強化企業行政管理工作信息化建設研究

趙倩

【摘 要】行政管理信息化建設是以企業內部管理需求的視角切入，結合信息技術所進行的管理實踐應用。通過加強企業行政管理信息化建設，有效加速企業內部運行效率，提升企業管理水平，從而推動企業的持續良好發展。強化企業行政管理工作的信息化建設，分析其背景及意義，剖析現有企業實踐中的問題，并針對性地提出建設策略。

【關鍵詞】行政管理;信息化;企業管理

隨著互聯網科技的發展與進步，商業社會的諸多方面受到技術革新所帶來的沖擊和挑戰，信息技術成為企業發展的主要推動力之一。在日益成熟的信息技術應用背景下，信息化建設在企業管理中的應用越發深入，在企業管理建設中的作用越發重要。行政管理工作是企業經營管理的基礎和核心管理內容之一，滲透到每一項業務的開展、每一支流程的打通、每一項規范的實施過程中。強化和推進行政管理信息化工作，對于企業完善管理流程，優化管理實施，提升管理效率和質量有著非常重要的意義。

一、背景和意義

企業行政管理的作用域非常廣泛，涵蓋了自管理層至基層的所有管理層級，從業務部門至職能部門的所有部門，從企業戰略部署至日常辦公所需的幾乎所有管理流程，行政管理工作是企業內部管理的核心之一，用以維護企業的正常運轉，為企業發展作以基礎保障工作。行政工作的管理水平決定著企業的效率和穩定，體現了企業內部運轉的良性程度，促進行政工作的管理提升對企業有著至關重要的作用。行政管理信息化是管理執行的方法和工具，是內部行政管理提升的重要手段。行政管理工作的信息化建設為企業日常經營提供及時可靠的協同支持，為企業的進一步發展提供管理工具。加強企業行政管理工作信息化建設，首先，能夠為企業管控執行提供關鍵支撐，通過流程化的協同和自動化的辦公，協助各項管理制度規范的落地執行;其次，有助于企業的管理優化，通過信息化平臺工具打通管理層級的隔閡，優化管理流程，提升管理效率;第三，促進員工的個人發展和價值體現，通過信息化手段解決了大量重復性的體力工作，讓員工能夠投入到更為重要的管理工作中，凸顯以人為本的理念，重視人的價值，給予員工價值發揮和個人成長的空間。

二、企業行政管理工作信息化建設現狀問題分析

（一）重視程度不夠

在企業發展的進程中，為了應對市場生存的壓力，往往重視業務的發展，而忽略內部管理的提升。在企業內，行政管理涉及的內容廣、環節多，管理內容復雜而瑣碎，管理成效很大程度上滲透在員工的日常工作中，很難獨立而清晰地反映出來。行政管理工作的特點導致其在企業管理工作中的地位相對偏低，常常得不到關注，更何談發展規劃及目標。在企業進行戰略目標制定時，通常對業務發展有著明確的目標和要求，而對于內部管理方面，特別是行政管理工作的目標和方向上往往含糊而滯后。缺乏管理層足夠的重視，未能提升至管理目標的高度，使得行政管理信息化建設工作很難成為管理工作的重點，不能引起各級管理者和廣大員工的關注和支持，缺乏目標和方向，工作推行困難，進展緩慢。

（二）基礎相對落后

行政管理工作往往是企業管理信息化建設當中重要性和排序相對靠后的內容，企業通常比較重視財務管理信息化、人力資源管理信息化等，而對于行政管理信息化的重要性認知不夠，有些企業已經建設財務信息系統和人力信息系統多年，卻沒有行政管理或相應職能的管理系統。因此，在企業管理信息化工作的進程中，行政管理信息化建設處于較低水平，現有建設基礎較差且更新提升慢，主要體現在行政管理信息化系統缺少或相對初級、功能單薄、使用場景局應用靈活性差等方面，在實際應用中僅能處理相對簡單和固定的管理流程和業務內容，無法適應企業快速發展的需求。在行政管理工作信息化建設程度較低的現狀下，會進一步加劇企業推進行政信息化工作的難度大、投入高等問題。

（三）制度尚不完善

企業管理信息化通過提供系統化工具進行管理落地執行，對企業內部進行管控，需要以管理為基礎，通過對管理制度、流程規范、崗位職責等進行系統流程和功能設計，協助各級部門進行管理工作的線上化、系統化、自動化處理。行政管理制度體系是行政工作信息化建設的原則和依據，是指導信息化建設的行動綱要。信息化工作即是在綱要的指引下，通過技術手段對管理要求進行功能實現的過程。在現行的企業管理實踐中，大多數企業對于行政管理方面的制度規范尚不足夠完整和科學，推行信息化的過程中發現制度的不足和漏洞，對信息化建設造成較大的影響，比如在行政管理系統進行流程設計時，發現企業內某些流程未能從制度上予以規范，這種情況需要先行進行制度完善，否則容易因為需求不清造成額外工作量，甚至后期被推倒重新建設的風險。

