人事檔案管理在人力資源管理中的運用研究

摘要：習近平指出，人才是創新的第一資源。我國生產年齡人口不斷減少，就業彈性大增，人才培養面臨許多新課題。一個科學、合理的人力資源管理體系不僅可以有效地建立組織的管理框架，還可以使組織內部的部門與部門、人與人、物與物、組織與組織的關系更加協調一致，有效地提高員工的工作效率和組織運作效率，達到降低管理成本的目的。文章對如何有效地利用人力資源檔案管理，充分發揮新時期人力資源檔案的內在潛能，對其持續改進提出了幾點見解。

關鍵詞：人事檔案管理;人力資源管理;運用

引言

怎樣適應新形勢、新要求，提高人力資本水平，有效利用人力資源檔案，大力支持高質量發展，是人力資源管理部門必須考慮的問題。要使每位員工的價值最大化，為單位創造無限的財富與價值，人力資源是不可或缺的工作。人力資源部門可以在單位內合理配置人力資源，保證各單位員工都能實現效益最大化。要提高人力資源管理部門的工作效率，就必須提高對人力資源檔案的依賴程度。人事檔案的管理能夠幫助并推動人力資源管理部門人員的合理調動和工作安排單元的可持續發展。

1人力資源檔案管理在人力資源管理中的重要作用

1.1科學、合理地分配人力資源

人力資源檔案可以提高人力資源管理部門的工作質量，使每個員工的工作價值得到充分發揮，人力資源管理部門和其他內部管理部門也是機組日常管理的重要部分。可以說，人力資源管理對單位未來發展趨勢有直接影響。人力資源與單位其他資源也存在著差異，隨著時代的發展，合理配置人力資源始終是單位內部管理的重要任務。利用人力資源檔案管理，人力資源管理部門可以更全面地了解員工的基本信息，對各行業的人才短缺進行調查，從而科學合理地配置內部人力資源。提高人力資源管理工作質量，提高單位效益。

1.2為人力資源管理決策階段作出決策提供參考

人事檔案管理部門具有單位內所有人員的基本信息，包括人員的工作能力、個人基本信息、工作經驗等。為今后決策階段的反應提供參考，例如人力資源管理等。比如，單位在實施績效考核制度時，員工的內部考核直接影響到員工的晉升與薪酬。所以，認真、全面、系統地對員工進行評估，是對員工未來和單位未來的發展。單位對員工的評估，大多數是基于員工日常工作表現和同事間的評估。

2人力資源管理應用中人力資源檔案管理的主要問題

2.1采用人力資源管理的后勤方法會降低人力資源管理的效率

大多數單位的人力檔案管理方式都是比較落后的。而在開發背景下，管理人員不能充分利用信息技術，人力資源文件管理效率低，不能準確把握人力資源文檔的細節。一是人事檔案管理系統的功能比較簡單，只能輸入人事資料，無法深入了解人事檔案的細節，因而無法發揮其真正的價值。隨著信息技術的發展，管理人員在信息管理方面沒有采用傳統的紙質文件，人力資源文件的管理效率會下降。

2.2我國大多數單位并沒有正確認識到人事檔案管理的重要性

人力資源檔案的管理也容易被忽視。在實踐中，由于單位沒有建立一個完整的人力資源檔案管理體系，人力資源檔案的最大價值并未得到發揮。大部分單位在人事檔案管理工作內容、工作流程、職責分工等方面都沒有落實，缺乏統一合理的人事檔案管理體系。此外，單位人力資源檔案管理中，由于人力、物力、財力等方面的投入較少，人力資源檔案管理質量不高，工作效率低下。

3人力資源檔案管理應用手段分析

3.1人力資源檔案管理應該使用最新管理方法

在信息技術飛速發展的背景下，傳統的人力資源檔案管理已不能適應單位的發展。所以，設備必須采用最新的管理方法對人力資源文件進行管理。第一，減少紙張文件。傳統的人事檔案由于單位的發展存在很多弊端。具體來說，檢索紙質文件需要花費時間和精力。此外，許多文件與我國制定的環保理念不相適應，作為人事檔案管理的管理者，必須減少紙張檔案的數量，全面實施數字化電子檔案管理。其次，在計算機網絡信息技術的幫助下，人力資源檔案管理部門需要建立一個更加專業化的人力資源檔案信息數據庫，建立專業化的人力資源檔案信息數據庫，可以克服傳統文件占用很大空間的問題。

3.2提高檔案管理人員的專業性和全體員工的檔案管理意識

人事檔案管理者必須具備良好的工作素養，才能保證對人力資源檔案進行科學、合理、標準化管理。為提高人力資源人事檔案管理人員工作能力，進行業務培訓。人事檔案管理人員既要明確各項檔案管理制度、檔案管理制度和法規、檔案管理標準，還應提高專業技術水平，熟練使用各種計算機軟件，提高人力資源檔案信息管理的效率。人力資源檔案管理者必須不斷學習高級知識，以適應人力資源管理工作的需要，最后，必須廣泛宣傳檔案管理的重要性，以確保本單位的所有人員正確認識檔案管理對于人力資源管理發展的重要性，并全面執行存檔管理準則和政策。

結語

人力資源管理在單位長期的發展過程中起著重要的、廣泛的管理作用，并能幫助單位實現巨大的經濟增長。在人力資源管理過程中，人事檔案能有效提高人力資源管理部門的工作質量，一直是人力資源管理中的一個重要環節。傳統的人力資源管理隨著時代的發展已經不能適應開發，所以在人力資源管理工作中要充分利用人力資源檔案，提升人力資源價值。

參考文獻：

[1]徐慧.人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用[J].陜西檔案.2021（02）.

[2]郭麗萍.民營企業人事檔案管理存在的問題與對策[J].辦公室業務.2020（13）.

[3]王姝.人事檔案管理在人力資源管理中的運用[J].人才資源開發.2020（22）.

作者簡介：周文（1989.02-），男，湖南人，大專。研究方向：事業單位人事檔案管理