電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)和管理中的作用

楊華

【摘要】在當(dāng)今信息化時代，很多行業(yè)和部門都將電子技術(shù)融入日常工作當(dāng)中，不僅提高了各單位的工作質(zhì)量和效率，還使得工作越來越信息化、智能化。基于這樣的優(yōu)勢，在各單位的檔案管理工作中，同樣需要融入信息化管理，通過電子技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對檔案室的信息化建設(shè)與管理。本文旨在對電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)以及管理工作中的作用進(jìn)行分析和探討，針對加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)和管理提出一些可行性建議和措施。

【關(guān)鍵詞】電子技術(shù);檔案管理;信息化建設(shè)

引言：進(jìn)入信息化時代，電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)管理工作中的作用越來越重要，將極大的提高工作效率和工作質(zhì)量。因此，相關(guān)部門和機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的電子檔案工作管理制度，加強(qiáng)對相關(guān)電子技術(shù)的研發(fā)和應(yīng)用。同時積極地構(gòu)建示范基地，向社會群體展示電子檔案信息化建設(shè)工作的成效，提高各單位參與電子檔案信息化建設(shè)的積極性，從而加快促進(jìn)檔案管理工作信息化建設(shè)進(jìn)程。

一、電子技術(shù)的含義和特征

電子技術(shù)主要是利用電子元件來實(shí)現(xiàn)對電路的定向化設(shè)計來滿足基本日常生活需求的一類科學(xué)技術(shù)。隨著集成電路技術(shù)地快速發(fā)展，相應(yīng)的電子技術(shù)也得到了全新的發(fā)展和突破。相關(guān)技術(shù)所衍生出的各種產(chǎn)品也已經(jīng)滲透到了人們?nèi)粘９ぷ魃畹姆椒矫婷妗Ｔ谛畔⒒瘯r代背景下，相應(yīng)的電子技術(shù)科技也極大地促進(jìn)了物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展。

隨著科技的進(jìn)步和發(fā)展，電子技術(shù)逐漸面向微型化、集成化、精細(xì)化、多元化、智能化的方向發(fā)展和突破。基于電子學(xué)科、材料學(xué)科、能源學(xué)科以及管理學(xué)科的相關(guān)技術(shù)所涉及到的學(xué)科知識范圍也越來越廣泛。在當(dāng)前檔案信息化、數(shù)字化的建設(shè)工作中，通過電子技術(shù)的應(yīng)用，將極大地提高相關(guān)管理工作的質(zhì)量，同時也極大地節(jié)約了工作管理的成本。

二、電子技術(shù)在當(dāng)前檔案信息化建設(shè)、管理工作中的作用分析

（一）有助于提高工作效率

電子檔案能夠極大地將原本繁瑣且復(fù)雜的檔案管理工作進(jìn)行精細(xì)化地調(diào)整和改善，提高整體管理工作的質(zhì)量和效率。結(jié)合科學(xué)化、定向化、系統(tǒng)化的數(shù)字化檔案管理工作，相應(yīng)的工作管理人員只需通過數(shù)據(jù)庫以及相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，便可以實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作定向化的管控。

（二）有助于提高信息化管理工作的質(zhì)量

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，相應(yīng)的檔案室往往占據(jù)著龐大的空間區(qū)域，而對于某些重要的檔案保管工作還缺乏安全性和穩(wěn)定性。而融合對應(yīng)的電子檔案管理工作形式，將相應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)化之后儲存到對應(yīng)的電子計算機(jī)中，能夠進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對檔案有效妥善地保管，同時也方便工作人員實(shí)現(xiàn)對相關(guān)檔案數(shù)據(jù)快速地調(diào)取，進(jìn)一步提高檔案室信息化管理工作的質(zhì)量和效率。

三、檔案信息化建設(shè)管理工作的措施

（一）制定科學(xué)合理的電子檔案管理工作制度

任何工作的開展都需要依托相應(yīng)的管控制度來對相應(yīng)的工作事項進(jìn)行定向化地約束和管控。在電子檔案資源管理工作中，需要制定相應(yīng)的管控制度才能夠?qū)崿F(xiàn)對當(dāng)前檔案信息化建設(shè)和管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌性地管理，以促進(jìn)相應(yīng)的企業(yè)、單位實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)、穩(wěn)定地發(fā)展。