（四）探索創新不足

市場經濟的飛速發展促使企業的業務不斷地調整和創新以適配競爭環境的需求，企業內部管理需要緊跟業務變化，通過管理創新和探索達成與業務的同步。對于行政管理工作的信息化建設而言，需要針對不斷提升的管理需求進行技術工具的迭代升級和功能完善，才能適應管理要求，滿足信息化建設的目標。在實現業務需求的同時，信息化建設本身也具有一定的技術需求，隨著信息技術特別是互聯網移動應用技術應用的深入，行政信息化建設要堅持對技術先進性與成熟度的追求，這也是信息化本身的要求之一。信息化建設若固守已有技術，不能持續針對新技術新應用進行技術創新與實踐探索，勢必會逐步落后于技術主流，失去信息化建設發展的前瞻性。

三、強化企業行政管理工作信息化建設的路徑分析

（一）全面提升認知

企業行政管理工作信息化建設的強化過程，本質上是對組織管理的推動促進，對流程規范的技術實現，以及對行政工作的提升和優化。行政管理的信息化將會作用于公司各個層級、各個部門以及員工的日常工作中，在企業行政管理工作中推進信息化建設，首先需要企業組織整體對于這項工作的認可、理解和支持。行政工作信息化建設勢必會對企業的業務和管理產生深刻的影響，同時為員工的工作方式帶來改變，在建設過程中完成對企業內部管理的推動，和企業行政管理工作積極發展的促進。企業組織內應當通過宣貫、培訓等方式，加強員工對于行政管理工作重要性的認識， 各級管理人員應當明確行政信息化建設的方向和目標，統一組織整體的思想認識，營造工作氛圍，有效推進工作。

（二）加強建設投入

行政管理信息化建設包括對于管理技術架構的設計、系統平臺的搭建、流程的設置、業務功能模塊的實現等工作。信息化建設進程是自項目啟動開始，經歷需求調研、系統設計、技術開發、功能實現、測試及試運行，直至正式上線，而后將根據系統運行情況進行迭代。可以看到，這是個過程復雜、內容繁多的工作，所以信息化建設是一個持續推進、持續優化的過程，在技術資源、組織人力等方面需要持續的投入。對信息化的投入是建設的必要條件，無論是技術領域還是業務范疇，都需要信息化團隊進行大量的工作，才能做成企業真正需要的信息化應用。企業在行政管理信息化建設推進的過程中，需要有決心、有耐心、有信心地持續進行建設投入，不斷深化行政管理的信息化應用。

（三）建立健全制度

信息化系統平臺是企業行政管理推行的應用工具，是管理制度規范的執行載體。企業所制定的行政制度是行政業務信息化建設的框架，是信息化工作的依據，信息化建設的過程就是將各項組織管理流程、崗位職責、角色權限等進行系統化的實現，供各級管理者和全體員工進行系統應用來完成相關工作內容。制度規范的完備和健全對信息化而言意味著確定的系統邊界和完善的系統設計基礎，不但有利于系統建設工作開展，更是行政工作信息化建設的保障。企業進行行政工作信息化建設的決策同時，應檢視自身的相關制度體系是否完整覆蓋到管理所需的方面，及時進行調整、補充和完善，為信息化建設作以制度上的支持和保障。

（四）創新實踐應用

企業的管理實踐既是伴隨發展所不斷提升和深入的過程，也是面向未來發展規劃所探索和嘗試的過程，信息化應用作為管理實踐的一部分，本身即需要具備創新的要素。行政工作信息化建設的推進過程，是針對企業管理現狀的技術功能實現，滿足現有的業務需求，在此基礎上需要結合企業的戰略發展規劃進行一定前瞻性的系統設計，而后需要在技術和業務方向上堅持新的思考、新的突破，并不斷進行創新應用的嘗試，根據反饋進行調整和優化，在探索中實踐，通過實踐結果更好地進行探索。行政管理信息化創新建設方式的探索是管理實踐進步的要求，也是企業發展的動力所在。

四、結束語

綜上所述，企業行政管理信息化建設是外部市場環境的大背景下，提升內部管理水平的應用實踐，有利于全面推進企業應用深入、管理優化和效率提升，對企業發展有著重要的意義。在現下的企業實踐中，行政管理信息化工作存在著組織認識水平低、發展滯后、制度不夠完善，以及缺乏實踐創新的諸多問題。借助企業重視程度的提升，為行政信息化提供工作開展的思想基礎，加大在信息化領域的投入，建立健全行政管理方面的制度規范體系，通過實踐創新不斷探索新的可能性，持續強化企業行政管理信息化建設工作，助推企業踏上管理提升和業務發展的快車道。

【參考文獻】

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