檔案管理中電子檔案管理建議

周賢云

摘要：在現階段的電子檔案管理中，由于一些現實問題的存在，使電子檔案管理工作的質量和效率難以提升，給檔案管理工作的科學化發展帶來了嚴重的不利影響。本文對檔案管理中電子檔案管理的意義進行分析，提出現階段電子檔案管理存在的問題，并提出優化建議。

關鍵詞：檔案管理;電子檔案管理;建議

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。檔案信息化可以從以下幾個方面來理解：首先要實現檔案信息的數字化和網絡化;其次，要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;再次，要實現檔案信息高度共享;第四，要引發檔案管理模式的變革。

檔案信息化管理的必要性主要表現在：由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術無不顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代生活不可缺少的工具。可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。

一、電子檔案管理的意義和發展現狀

檔案管理作為行業發展中重要的工作組成部分，在新時代信息技術體系高度發展的背景下，檔案管理工作的模式也發生了巨大轉變，由傳統的紙質檔案管理逐漸向著電子檔案管理模式發展。相比較于傳統檔案管理工作中的紙質檔案管理，電子檔案管理是檔案管理工作現代化發展的重要體現，其意義主要體現在兩個方面：首先，電子檔案管理效率更高。電子檔案管理是計算機和數字信息技術為核心的，通過電子化檔案儲存，在需要時，通過檔案信息檢索，能夠快速將所需檔案調取出來，大大提升檔案管理工作的效率。其次，電子檔案管理的時效更長。傳統檔案管理過程中，由于紙質檔案本身的易損性，在風化以及環境腐蝕的影響下，檔案的清晰程度會逐漸下降，再加上紙張變色的影響，導致檔案的儲存時間較短。而電子檔案管理則能夠避免這一問題，通過電子信息模板，能夠在計算機系統中長久儲存。

二、電子檔案管理中存在的問題

雖然現階段行業檔案管理工作中電子檔案管理的應用愈加廣泛，但也使電子檔案管理中一些現實問題暴露出來，給檔案管理工作帶來了嚴重的不利影響。現階段電子檔案管理中存在的問題主要體現在以下四個方面：

（一）電子檔案管理人員的綜合能力有待強化。電子檔案管理工作開展中，決定其工作效率和質量的基礎因素就是電子檔案管理人員的綜合能力，包括了計算機應用能力、信息化辦公能力等等。而在現階段的電子檔案管理工作中，部分管理人員受傳統檔案管理模式的影響，其信息化檔案管理能力以及計算機設備的操作能力都有所不足，這就造成了現階段電子檔案管理工作的效率和質量難以發揮，給檔案管理工作的現代化發展帶來了不利影響。

（二）電子檔案管理設備有待更新。電子檔案管理中，檔案調取速度、儲存速度以及檔案分析速度的主要影響因素就是電子檔案管理的設備，而現階段部分行業的電子檔案管理中，存在設備老化情況嚴重、硬件設備質量不足和軟件系統搭載速度不足的現實問題，因此造成電子檔案管理的優勢難以體現。陳舊的電子設備容易在檔案管理過程中出現死機的情況，造成檔案數據丟失，給檔案管理工作的開展帶來嚴重的不利影響。

（三）電子檔案管理中大數據平臺建設不足。電子檔案管理的重要功能屬性之一就是通過大數據平臺的建設，實現對檔案數據信息的永久儲存以及對檔案數據的全面分析，便于行業進行檔案對比，以實現行業的最優化選擇。而在現階段電子檔案管理中，還存在著檔案大數據平臺構建不足的現實問題，不僅使電子檔案保存面臨著硬件設備損壞而發生檔案數據信息丟失的威脅，也使電子檔案管理中檔案信息分析能力無法發揮，沒有辦法實現檔案數據的對比，因此給檔案管理工作的發展帶來了嚴重的不利影響。

三、電子檔案管理工作的優化建議

針對現階段電子檔案管理中存在的上述問題，筆者立足在電子檔案管理工作優化的基礎上，對現階段行業的電子檔案管理工作提出了如下建議，以推動我國檔案管理工作現代化發展與進步，提升檔案管理工作的效率和質量。

（一）落實培訓計劃，強化電子檔案管理人員的綜合能力。管理人員作為電子檔案管理工作效率和質量基礎影響因素，在電子檔案管理中，首要的任務就是建立培訓計劃，通過高質量的培訓工作落實，對電子檔案管理人員的綜合能力進行全面提升，例如信息化管理能力以及計算機設備操作能力等，為電子檔案管理工作的開展奠定高質量的人員基礎，推動電子檔案管理工作的落實。

（二）更新電子設備，保證硬件系統的質量。在電子檔案管理中，重要的管理工具就是現代電子設備以及其硬件設施，電子設備和硬件系統的質量也決定了電子檔案管理的整體質量。因此，在電子檔案管理工作開展時，要對電子設備進行革新，保證電子設備及其硬件系統能夠滿足電子檔案管理的需求，保證軟件系統能夠穩定運行，避免因為軟件系統搭載問題造成檔案數據的損失，影響電子檔案管理工作的質量。

四、結束語

在數字信息技術高度發展的時代背景下，電子檔案管理已經成為檔案管理工作發展的必然途徑，在電子檔案管理過程中，必須落實培訓機制，強化管理人員的綜合能力，為電子檔案管理工作的高效開展提供保障，推動檔案管理工作的開展。

參考文獻

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