（二）強(qiáng)化電子技術(shù)的研發(fā)工作和應(yīng)用工作

由于電子技術(shù)所涉及到的學(xué)科類型相對較多，而對應(yīng)的電子技術(shù)在各行各業(yè)的應(yīng)用也存在著相應(yīng)的差異，各行業(yè)應(yīng)當(dāng)依據(jù)自身的實(shí)際工作需求，對電子技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用進(jìn)行深入探討和研發(fā)。因此在當(dāng)前檔案信息化建設(shè)與管理工作中，為了更好地發(fā)揮電子技術(shù)的作用，需加大資金和人才的投入，對相關(guān)工作管理系統(tǒng)定向化地開發(fā)，以確保電子技術(shù)的應(yīng)用在相應(yīng)的檔案建設(shè)管理工作期間，能夠滿足相應(yīng)企業(yè)、單位的實(shí)際工作開展需求。同時，各單位在利用電子技術(shù)對檔案管理工作進(jìn)行完善的過程中也需要投入不同的軟硬件設(shè)施。因此，不同的單位需要結(jié)合自身的工作實(shí)際開展?fàn)顩r對檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)行定向化地調(diào)整和完善。

（三）加快促進(jìn)檔案管理工作信息化建設(shè)進(jìn)程

檔案管理工作應(yīng)隨著時代進(jìn)步和科技的發(fā)展具備時代發(fā)展的前沿性和技術(shù)性。具體來說，在現(xiàn)階段的機(jī)構(gòu)檔案管理日常工作開展的過程中，應(yīng)當(dāng)建立信息化管理平臺，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建線上虛擬檔案資料室以及線下實(shí)體檔案資料室，從而方便工作人員實(shí)時查看和調(diào)閱資料，為社會各界提供更好的檔案服務(wù)。

（四）加強(qiáng)電子檔案管理實(shí)驗室建設(shè)

在當(dāng)今數(shù)字化、信息化的時代背景下，檔案管理工作需要對相關(guān)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行集中處理和整合，同時也需要加強(qiáng)對各行各業(yè)示范性引導(dǎo)。這就要求我們相應(yīng)的部門機(jī)構(gòu)要充分利用信息化技術(shù)所具備的優(yōu)勢以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)所具有的便捷性特征，將原有的檔案管理工作進(jìn)行數(shù)字化地調(diào)整和完善。同時，要積極構(gòu)建電子檔案實(shí)驗區(qū)，將電子檔案資料數(shù)據(jù)化、無紙化管理工作所取得的實(shí)際工作成效進(jìn)行展示，以激發(fā)社會各界信息化管理的熱情和積極性。

（五）開發(fā)共享檔案資料數(shù)據(jù)庫

在信息化時代，電子檔案管理工作應(yīng)具備相應(yīng)的流動性。具體來說，通過電子檔案能夠使社會各界群眾以及企業(yè)內(nèi)部工作職員能夠?qū)崟r地對相關(guān)檔案資料進(jìn)行查閱。對此，相應(yīng)的部門應(yīng)當(dāng)利用共享技術(shù)對檔案資料管理工作進(jìn)行優(yōu)化和改革，并建立開放式的檔案資料管理模式，使得信息化技術(shù)所具備的優(yōu)勢能夠得到最大化地發(fā)揮。但是，在對檔案資料進(jìn)行開放、共享的過程中，還需要嚴(yán)格地考量相關(guān)檔案資料使用的安全性、穩(wěn)定性以及機(jī)密性。

結(jié)束語

總體來說，在當(dāng)今數(shù)字化、信息化的時代環(huán)境下，檔案室信息化建設(shè)和管理工作的開展需要適當(dāng)?shù)厝谌腚娮有畔⒓夹g(shù)，以優(yōu)化檔案管理模式。在該過程中，各行業(yè)部門的工作人員還需具備信息化管理的意識、思維和技能，從而進(jìn)一步提高相關(guān)工作的質(zhì)量和效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]張海燕. 電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)和管理中的作用[J]. 電子技術(shù)與軟件工程， 2019， 000（003）：211-211.

[2]陳俊文. 電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)和管理中的作用[J]. 新西部， 2019， 000（005）：101，103.

[3]何文清. 電子信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用[J]. 數(shù)字化用戶， 2019， 000（011）：64.