計算機技術在文件與檔案管理中的應用

鐘易廷

摘要：計算機技術引入文件與檔案管理工作后，加快了文件檔案管理工作的革新步伐，幫助員工擺脫煩瑣、重復性的工作，減輕了他們的工作壓力。計算機技術在文件與檔案管理中的應用可以分為三個階段，本文主要分析不同階段文件與檔案管理對于計算機技術的具體運用，并結合當前實際狀況提出優化建議。

關鍵詞：計算機技術;文件與檔案管理;運用

中圖分類號：TP311? ? ?文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2021）19-0116-02

文件與檔案作為信息數據的一種，僅僅依靠人力進行管理很容易出現問題，并且工作任務大，而計算機技術在數據分析與存儲方面具有較大優勢，通過計算機技術管理文件與檔案，能夠為檔案信息的時效性以及完整性提供保障，實現信息共享，保障信息的安全性，為信息查找與統計提供便利。

1 運用計算機技術進行文件與檔案管理的意義

1.1 有利于保障文件與檔案信息的完整性

在傳統文件與檔案管理工作中，以紙質文件保存信息，隨著工作人員的不斷更換，信息很容易被遺失，影響后續的檔案查閱工作。但是將計算機技術應用到文件與檔案管理工作中能夠有效避免文件和檔案記錄遺失，為信息的完整性提供保障。有關負責人可以通過計算機技術進行信息核對與搜集，對文件和檔案記錄的信息進行及時更新，確保信息的連貫性。

1.2 有利于提升文件與檔案信息的安全性

過去記錄檔案信息主要采取紙質形式，但是紙質文件的保存有時間限制，很容易因為各種外界條件被損毀或腐爛，威脅文件與檔案的安全。與之相比，借助于計算機技術保存文件與檔案，不僅能夠避免外力因素給文件帶來的損毀，還能夠延長文件與檔案的使用時長，使文件的安全性得到保障。但是也需要注意，通過電子手段保存檔案存在網絡技術風險，甚至會造成文件信息泄露，所以，有關部門需要制定安全管理制度，不斷優化檔案管理系統。重視電子文件的保密管理，如果信息比較重要，還應當予以加密處理，定期對信息的安全性進行檢驗，如果發現檔案管理系統存在漏洞，需要及時修補。

1.3 有利于充分發揮文件與檔案的使用價值

在傳統檔案管理模式中，文件數量多，存放形式比較復雜，而且隨著存放時間的延長，檔案室工作人員需要負責的文件數量不斷增多，有關人員若想要調取某一方面的信息較為困難，花費較長時間后也很難獲取到自己所需的信息，檔案的使用價值無法充分發揮出來。采用計算機技術可以有效解決這一問題，通過檢索，能夠迅速獲取到所需信息，提升檔案的使用價值。

2 文件與檔案管理應用計算機技術的不同階段

2.1 文件與檔案管理分別運用計算機技術

計算機技術引入到檔案管理中后主要在統計、檢索以及整編等工作中發揮作用。具體涉及以下幾方面：首先，用計算機對檔案檢索工具進行設計，將其劃分為專題目錄、案卷目錄等。再者，利用計算機展開檔案檢索工作，根據檔案入庫時所標記的形式特征與內容特征，檢索出所需的檔案以及檔案所在的具體位置，方便相關人員查閱。最后，通過計算機技術掌握檔案管理階段產生的各種數據信息，例如檔案出庫以及入庫情況、檔案的歸還情況以及庫存空間等。

2.2 文件與檔案管理綜合運用計算機技術

文件和檔案管理聯系緊密，是前后相承的兩個時期，無論在哪一階段運用計算機技術開展工作都會另一階段的工作造成影響，此外任何一個階段發生變化都會給系統功能的發揮產生影響。著眼于這一層面進行分析，為了確保在文件與檔案管理階段都能夠實現信息共享，避免信息被重復錄入，提升工作效率，對各個系統的數據接口進行規范化，就應當根據目前文件與檔案管理工作的具體狀況，研發一體化系統軟件。現如今，我國諸多公司都自主研發或者購買了文檔與檔案管理一體化的系統軟件，實現文件與檔案的科學管理。無論不同公司所實施的文件與檔案管理軟件在功能設計上存在哪些區別，但是這些軟件基本都能夠滿足文件與檔案管理工作要求，使得工作更為系統化。

2.3 電子文件階段

電子文件指的是依托于電子技術實現文件存儲、傳遞以及處理。電子文件憑借其在信息傳遞以及工作效率方面的優勢替代了紙質文件的地位。隨著電子文件的不斷發展以及改進，過去傳統的文件分類手段也被革新，依據模塊以及流程建設信息集成系統，同一份檔案被收納到不同的管理系統中，計算機能夠根據具體的指令對檔案的類目做出調整。雖然不同單位的檔案分類模式不一致，但是一般都符合單位的實際需求，采用計算機技術使得文件與檔案分類的科學性得到了提升。

3 運用計算機技術開展文件與檔案管理工作存在的問題

3.1 缺乏對電子文件與檔案的全面認識

在傳統文件與檔案管理模式中，工作人員一般是將貼條貼在檔案上，并將其放在檔案室中，這種檔案存儲方法并不利于檔案信息的公布，人們使用檔案時面臨較大的困難，檔案的經濟效益以及社會效益無法充分發揮出來。伴隨著商品經濟以及市場經濟的不斷完善，大眾的價值觀念也在與時俱進，開始認識到經濟社會發展過程中檔案的重要作用。但是也有一部分人看法比較片面，將檔案當作私有財產，不能被公開，導致電子文件與檔案的開放受阻。

3.2 文件與檔案管理標準帶來的限制

檔案管理標準是檔案管理工作人員開展工作的前提，比如為了對機關檔案工作予以規制，政府制定了《機關檔案工作業務建設規范》，但是各級機關在落實這一規范時陷入了困境。很多機關部門由于規范中所要求的分類法落實難度高，只分析了所在單位的相關情況，踐行單位規定的分類要求，缺乏全局意識，并不清楚檔案分類規范化對未來檔案管理工作的影響，各個機關部門各自為政，阻礙了文件與檔案管理工作的標準化。

3.3 計算機技術還未全覆蓋文件與檔案管理工作

諸多檔案管理部門受到物力資源、人力資源的限制，甚至連計算機都未配備，或者盡管檔案管理部門已經配備了計算機，并且將比較重要的文件和檔案通過電子技術進行保存，但與此同時檔案管理部門也未放棄紙質檔案，形成電子檔案、紙質檔案并存的局面。由于電子文件在檔案管理部門的運用還停留在初級階段，一些檔案管理人員缺乏電子文件與檔案管理的專業培訓，尚未掌握檔案管理系統的功能，無法將計算機技術的作用充分發揮出來。