處在初步階段，并沒有完善的管理體系，導致檔案信息化管理出現嚴重的局限性；3.信息化檔案管理專業人才缺乏。檔案信息化管理需要專業性人才，不僅要對資源進行歸納，還要對技術、法律等方面進行全面掌握，這樣才可以使信息化檔案管理的效率達到最大化。

四、提高信息化檔案管理的策略

（一）加強檔案信息化管理隊伍的專業性。檔案信息化管理建設需要人工與技術的配合才能完成，加強檔案管理人員的專業性是必需的。在思想上要讓檔案管理人員更新檔案管理觀念，積極學習和運用革新的檔案管理技術，創建高效先進的檔案管理模式。定期開展行業專家對檔案信息化管理人員進行培訓，組織相關的研討會等等，創建良好的學習氛圍，完善專業知識，提高專業水平，推行目標管理、治理監督等管理制度。

（二）加強檔案資源的數字化建設。信息化檔案管理可以通過互聯網和國家以及其他省級的相關系統進行信息采集工作，極大地擴展檔案資源，擁有更為豐富復雜的資源數據，所以必須提高信息化檔案管理的應用途徑。在實際操作檔案資源的過程中，對學校師生的基本情況進行記錄，信息化檔案管理在與學校的各個系統進行數據互換的過程中，通過一站式服務對學校的各個系統進行相應的數據處理工作，減少系統數據的處理工作，提高檔案數據的利用效率。

（三）加強檔案資源數據庫建設。對檔案管理人員采集的數據與整理好的電子版檔案，可利用這些數據建立相關的資源數據庫，提升數據資源的專業性和查閱的便捷性，提升利用效率。高校還可以針對學校部分專業或重點項目，建立專門的資源數據庫，進一步優化檔案信息資源服務。

五、結語

隨著科技的迅速發展，互聯網技術逐漸融入我國高校辦公系統，信息技術已成為高校檔案管理工作的重要途徑，信息化水平的高低，成為衡量檔案管理現代化的重要標準。當前高校檔案管理工作還是存在著許多問題，加強高校檔案信息化管理，針對不同的管理層次設定不同的管理目標，提升檔案資源的利用率，優化和改進檔案資源服務品質，勢在必行。