淺談公立醫(yī)院檔案管理

陳紫飛

摘要：公立醫(yī)院檔案管理工作十分必要和重要，在現(xiàn)代醫(yī)院改革發(fā)展的新形勢下，如何加強檔案管理工作，為醫(yī)療工作服務(wù)，提升醫(yī)院工作水平，值得分析與探討。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院;檔案管理;問題;對策

檔案管理包括資料收集、整理、歸檔、保存、借閱、銷毀等，公立醫(yī)院檔案反映了醫(yī)院各項工作運行情況，對于醫(yī)院的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。本文分析了當前公立醫(yī)院檔案管理存在的問題，提出了加強檔案管理質(zhì)量的對策。

一、公立醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）檔案管理工作意識淡薄，專業(yè)水平不高

（1）有些公立醫(yī)院不夠重視檔案管理工作，認為檔案管理工作與醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)工作相比，檔案管理不能為醫(yī)院帶來盈利，就是普通的事務(wù)性工作。（2）沒有設(shè)置專門的檔案管理崗，由辦公室人員兼職，投入的時間精力不足。（3）有些檔案管理員沒有接受專門的檔案管理知識培訓，不掌握文書立卷的基本要求和主要方法，專業(yè)水平不高，檔案管理能力不強，在進行歸檔時，將醫(yī)院高層部門的檔案如期歸檔，對醫(yī)院級別較低部門的檔案，認為只要集中存放，應(yīng)付檢查就行了，造成檔案管理工作薄弱。

（二）檔案管理制度不健全，更新不及時，執(zhí)行不到位

（1）公立醫(yī)院檔案歸檔范圍很廣，檔案管理包括收集、歸檔、管理、移交、銷毀等環(huán)節(jié)，由于檔案管理制度缺失，重點環(huán)節(jié)的管理沒有相關(guān)規(guī)定及規(guī)范的流程，造成無章可循，尤其是檔案的歸檔分類、歸檔時間、歸類整理方法等要求不清晰，醫(yī)院其他部門工作人員無法正確歸檔，以致于在工作人員查閱和利用檔案時，出現(xiàn)檔案查找不全面或檔案出錯的現(xiàn)象。重要價值的檔案丟失，可能會影響各部門人員今后的發(fā)展，造成不必要的麻煩。（2）監(jiān)督及獎懲制度的缺失，也造成管理人員在進行檔案歸檔的各個環(huán)節(jié)中存在不嚴密、不規(guī)范、太隨意等不良現(xiàn)象。

（三）檔案管理基礎(chǔ)工作不牢，設(shè)施不齊全

檔案收集工作是檔案管理的基礎(chǔ)，醫(yī)院各部門工作人員的配合是做好檔案收集工作的關(guān)鍵。（1）醫(yī)院各部門人員對檔案管理工作不理解，在日常工作中不注重檔案材料的收集。由于檔案收集不完整，并且未進行及時有效的補充整理，導致檔案資料不齊全，檔案管理存在風險，容易產(chǎn)生糾紛。（2）個別醫(yī)院沒有設(shè)置專門的檔案室，沒有統(tǒng)一保管，各類檔案保管分散。（3）有些檔案室“六防”設(shè)備不齊全，導致檔案材料潮濕、霉變、蟲蛀，不利于檔案的長期保存，檔案資料的美觀整潔及完整打折扣。

二、公立醫(yī)院加強檔案管理質(zhì)量的對策

（一）加強檔案管理人員培訓工作

檔案管理人員在檔案管理中起著舉足輕重的作用，決定公立醫(yī)院檔案管理工作的整體水平，因此，醫(yī)院應(yīng)加強檔案管理人員和其他部門人員檔案管理業(yè)務(wù)的培訓。（1）提高政治站位，重視檔案管理工作，要樹立檔案管理工作抓得好，就能為醫(yī)院事業(yè)發(fā)展貢獻一份力量的意識。（2）加強檔案管理理論的學習，每位管理人員都必須掌握相關(guān)知識，包括檔案的收集、分類、歸檔整理、借閱、銷毀等，熟悉工作流程、操作細則。僅靠理論知識教學是遠遠不夠的，為減小誤差，在進行培訓時要與具體實踐相結(jié)合，根據(jù)工作要點對檔案管理人員進行實踐操作。檔案管理人員也要加強其它專業(yè)領(lǐng)域知識的學習，如會計檔案管理、病案管理、基建管理等，擴大知識面，熟悉各類檔案管理的要求，努力掌握科學的管理方法。（3）進行現(xiàn)代化管理技術(shù)的普及。公立醫(yī)院檔案管理工作較為復雜，檔案涵蓋的范圍廣，必須跟上現(xiàn)代醫(yī)院管理步伐，運用信息化管理手段，使用檔案管理系統(tǒng)。通過培訓，讓其逐漸了解檔案管理工作的主要流程以及具體操作，逐步提高專業(yè)素養(yǎng)。

（二）建立規(guī)范化的檔案管理體系

檔案管理工作內(nèi)容廣泛、環(huán)節(jié)繁瑣，因此應(yīng)從檔案管理制度的出臺、實施、完善，檔案管理人員崗位職責，檔案信息的安全化處理與維護等方面建立健全檔案管理體系。（1）建立完善檔案管理制度。制度應(yīng)涵蓋檔案管理部門及其他部門的職責、檔案的分類、整理歸檔、借閱、保密、鑒定與銷毀、檔案室管理等內(nèi)容。（2）及時收集、整理、補充、更新檔案材料，按照檔案管理相關(guān)要求對收集的材料進行審查，審查合格后才予以歸檔。（3）明確檔案管理人員職責，科學安排、詳細規(guī)劃，加強干部隊伍梯隊建設(shè)，注重培養(yǎng)教育，提高檔案管理工作效率。（4）做好檔案信息的安全化處理與維護。信息技術(shù)作為當前醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的主要手段之一，電子檔案逐漸取代紙質(zhì)檔案。但由于網(wǎng)絡(luò)的靈活性較強，容易出現(xiàn)漏洞，經(jīng)常有不法分子對醫(yī)院檔案進行盜用，檔案管理安全性存在較大風險。因此，醫(yī)院應(yīng)積極推進檔案信息資源平臺建設(shè)，擴大檔案資源在醫(yī)院各部門的共享覆蓋面。同時，要加強對檔案管理系統(tǒng)的安全維護，確保檔案信息的安全。

（三）加強對檔案管理工作的宣傳普及

（1）醫(yī)院領(lǐng)導要發(fā)揮帶頭作用，重視檔案管理工作。首先要加強對檔案管理工作的調(diào)研了解，幫助解決在管理過程中存在的實際問題。其次還要注重對檔案管理工作的宣傳普及，使醫(yī)院職工認識到檔案管理工作的重要性，檔案管理與自己以及醫(yī)院的發(fā)展密切相關(guān)，要責無旁貸并積極配合檔案的收集與管理工作，確保順利完成醫(yī)院的建檔工作。（2）高質(zhì)量的檔案管理工作，需要各部門工作人員的重視和配合，在平時工作中注意收集分類歸檔材料，促進檔案管理工作標準化、規(guī)范化。

檔案管理是公立醫(yī)院各項工作的重要組成部分，檔案管理水平一定程度上反映了醫(yī)院管理水平。因此，醫(yī)院應(yīng)重視檔案管理工作，使檔案管理及各部門工作人員逐漸具備檔案意識，注重檔案的收集、利用和管理，為公立醫(yī)院事業(yè)發(fā)展助力。

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